Indexarea documentelor oficiale - general de lucru de birou

Serviciul de indexare a documentelor

indexeze documentele este de a le atribui simboluri - indici, care sunt date de documente în timpul înregistrării lor.

Register - este o modalitate de formalizare intrarea document oficial la un sistem de documentare. Scopul principal al înregistrării - să depună mărturie că documentul oficial a fost creat, sau inclus într-un sistem de documentare, precum și un avantaj suplimentar este că înregistrarea facilitează căutarea documentelor oficiale.

Esența indicelui este de a primi un document într-un anumit grup, în conformitate cu conținutul său (contextul).

Stabilirea unui document de hârtie sau primirea reazemul fix legenda - coduri de înregistrare, urmat de o intrare în formularele de înregistrare, informațiile necesare cu privire la documentul.

Recuzita 12. Indexul documentului de înregistrare.

Recuzita „Înregistrare Document Index“ - un simbol, documentul prevăzut la înregistrare. Sub rezerva documentelor de înregistrare create instituții (organizații), precum și cele care provin de la alte organizații și persoane fizice, dar documentele nu fac obiectul înregistrării.

Lista documentelor care urmează să fie înregistrate trebuie să fie anexate la instrucțiunile privind organizarea sau instituție de birou, și trebuie să fie aprobat de către capul.

Recuzita „Înregistrare Document Index“ oferă un document juridic obligatoriu. El este unul dintre recuzita, permițându-vă să găsiți rapid documentul dorit.

Rechizitele „Document Data“ și „Înregistrare Document Index“ pus în spațiul prevăzut pe formular, de exemplu:

codul de înregistrare constă dintr-o secvență de numere de documente în cadrul unui grup de documente care sunt înregistrate, care este completat de indici, care sunt utilizate în stabilirea, în special, indicii pentru nomenclatura cazurilor, unități structurale, corespondenți și funcționarii care văd sau semna documentul, interpreții, activități din care se referă documente și altele asemenea.

Componentele înregistrării indicelui sunt separate printr-o bară oblică fețe. Secvența indicelui de înregistrare componentelor de scriere poate varia în funcție de faptul dacă este înregistrat documentul, - orificiul de intrare sau unul care este creat în instituție.

Dacă este necesar, indicele documentului de înregistrare poate fi completat prin decizia instituției, grupuri de simboluri de document conform probleme de clasificator (artiști, jurnaliști, și așa mai departe. § adoptate în instituție), sau de caz indicele de sub nomenclatura afacerilor și indicele unității structurale, informații despre corespondent, artist și cum ar fi.

De exemplu: în indexul de înregistrare 184 / 03-10 documentului de intrare:

184 numărul de înregistrare de serie al documentului la înregistrarea revistei corespunzătoare a documentelor de intrare în termen de un an,

03-10 - grupuri de simboluri document în funcție de problemele clasificator (artiști, jurnaliști etc., adoptat în instituție ..

Numărul de referință al documentului Numărul oficial 07-18 / 761 este:

07 - Instituții Divizia cifru

18 - numărul de procedură, în cazul în care copia stocată a documentului de ieșire de pe nomenclatura pentru departamentul,

761 - numărul documentului pe documentele corespunzătoare de ieșire jurnal de înregistrare în termen de un an.

indice de înregistrare a documentelor interne de organizare și administrative ale organizației, întâlniri de protocol organ colegial, acte de comision și așa mai departe. N este numărul de serie al documentului în cursul anului calendaristic.

documentele de înregistrare sunt în școli, de obicei în timpul anului școlar. La începutul fiecărui nou an școlar, numerotarea reporneste.

Pentru a distinge între grupurile de documente pentru marca de înregistrare pot fi adăugate la index, care este compus din litere, de exemplu: „Pentru uz oficial“ 120 / 02-15 DSC unde DSC este utilizat pentru a se referi la documentele marcate

La apelurile de înregistrare, plângerile și sugestiile cetățenilor față de șeful organizației se aplică de caractere alfanumerice.

Amplasarea înregistrării indexului depinde de tipul de forma și tipul de document care este aplicată într-un punct adecvat în documentul, anumite Layout.

A spus elemente de recuzită completat numai în cazul în care să elaboreze o scrisoare de răspuns la inițiativa oricărui document (apel, solicitare, sugestie etc.). Recuzita trebuie să includă data și indicele a indicat organizația care a emis sau a intrat în documentul care dă răspunsul.

Said popi transferat fata, care este un document cu un document proactiv. De exemplu:

Cuvântul anului, sau o reducere a documentului d nu este aplicat.

În cazul în care un e-mail de ieșire este un răspuns la mai multe e-mailuri o organizație, este necesar să se emită o trimitere la codurile de înregistrare și datele specificate în aceste scrisori. De exemplu:

Recuzita situat sub sau la nivelul codului de înregistrare, de obicei, într-un loc desemnat pe formular pentru el.

Locul de preparare sau publicarea unui document în cazul în care este imposibil să se determine detaliile „Numele organizației“ și „date de referință despre organizație“, de exemplu:

CJSC „Centrul comercial“ Bine "

această recuzită folosite pentru a evita erorile în determinarea locației organizației. Acesta poate fi pus în toate documentele, cu excepția scrisorii în care aceste informații sunt cuprinse în necesare „date de referință privind organizarea.“

Pentru orice entitate de afaceri (persoană fizică sau juridică), locul de publicare a documentului este locul înregistrării de stat.

Noi ar trebui să acorde o atenție la această funcție. Locul publicării nu trebuie să fie specificate în document, în cazul în care este inclus în numele organizației, de exemplu:

SA "agrohіmkombіnat Kamenetz-Podolsk"

Locul de preparare sau publicarea documentului este necesar să se specifice în cazul în care documentul organizația a fost făcută sau emise într-un alt oraș.

mase props să fie de acord cu împărțirea administrativ-teritorială a țării și a stabilit în mod oficial numele localităților. Denumirile localităților ar trebui să fie utilizate numai reducerea convențională geografică (M-oraș, cu-sat, oraș de decontare-urban, etc -. Satul).

elemente de recuzită flexibile în același loc ca și recuzita 13 de mai jos detaliază 11,12 pe toate documentele cu excepția scrisorile în care acestea sunt plasate în fișa de date cu privire la organizarea.