Nuante și jurnalul de umplere a documentelor de intrare
Acestea includ nu numai scrisoarea, a trimis într-un plic, dar declarațiile scrise la primirea aduse de directorul sau Grefa, în cazul în care acesta este în prezent revista. Fiecare scrisoare, telegramă sau solicitare scrisă i se atribuie un număr de serie.
Este rapid și gratuit!
De ce aveți nevoie de acest document în întreprindere
Înregistrează-e-mailuri primite, precum și înregistrarea corespondenței de ieșire, necesare pentru mai multe motive. Iată-le:
Cu alte cuvinte, revista - un fel de dulap cu o mulțime de rafturi, ceea ce face posibil să nu se amestece toate literele din gramada. Acest lucru face posibil să nu se înece în corespondența de intrare și se separă „grâul de neghină“, adică, diferenția documentele primite în ordinea importanței.
Cine este implicat în comportamentul său
Înregistrarea în jurnal a fost secretar sau grefierul, în funcție de amploarea întreprinderii sau organizației. În instituțiile mici, acesta este depozitat la secretarul capului, în cazul în care toate documentele sunt aduse direct la recepție. În cazul în care societatea este mare, de exemplu, planta cu numărul de lucrători în 5000, în fiecare magazin sau departament are funcționar sau de secretar, care se ocupa cu controlul corespondenței. În orice caz, tot ceea ce se referă la efectuarea unui document ar trebui să fie precizate în regulamentele.
Uneori, o astfel de sarcină responsabilă încredințată unei anumite persoane, care trebuie să captureze documente primite, distribuite de departamente și în aceeași zi scrisoarea atribuită celui care ar putea rezolva această problemă sau că.
Este important să se respecte regula cea mai importantă jurnal, și anume, o dată. Aceasta este, în cazul în care secretarul sau grefierul înregistrat documentul de intrare, care a intrat în numele instituțiilor în ceea ce privește contabilitatea, reînmatricularea în biroul contabilului nu ar trebui să fie. Dacă documentul pe care doriți să blocați într-un alt jurnal, nu vor fi livrate același număr de ordine în care a fost înregistrată doar de „1“ fracție (de exemplu, №256 / 1).
De asemenea, este posibil să se înregistreze descentralizată, care presupune fixarea a mesajelor primite în mai multe locații separate pe scară largă. La sfârșitul cărții, în comparație cu jurnalul de comenzi. nu ar trebui să fie de martori semnături, indicând numărul documentelor conținute de acestea. Pe copertă este suficient pentru a specifica doar prima și ultima dată de înregistrare.
Regulile și procedura de umplere
În România, nu există un anumit șablon de revistă, astfel încât fiecare organizație are dreptul de a alege propria lor forma de umplutura. Cu toate acestea, trebuie neapărat să fie următoarele coloane:
forma arbitrara implică prezența sau absența oricăror grafice, iar fiecare companie își face propriile adăugiri în funcție de specificul acesteia. De la începutul noului an în Jurnalul de numerotare începe din nou cu №1, chiar dacă foile din aproape ajuns la capăt.
Aici puteți descărca formularul și o probă a documentului ca fișier Excel
Formularul electronic, este realizată ca XLS, DOC și DOCX, și apoi fixarea nu se face pe hârtie. În multe întreprinderi există un sistem automat care vă permite să înregistreze documentele de intrare în locații diferite, combinând totul într-o singură bază de date centralizată. Un program de calculator atribuie automat un număr de serie la documentul înregistrat, precum și orice membru al organizației va fi în măsură să asupra locurilor de muncă pentru a găsi documentul necesar.
În plus față de graficul standard, în coloana versiune electronică disponibilă „numele de divizare structurale“, „numărul de pagini din document și aplicarea“, „tip de document.“
durata de conservare
Aveți în continuare întrebări? Aflați cum să rezolve exact problema ta - Suna acum: