Mark Fedin cum să efectueze întâlniri, organizarea timpului

Anunțați că reuniunea va începe la ora 14:00, și nu va începe înainte de 14:10. Desemnați o întâlnire la 10:13 și angajați ai înțeles literal.

Siril Nortkot Parkinson

Începe formarea prin definirea obiectivelor reuniunii. Acest lucru poate fi informații definirea problemei, idei noi, identificarea domeniilor de acțiune, definiția responsabilității sau o combinație a acestor factori. Concentrându-se pe obiective specifice, definesc cine cere să vină la întâlnirea și cum ai cheltui.

Invitați persoane la întâlnire. că:

să ia decizii cu privire la aspectele-cheie care vor fi abordate în cadrul reuniunii;
poate fi utilă; vor lua parte la chestiuni care vor fi discutate în cadrul reuniunii;
curs de munca lor ar trebui să se întâlnească cu informațiile pe care le furnizați în timpul întâlnirii;
va executa deciziile luate.

Invitați la o întâlnire numai acelor persoane care vă vor ajuta să vă atinge obiectivele, asigurându-vă că ați furnizat o perspectivă diferită. Vă puteți îmbunătăți șansele de succes prin invitarea jucători-cheie. Pentru a face acest lucru, să invite ei personal sau să numească o întâlnire, concentrându-se pe programul lor. Dă-le un rol activ în cadrul reuniunii și subliniază importanța faptului că l-au vizitat.

Numai prin separarea constrângerile reale privind pericolele potențiale, puteți trimite în mod corespunzător echipa ta. Pentru grupuri de mai mult de patru persoane nivelul de contur trebuie să fie mai mare. Dacă doriți ca toată lumea să ia parte la acest proces, rupe mare întâlnirea pe subgrupuri, în anumite segmente de timp.

Dacă este posibil, să dezvolte ordinea de zi înainte de reuniune. Utilizați lista de mai jos:

obiectivul final al reuniunii;
rezultatul dorit;
data, ora și locul întâlnirii;
care convoacă o reuniune;
care echipa va fi convocat, numele participanților;
rolul participanților;
dacă există ceva neobișnuit în legătură cu formatul de întâlnire;
dacă există participanți la numele și rolurile lor;
persoana responsabilă de calendarul și subiectul articolelor pe ordinea de zi;
Durata ședinței;
pregătirile necesare.

Include numai acele elemente de discuții, care într-adevăr pot fi luate în considerare într-o anumită perioadă de timp. Este mai bine să subestimeze decât supraestimează numărul de întrebări care pot fi considerate un grup. Doar încercați să plasați obiecte pe ordinea de zi, în următoarea ordine pentru a se asigura că mișcarea reuniunii. Întrebările ar trebui să curgă de la un altul. Se separă schimbul de informații cu privire la procesul de luare a deciziilor și de rezolvare a problemelor. Începeți cu problemele mai ușor, și apoi trece la complex, dar nu evita întrebări dificile. Fii atent pentru a avea timp suficient asupra celor mai importante probleme. În timpul întâlnirilor lungi, încercați să ia în considerare întrebări dificile, în timp ce participanții nu sunt obosit. Desparți întrebări dificile în afară.

Cât timp ar trebui să dureze întâlnirea? Aceasta depinde de obiectivele și ordinea de zi. Durata medie a reuniunii de la treizeci de minute până la două ore, de obicei, mai scurt, cu atât mai bine.

Cum ar trebui să se pregătească pentru întâlnire? Adună documentele și datele necesare. Discutați cu participanții, cere opinia lor, să identifice obiectivele pe care le-ar dori să realizeze, să știe că sunteți interesat de ideile lor. În mod clar că participanții trebuie să se pregătească, de asemenea, pentru întâlnire. Elaborarea unei agende, inclusiv scopul, o listă a rezultatelor dorite și de timp, de așteptat pentru a discuta fiecare întrebare. Partajarea informațiilor, în special în cazul în care va ajuta la reducerea reuniunii.

Deoarece grupul dezvoltă soluții. Unele grupuri aleg să voteze. Un alt necesită consens: toți participanții la reuniune au sprijinit decizia, chiar dacă acestea nu sunt de acord cu el. În unele grupuri, decizia se face lider. Fiecare abordare are avantajele și dezavantajele sale.

majoritatea voturilor vă va oferi soluții pentru perioada scurtă de timp. Aceasta poate determina oamenii să ia o decizie care le va pune într-o poziție câștigătoare / pierde.

Oamenii sunt mai dispuși să accepte decizia luată prin consens. Dar procesul necesită adesea o soluție de rezervă # 150; Alternativ, în cazul în care un consens este atins într-un anumit interval de timp. Astfel, consensul nu este tipic pentru situațiile care necesită o soluție de urgență, sau în cazurile în care responsabilitatea pentru decizia are doar lider.

Decizia luată de lider # 150; acest lucru este cel mai eficient mod într-un interval de timp limitat. Un exemplu ar fi lider, anunță deciziile și închiderea reuniunii. Este important ca toți participanții au auzit, că opiniile lor sunt auzite. Dacă timpul permite, să se consulte cu celălalt lider poate lua în considerare opiniile individuale # 150; modul cel mai adecvat, dacă doriți opinia unui expert sau a ales să reprezinte punctele de vedere ale acționarilor. De asemenea, liderul poate convoca o reuniune pentru a colecta opinii # 150; se recomandă ca, atunci când o decizie este importantă pentru mulți oameni, atunci când există o oportunitate de a crea asociații în participațiune, precum și un cadru comun de punere în aplicare.