Ordinul este semnat

Atunci când pasiunile otbushevali în jurul negocierii momente controversate, atunci când a verificat toate cuvintele și semnele de punctuație atunci când fără tragere de inimă avocat aprobat agreată de toate părțile proiectului atunci când managerul în cele din urmă a găsit câteva minute pentru a se familiariza cu rezultatul creativității dintre cele mai strălucite minți din companie și el este mulțumit de aceste rezultate, cu o înfloritură a pus semnătura documentului, ordinea vine în mâinile secretarului. Din acel moment toată soarta de mai departe de a pierde orice imprevizibile sau de variabilitate. Acesta va avea loc desigur strict prescris, supraviețui procedura prevăzută în pâraie în avans nici o obiecție la instruirea cu privire la munca de birou, și va fi suturat la frații din dosarul strict definit. Pentru că, de la semnarea ordinului intră în pârghii de forță, denumite în continuare „suport tehnic pentru trecerea documentului administrativ“.

Înregistrează-te sau crearea de sisteme de recuperare de informații de documente administrative

Astăzi, cu toate acestea, cărțile clasice mod de a da directoare electronice. Chiar dacă aveți un tradiționale comenzi (scrise de mână) de înregistrare, vă recomand să duplicat înregistrări în format electronic, prin care, în același timp, le apăsați «CTRL» și «F» este posibilă în câteva minute pentru a găsi orice ordine pentru orice solicitare, care este deosebit de important atunci când de la secretarul doriți să găsiți „un fel de ordine“, fără a specifica o dată, număr, aproximativ în ceea ce privește o anumită problemă.

În plus, înregistrările electronice face ușor pentru a converti adus în timpul informațiilor anului în lista internă a documentelor în pregătirea comenzilor de transfer la stocarea arhivelor.

Multe Comenzile pot fi complementare, și să anuleze toate sau o parte din ordinele emise anterior. Prin urmare, în plus față de detaliile formularului de înregistrare pentru a fi adecvate pentru a face o marcă în înregistrările existente (exemplul 1).

Executarea ordinelor în contul de jurnal

căutare eficiente în viitor, ordinul promovează, de asemenea, formarea corespunzătoare a versiunilor electronice ale documentelor. Pentru a face acest lucru, să oblige toți artiștii, împreună cu versiunea tipărită a trimite o versiune electronică a comenzii, cu toate atașamentele. Formarea de fișiere electronice cu comenzile făcute clasic: Crearea foldere diferite pentru diferiți ani de ordine, precum și încorporate în fiecare dosar cu o listă de comenzi.

În plus față de versiunea electronică în format Word pentru o utilizare ușoară poate salva copia scanată a ordinului în jpg sau pdf, care este deosebit de important pentru companiile cu o rețea regională largă: prezența copii scanate elimină necesitatea de a trimite la distanță comenzi unitare copii ale semnăturii capului pe hârtie. Când salvați o copie scanată a numelui de fișier, utilizați numele documentului principal. De exemplu, în cazul în care comanda este salvată ca «0034.doc», copia acestuia scanată ar trebui să fie păstrat ca «0034.pdf» sau «0034.jpg»

Orice modificare în ordinea stabilită a acordului de cuvinte și cifre în numele fișierului poate fi confuz, dificil de a găsi documentul corect.

O listă de fișiere cu ordine pe cale electronică, în conformitate cu principiul uniformității este prezentat în exemplul 2, comenzile plasate în ordine. Prezența aplicării ordinului este evidentă.

O listă de fișiere cu ordine pe cale electronică, în conformitate cu principiul uniformității

Nerespectarea principiului programului uniformitate nu pot fi sortate în ordinea comenzilor (Exemplul 3). Cererile trebuie să caute întreaga listă. Găsirea unui document în întregime este dificil.

O listă de fișiere cu comenzile în format electronic, la nerespectarea principiului uniformității

Semnat și a înregistrat ordinea, inclusiv toate numit în cererea este necesar, cât mai curând posibil, pentru a aduce în atenția părților interesate.

Astăzi, mai multe companii sunt trecerea la documentul electronic sau de a folosi aceste sau alte mijloace tehnice pentru schimbul de documente, inclusiv pentru a trimite instrucțiuni de administrare, cum ar fi e-mail, un portal comun, etc.

Cu toate acestea, sunt cei care, din cauza practicii existente continuă să posta comenzi pe panouri informative sau transferuri pentru punerea în aplicare a unei copii de hârtie. Alegerea formei cunoștință cu documente de directivă, depinde de dimensiunea companiei, distribuția sa teritorială, cap obiceiurile, etc. În orice caz, forma și procedura de transmitere a ordinelor (ordinele) trebuie să fie asigurată în cerințele de gestionare a înregistrărilor și să răspundă instrucțiuni oportunism.

Exemplu de proiectare și informații tehnice pentru documentul administrativ

(De obicei, realizate pe partea verso a documentului comandă ultima pagină)

Numele de semnătură personală post-Inițiale Prenume

activități de curator,

descrisă în ordine (de obicei

dintre șeful adjunct al organizației) semnătură personală Inițiale Prenume

(În cazul în care ordinea conține probleme financiare) semnătură personală Inițiale Prenume

Juridice de specialitate Serviciul semnătură personală Inițiale Prenume

* Familiarizat cu comanda:

Numele de semnătură personală post-Inițiale Prenume

Ordinea trimise prin e-mail: titluri de locuri de muncă, departamente.

* Aveți posibilitatea să proiectați „Leaf cunoștință cu ordinul“ ca un document de sine stătător.

Când trimiteți o comandă prin e-mail (exemplul 5), să acorde o atenție deosebită faptului că toate fișierele legate de ordinea, au fost atașate la e-mail.

Pentru emailing

Trimiterea unei comenzi prin e-mail, începe întotdeauna de umplere în coloana „Subiect“ pe un singur model: asigurați-vă că numărul de spații, cuvinte alternative, semne, etc. Toate acestea sunt posibile în viitor pentru a căuta rapid îndemânarea necesară.

În cazul în care contele de subiect „, în e-mail este încadrată corect, atunci toate comenzile vor fi afișate în ordinea formării listei de această coloană.

În cazul înregistrării incorecte a coloanei „Subiect“ în formarea listei de către această ordine de coloane vor fi afișate alternativ cu alte e-mailuri trimise, iar ea ordona comanda este încălcat.

Corect exemplu „subiect“ linie într-un e-mail

Listele generale facilitează foarte mult trimiterea de același tip cu privire la conținutul documentelor, precum și documentele care urmează să fie executate de către un număr mare de persoane.

Familiarisation. zone Divizare de responsabilitate

Promptitudinea și calitatea managementului performanței va depinde în mare măsură de referință în timp util la ordinea Executivului. În această etapă, este important să semneze documentul imediat a fost adus în atenția artiștilor stabiliți în companie înseamnă: a postat pe o resursă publică, trimise prin e-mail care este trimis ca o copie pe hârtie. Această obligație este, de obicei responsabilitatea secretarului sau relevante POC de serviciu angajat, ale cărui atribuții includ grefieri clericale.

foaie de referință corectă de înregistrare EXEMPLU

foaie de referință exemplu incorectă

foaie de referință cu ordinul „Daisy“ de la numărul de 00.00.0000 000 „Pe ordinea decât“

titluri de locuri de muncă, transcrieri ale semnăturilor

familiarizat cu ordinea

titluri de locuri de muncă și decripta semnătura

Secure în instrucțiunile de gestionare a înregistrărilor, care, în cazul distribuției electronice a documentelor administrative artist cunoștință cu ordinea data trebuie să fie data trimiterii de e-mail, mai degrabă decât de la data semnării de referință foaie.

În cazul unei foi de examinare ca un document separat depus în ordinea inițială de afaceri imediat după ce este trimis, iar trimiterea la o foaie fixată în sus copie a ordinului. Confruntarea cu copii pot fi utilizate în activitatea curentă. Acest lucru permite păstrarea ordinii originale, care este deosebit de important în organizațiile mari și / sau punct de vedere geografic disparate.

actuale de stocare și de transmitere a ordinelor în arhivă

Comenzi de depus, în care se ocupă cu toate aplicațiile numite în text ordine. În acest caz, ar trebui să verificați cu atenție și că toate semnăturile din coloana „reconciliere“, precum și aplicațiile.

Motivele a determinat publicarea ordinului privind activitatea de bază, precum și materiale pentru punerea sa în aplicare sunt formate separat.

Odată cu acumularea de documente într-un dosar, este recomandabil să imprimați informațiile pe care le aveți o versiune electronică a ordinelor de cont și coase ca un informator de căutare.

De regulă, comenzile pentru activități de bază cea mai mare cerere în primii doi ani. Trebuie amintit că, pentru a asigura siguranța comenzilor originale nu trebuie să părăsească setul pentru spațiile de depozitare. Pentru locul de muncă sunt prevăzute cu copii sau extrase din ordinele. Este din ce în ce mai populare ordine de scanare-copiere.

Ideea este reticulat, este introdus în inventarul de cazuri de stocare permanentă și transferate la un depozit de arhivă.

Frunza-martor pentru a face față cu ordinele

În cazul în care numărul 000 „pentru anul 0000 comenzi pentru activitățile de bază. Volumul 00, „inclusiv comenzile pentru perioada de la 00.00.0000 la 00.00.0000,

În cazul tivită și numerotate 00 (în cuvinte) documente 000 (în cuvinte) foi.

compoziția angajat de asigurare înregistrare semnătură personală Inițiale Prenume

* În cazul în care o companie formată să se ocupe de comenzi pentru copii ale muncii de zi cu zi, care se ocupă cu comenzile originale pot fi trimise la stocarea arhivelor la sfârșitul anului calendaristic.