Jurnal ca un instrument de management eficient al timpului

Jurnal nu este utilizat întotdeauna în scopul propus. Acesta poate fi elegant accesoriu de afaceri pad pentru înregistrările aleatorii de stocare loc carduri. Acest lucru se întâmplă pentru că ei nu cunosc toate regulile de lucru cu el. În timp ce jurnalul - este un instrument de afaceri, o parte integrantă a planificării și utilizarea eficientă a timpului.

În capul meu pur si simplu nu se va ține

Când este vorba de cazuri de planificare, unii oameni explică faptul că au folosit pentru a „păstra toate lucrurile în capul meu.“ Poate că unele dintre ele are într-adevăr o memorie minunată. Cu toate acestea, în cele mai multe cazuri, un om care pretinde că poate face fără jurnalul pur și simplu lipsit de sinceritate sau cu bună știință greșită.

În cazul în care ministrul nu este mult, nu există nici o problemă. Dar, de îndată ce sarcinile devine mai mare (conștiința persoană obișnuită poate funcționa simultan pe obiecte 7 ± 2), o parte din ele nu este uitată sau deplasate. Și în cursul formării privind managementul timpului, acest lucru poate fi confirmat cu ușurință.

Cât de relevantă jurnal în epoca tehnologiei de calculator?

În plus, antrenament la jurnalul și formând cu acesta un obicei de planificare eficientă, puteți trece cu ușurință la utilizarea oricărui „gadget“.

În al doilea rând, activitatea de zi cu zi este bine accesoriu de recunoscut. Disponibilitatea și utilizarea jurnal în timpul negocierilor arată că proprietarul său - un om care apreciază timpul și planificarea lui.

aspectul prezentabil al jurnalului, precum si tinuta de afaceri ajută pentru a sublinia statutul și produce efectul dorit asupra interlocutorului.

Ce jurnal alege

Atunci când alegeți un jurnal ar trebui să fie ghidate de un factor de confort personal.

Principalii parametri, care diferă de la fiecare alte jurnale:

jurnal de afaceri ar trebui să fie nu numai prezentabil în ceea ce privește statutul, dar, de asemenea, plăcut la proprietarul său.

Dimensiunea depinde de locul unde se presupune transportul și depozitarea de zi cu zi, precum și numărul planificat de înregistrări. jurnal compact de mici potrivite pentru ao transporta în buzunar și să aibă întotdeauna la îndemână. A5 jurnal pot fi stocate într-o servietă sau o geantă, acesta conține destul de o mulțime de note. Deoarece jurnalul pentru desktop, care este o mulțime de înregistrări, puteți selecta A4.

Prezența marcajelor sau a unei segmente detașabile speciale (de sus sau de jos) a paginilor utilizate vă permite să deschideți rapid pagina de jurnal curent.

Prezența la data la paginile de jurnal oferă posibilitatea de a planifica lucrurile pe termen lung, dar trebuie să găsească o cameră, în același timp, toate sarcinile pentru o anumită zi într-o singură pagină. jurnal Nedatat vă permite să luați în fiecare zi, ca una sau mai multe pagini, dar nu se poate înregistra lucruri la o anumită dată în viitor.

Cum de a lucra cu un jurnal

Nevoia zilnica de afaceri de planificare eficiente. Acesta a stabilit obiectivele planificate, și în cursul punerii în aplicare, au aruncat în mod sistematic.

Utilizarea unui astfel de sistem le permite să crească productivitatea, dar acest lucru nu epuizează posibilitățile de jurnal.

Acesta aduce un beneficiu maxim nu este o simplă compilare a listei de cazuri în ziua, și respectarea regulilor importante de gestionare a timpului și să le utilizeze în activitatea lor cu jurnalul:

De obicei sarcini de orientare asupra rezultatelor;
În general, repartizarea sarcinilor în „flexibile“ și „rigid“;
regulă de bugetarea tuturor sarcinilor la timp;
În general, repartizarea sarcinilor în „elefanți“ și „broaște“;
De obicei prioritățile sarcini de plasare;
În general, delegare și control sarcini.

Să le considerăm mai detaliat.

De obicei, se concentreze asupra sarcinilor rezultate

Obiectivele trebuie să fie formulate în mod corect, și anume a pus într-un mod orientat către rezultate. Este mai bine să scrie „cere rezultatul Petrova unei oferte comerciale“, mai degrabă decât pur și simplu „apel Petrov.“

În cazul în care a fost efectuat apelul, și Petrova nu era acolo, se dovedește că sarcina se face, dar nu există nici un rezultat productiv.

În mod obișnuit separarea tuturor sarcinilor pe „flexibil“ și „rigid“

Sunt lucruri, „legat“ la un anumit moment (de exemplu, o întâlnire programată pentru ora 10, sau o întâlnire de afaceri la ora trei după-amiaza), și există lucruri care sunt importante pentru a efectua o anumită zi, dar nu contează la ce oră. Conform acestui principiu, toate sarcinile sunt împărțite în „hard“ și „flexibil“. Pentru localizarea alfabetizate „rigide“ și sarcini „flexibile“, în jurnalul are sens pentru fiecare pagină împărțit în două părți și sărbători sarcina „hard“ a plecat în cazul în care există o linie de timp, și „flexibil“ cu privire la sarcinile potrivite.

Regula timp bugetului pentru toate sarcinile

Toate afacerile planificate trebuie să fie evaluată în funcție de cantitatea de timp necesară pentru performanța lor. În acest caz, bugetul necesar pentru a stabili și de timp să se pregătească pentru punerea în aplicare a acestora. De exemplu, atunci când se planifică o întâlnire, este important să se ia în considerare nu numai durata estimată a reuniunii, dar, de asemenea, timpul petrecut în tranzit către locul de desfășurare și de spate.

Bugetul jurnal de timp pentru fiecare sarcină este indicată lângă sarcină. De exemplu, „30 minute“ sau „2“ ore. În mod convenabil, în momentul în care bugetul este stilou sarbatorit de o culoare diferită.

În mod obișnuit separarea tuturor sarcinilor pe „elefanți“ și „broaștele“

„Elefanții“ - o scară largă și de afaceri, trebuie să efectuați în părți (la figurat vorbind, „există un elefant în bucăți, fripturi“).

„Elephant“ poate „mânca“ într-o serie de obiective coerente și bazate pe o „brânză elvețiană“: orice caz din lista de sarcini sunt incluse în „elefant“, se realizează într-o ordine aleatorie, „roadere brânză bucăți mici.“

„Broaștele“ - un mic și neplăcute lucruri, această necesitate cât mai repede posibil.

Neatenția la zadache- „elefant“ este plină de locuri de muncă papură, nu a mâncat „broasca“ este cauza deteriorării starea de spirit pe tot parcursul zilei.

În jurnalul acestor sarcini pot fi desemnate pentru a indica numele lor în formă completă sau prescurtată (sub forma primei litere „S“ și „L“).

articolul prioritizare

Printre planificate pentru a efectua afacerile sunt probleme cu diferite grade de importanță. Start decizie ar trebui să fie cu cea mai importantă sarcină, de a trece la mai puțin importante, etc. Singurele excepții sunt lucruri neplăcute minore - „broasca“. Acestea ar trebui să „mănânce“ în primul rând, apoi trece de a face lucrurile în ordinea importanței.

Pentru a determina importanța cauzei, Brayan Treysi (1) recomandă să vă puneți întrebări: „Ce pot obține ca urmare a acestui caz“, „În cazul în care aceasta va duce?“, „Care vor fi consecințele?“.

Regula de delegare și de control al sarcinilor

Toate sarcinile trebuie să fie evaluate din punct de vedere al posibilității transferului lor către o altă persoană pentru a efectua și trebuie să monitorizeze punerea în aplicare a acestora. De o importanță deosebită este regula pentru manageri.

Dar delegarea poate fi utilizată sub forma unui acord de personal sau cererile pentru relațiile de familie și prietenos, precum și achizițiile de servicii de format.

Jurnalul sarcinii delegate poate fi marcat reducerea „de afaceri.“ Și indicarea persoanei căreia îi este încredințată. În cazul în care sarcina necesită o performanță de monitorizare pe tot parcursul zilei, apoi lângă sarcină marca „control“ necesară. În cazul în care sarcina ar trebui să fie efectuată de către o anumită perioadă de timp, și a pus data viitoare, de exemplu, „K 14-30“. În coloana din dreapta a tabelului este un exemplu în acest sens: „Pregătiți un raport cu privire la lucrul cu clienții în ultima lună (20 de minute) - Afaceri A1. Romashkova (R) ". Aceasta este problema prezentată sub forma unui orientată spre rezultate, adică în momentul în care bugetul pentru ea (bugetul pentru problema și controlul executării acestuia). indică importanța cauzei, având în vedere că sarcina este delegată, persoana specificat numele de familie, care a delegat și marca de control al costurilor.

Sarcina este șters imediat după controlul executării acestuia a avut loc. În cazul în care este nevoie de monitorizarea punerii în aplicare în viitor, este necesar să se stabilească data la care doriți să efectueze controlul și deschiderea pagina corespunzătoare în jurnal, pentru a face partea de jos a paginii, mențiunea „sub control“, indicând artistul și obiectivele. Marca de control se face cel mai bine într-o culoare diferită. Când specificați în jurnal în momentul bugetului delegat sarcina de a indica bugetul provizoriu, ceea ce este necesar pentru controlul calității problemei și executarea acestuia (în cazul în care sarcina trebuie să fie finalizate în aceeași zi ca și set).

Având în vedere aceste reguli, situația de planificare în jurnalul poate fi după cum urmează (a se vedea tabelul).

Ministrul de planificare în jurnal

11-00 de a organiza o reuniune cu privire la achiziționarea de echipamente de birou nou (40 minute) - Cu privire la