Lucrul cu documente confidențiale - articole despre arhive, gestionarea documentelor,

Activitățile companiei sunt formate în mod inevitabil, documente care necesită condiții speciale de înregistrare a acestora și conservarea ulterioară. Este vorba despre organizarea muncii cu documente confidențiale a căror siguranță este una dintre cele mai importante sarcini pentru orice lider.

Din momentul admiterii la organizarea documentelor confidențiale și până la distrugerea lor completă a angajaților autorizați sunt obligați să asigure toate condițiile de depozitare necesare sunt în conformitate cu cerințele legale.

Modalități de lucru cu documente confidențiale reglementează instrucțiuni pentru securizarea informațiilor confidențiale. Acesta conține dispozițiile de bază privind stocarea documentelor confidențiale stocate atât în format electronic și pe suport de hârtie. stabilește, de asemenea, atribuțiile angajaților care lucrează cu informații sensibile și normele privind accesul la acestea.

Astăzi, multe companii pentru a se proteja de riscuri, posibile pe teritoriul lor proprii de birou, a dat documentele în mâinile unor companii de arhivă. Acest lucru se datorează faptului că depozitarea off-site a documentelor confidențiale permite să ofere o protecție suplimentară în cazul accesului neautorizat sau de forță majoră (inundații, incendii etc.).

De obicei, companiile de arhivă oferă posibilitatea de a alege din mai multe tipuri de stocare. grad ridicat de garanție de siguranță separate pentru celule de arhivare (seifuri) și depozitare arhivă special echipată. În toate cazurile, casetele marcate cu un cod de bare, care permite companiei sa angajat pentru a afla cu ușurință despre locația sa. Dar, dacă vă decideți să organizeze stocarea de arhivă a propriei lor, nu uitați câteva reguli importante.

Protecția informațiilor confidențiale

1. Măsuri de protecție a confidențialității informațiilor primite de către proprietarul său, ar trebui să includă:

2. Secretul comercial este considerată a fi stabilită după adoptarea titularului informațiilor constituie un secret comercial, măsurile prevăzute la alineatul 1 din prezentul articol.

3. Un întreprinzător individual este proprietarul informațiilor constituie un secret comercial, și care au angajați care au semnat contracte de muncă, luând măsuri de protecție a confidențialității informațiilor, menționate la alineatul 1 din prezentul articol, cu excepția punctelor 1 și 2, precum și dispozițiile alineatului 4 cu privire la reglementarea raporturilor de muncă.

4. Pe lângă măsurile prevăzute la alineatul 1 din prezentul articol, proprietarul informațiilor constituie un secret comercial, dreptul de a aplica, dacă este necesar, mijloacele și metodele tehnice pentru a proteja confidențialitatea acestor informații, altele nu contravin legislației măsurilor României.

5. Măsuri de protecție a confidențialității informațiilor considerate suficiente în cazul în care:

exclude accesul la informațiile care constituie secret comercial, orice persoană fără consimțământul titularului său;
Aceasta permite utilizarea informațiilor ce constituie secret comercial, angajații și transferul contrapărților sale, fără a încălca regimul unui secret comercial.

6. secret comercial nu pot fi folosite în scopuri contrare cerințelor protecției ordinii constituționale, moralitatea, sănătatea, drepturile și interesele legitime ale altor persoane, apărare națională și securitatea statului.

Lucrul cu documente confidențiale

Primul lucru de făcut la crearea (intrare) documentul confidențial, să-l înregistreze. Aceasta face parte din procedura de înregistrare, care este de trei feluri:

Documentele contabile publicate;
Documentele contabile primite;
contul de stocare document dedicat.

Documentele contabile vor fi emise aceste documente, care au fost create în organizarea unei mașini sau mod scrise de mână, indiferent dacă acestea sunt pentru uz intern sau trimise la alte companii.

Atunci când contabilizarea documentelor primite de făcut înregistrarea documentelor de intrare, care sunt primite de la alte organizații.

Documentele contabile alocate de stocare este necesară pentru lucrul cu documente confidențiale, care nu vor fi depuse în acest caz. Acesta poate fi, de exemplu, desene și alte documente grafice care, din cauza caracteristicilor fizice (dimensiunea, tipul de media, coasere, etc ..), este imposibil sau impracticabil de hemming în acest caz.

Pentru orice fel de contabilitate a documentelor confidențiale reviste sau carduri adecvate. În cazul în care astfel de documente în organizația a acumulat o mulțime, este mai bine să recurgă la metoda de card, deoarece vă permite să reduceți timpul de căutare cu depunerea categorii.

În plus, cardurile de index pentru a ajuta la menținerea controlului manual de executare a documentelor, deoarece nu are nevoie de carduri speciale de control de fabricație. Acesta îmbunătățește cu siguranță calitatea controalelor de control.

Reviste sau cataloage la cont emis și a primit documentele necesare pentru a efectua meteo. Contabilitatea pentru stocarea documentelor dedicat este un proces continuu, ca de obicei, este format din documente de stocare pe termen lung permanent și.

Important: atunci când se lucrează cu documente confidențiale este interzisă efectuarea de corecții folosind corectorul. Dacă aveți nevoie pentru a face modificări într-un jurnal sau un fișier carte, pur și simplu cruce afară de eroare cu o singură linie și au semnat de angajat responsabil pentru instrumentul de confidențialitate.

Condiții de păstrare a documentelor confidențiale

Protecția împotriva accesului neautorizat. În orice caz, nu ne putem permite să stoca documente confidențiale străinii care nu sunt autorizate să se angajeze în prelucrarea sau depozitarea lor au fost. Chiar și camera de curățare (repararea și construcția și altele. Tipuri de muncă) ar trebui să fie efectuată în prezența persoanei responsabile pentru stocarea datelor sensibile (șeful companiei și gama de persoane strict desemnate).

depozitare echipamente profesionale. Lucrul cu documente confidențiale are un număr de caracteristici tehnice, care sunt necesare pentru a asigura siguranța acestora. Informațiile confidențiale ar trebui să fie stocate într-un dulapuri de siguranță sau metal. Ușile și ferestrele trebuie să fie protejate împotriva hacking, și intrarea (placă de protecție, jaluzea, ochiurile și colab.) - este bine închis și sigilat. Ai nevoie să aibă grijă de sistemul de alarmă de securitate și de incendiu sistem de siguranță. În după ore, cheile trebuie să fie lăsate la postul de securitate, sau într-un seif special de la un angajat autorizat.

Înregistrează-te documente confidențiale. Înainte de a ajunge la stocarea arhivelor, un document confidențial, trece prin mai multe etape de înregistrare și datele înregistrate în jurnalul de contabilitate. Pe etapa actuală de stocare a documentelor i se atribuie un număr de referință, care este înscris pe marca în jurnal. Din acest punct de pe documentul oficial vine în existență în organizație.