Hr-audit al companiei

Audit ... contabili personalul care face unităților financiare, acest subiect provoacă un sentiment de anxietate ușoară, și profesioniștii creativi, ea sugerează plictiseala pur și simplu. Dar pentru fiecare manager este important să știe ce se întâmplă de fapt pe stația de lucru alocate. În plus, în cazul în care vom aborda această problemă „cu suflet“, plictiseala va fi înlocuit de un interes sincer.

Audit permite managerilor pentru a obține o imagine reală a ceea ce exact muncitorii fac pentru a atinge obiectivele de afaceri? Există o varietate de materiale privind auditul financiar al organizației, dar cum să efectueze HR audit? Vreau să împărtășesc cu cititorii experiența.

Imaginați-vă o formă tridimensională, cum ar fi un cub. Divizarea plan vertical și orizontal pe un anumit număr de celule, obținem blocuri n egale. Plasarea la nodurile unei îmbinări de cub, putem, păstrarea într-un singur loc pentru o bază pentru a-l înclina în plan vertical - stânga / dreapta sau înainte / înapoi. Avem o structură flexibilă, care, cu toate modificările păstrează toți parametrii de bază: înălțimea, lățimea, adâncimea (figura 1.).

Fig. 1. Ilustrarea structurilor matricei de flexibilitate

Structura Matricea de exploatație „Atlant-M“ poate fi asemănat cu un astfel de cub mobil: are birouri - comerciale și bugetare (în departamentul companiei noastre - este un cod de companie independentă).

Principalele funcții ale birourilor bugetare (de exemplu, departamentul de management al resurselor umane. Departamentul de dezvoltare a afacerilor) sunt dezvoltarea, punerea în aplicare și monitorizarea executării deciziilor administrative, politici, regulamente, proceduri, și așa mai departe. N. Aceste unități creează un cadru „cub“ de activitatea lor asigură puterea întregului proiectare, pentru că:

descrie experiența; optimizarea proceselor de afaceri existente;
traduce cele mai bune practici din alte departamente;
organizează activitatea de noi întreprinderi;
optimizarea proceselor de afaceri cu sistemul ERP și să supravegheze activitățile birourilor comerciale.

Componentele „cub“ al companiei noastre sunt birouri comerciale - centre auto individuale. Sub presiunea de la influențe externe axa sa poate fi deplasat prin adaptarea la evenimente (de exemplu, criza financiară globală). sistem stabilit și de a proteja de management de birou bugetul nu oferă întreaga structură de tip holding să se năruie sub influența „deplasare“ în cuburi separate. Astfel de instrumente, prin care menține integritatea sistemului includ audituri.

Audit următoarele sarcini:

pentru a monitoriza activitatea tuturor ramurilor de procese de afaceri;
colecta informații cu privire la domeniile de activitate care pot fi optimizate;
analiza eficiența inovației în domeniu;
realizarea unor studii de analiză comparativă a activităților de succes ale departamentelor care operează pe diferite piețe cu diferite mărci de autoturisme.

Auditurile sunt efectuate pentru fiecare proces de afaceri (pe baza dispozițiilor relevante), cu ajutorul unei liste de verificare (lista de verificare - o listă de verificare de întrebări, planul de testare), care a descris în mod constant ce procese și tranzacții sunt necesare pentru un anumit departament. Lista de verificare configurat ca un tabel cu indici (fișier de program Excel cu mai multe „foi“ - figura 2, 3).

Click pe imagine pentru a mări

Fig. 2. Vedere generală a listei de verificare

Click pe imagine pentru a mări

Fig. 3. Tip foaie separată

audituri tehnologice în practicile de management ale companiei noastre a implementat un departament de personal de dezvoltare a afacerilor. Acesta are cei mai buni specialiști noștri - ași în comercializarea autovehiculelor și a pieselor de schimb, service și garanție serviciu, dispoziție și logistică, finanțe. Rețineți că grupurile suntem în mod constant de lucru utilizate pentru a face față noilor provocări și de a crea noi tehnologii. Grupul, care a dezvoltat metodologia de audit, inclusiv experți în personalul Minsk, Moscova și Kiev (8-10, compoziția variat în funcție de stadiul lucrărilor). Prepararea a fost efectuat pe un site creat special virtuală prin intermediul internetului.

La etapa inițială a fost colectat membrii grupului de inițiativă - propuneri privind procedurile de inspecție și sugestii cu privire la conținutul check-list. Această informație este consolidată, structurat și prezentat membrilor grupului să învețe și să se adapteze. În total, dezvoltarea de metode au fost mai multe astfel de iterații.

La elaborarea listei de verificare am căutat:

Minimizarea timpul necesar să-l umple.
Utilizați criterii importante și măsurabile (!), Nu o supraîncărcați detalii inutile.

Pentru a testa listele de verificare de performanță înainte de începerea auditurilor planificate, au fost implementate mai multe proiecte pilot.

Ce beneficii ne aduce datele de audit?

Angajații divizii cu o evaluare ridicată integrată la sfârșitul anului primesc o activitate bonus. (Evaluarea Integral este suma evaluărilor de audit și funcțiile de bază prin intermediul (suport) a proceselor de afaceri, cu o anumită greutate.)
Opinia expertului și recomandări indică posibilitatea de optimizare a proceselor de afaceri.
Conform rezultatelor raportului de audit, fiecare departament primește un plan de acțiune care va contribui la optimizarea performanțelor sale.

Acordând o mare atenție la procesele de afaceri de bază, noi nu uita despre departamentele de buget (finanțe, tehnologia informației, marketing, managementul resurselor umane), îmbunătățind în mod regulat activitățile lor.

Sistemul de management al personalului „Atlant-M“ poate fi reprezentat schematic sub forma unei stele cu cinci raze majore - activități (Figura 4.): Selectarea și utilizarea resurselor umane; dezvoltare; evaluare; motivație; de siguranță.

Click pe imagine pentru a mări

Fig. 4. Conducerea personalului de control în exploatație „Atlas M“

* „Balast uman“ - angajații neadaptate comite în mod regulat greșeli grave și erori în munca; persoanele cu motivație scăzută, o lungă perioadă de timp nu este suficient pentru a îndeplini în mod eficient funcțiile lor; nu doresc sau nu pot să învețe / re-profilare a activității. În cazul în care managerul le consideră că trebuie luate în continuare inadecvată, începe o procedură de concediere, sau (dacă este cazul) trimite liste de angajați ai departamentului de resurse umane pentru reconversie profesională.

Tinerii lideri și profesioniști care nu au experiență în managementul personalului, „Star“ schemă ajută să învețe elementele de bază de gestionare a oamenilor și a animalelor tinere eychary - să se pregătească pentru licențiere. În compania noastră, de acordare a licențelor - un examen intern pentru a dovedi volumul necesar de cunoștințe pentru a face anumite activități.

Auditul punerii în aplicare a procesului de afaceri „Managementul Resurselor Umane“ (UP), în birourile le dețin în formă de evaluare. Motivele pentru aceasta sunt:

Scopul verificării - să ofere informații fiabile cu privire la activitățile desfășurate în conformitate cu standardele corporative de efectuarea lucrărilor, dacă este necesar - să elaboreze măsuri pentru eliminarea deficiențelor în lucrul cu personalul. Procesul de audit este descris în poziția corespunzătoare, care este ghid pentru paneliștilor. Poziția ajută birouri manageri și membrii comisiei pentru a determina cerințele pentru fiecare criteriu și să ia în considerare aspectele controversate.

Fiecare direcție HR-activitate - fascicul de „stea“ - este format din mai multe unități și reflectate pe o listă de verificare pagină separată (figura 3). Programul de testare a inclus:

calculul și evaluarea indicatorilor economici UE;
verificarea conformității cu reglementările;
documentul personalului de inspecție.

Rezultatele economice în UP, estimăm raportul planului / real: verifica abaterea de la curent indicatorii planificate - productivitate, profitabilitate si cifra de afaceri. Cifra de afaceri, la rândul său, se măsoară în două grupe de indicatori - cifra de afaceri totală și cifra de afaceri în poziții cheie. Evaluarea se bazează pe o scală de trei puncte, în cazul în care:

„1“ - lucrarea îndeplinește cerințele descrise în documentația;

„0.5“ - locul de muncă nu este executată în întregime, există comentarii;

„0“ - se lucrează într-un volum minim sau nu a efectuat deloc.

Comisia de audit efectuează, în cadrul a cel puțin două persoane. Două grupuri de criterii sunt enumerate în lista de verificare:

pentru a verifica disponibilitatea documentelor și valabilitatea înregistrării lor;
pentru a efectua interviuri.

reprezentanții intervievați a trei grupuri de personal: manageri; experți; lucrătorilor. Numărul respondenților angajați trebuie să fie necesare și suficiente pentru auditori pentru a obține o imagine clară a grupului de criterii evaluate. După cum arată experiența noastră, este suficient să intervieveze 10-20% din numărul de separare.

Pe o listă de foaie separată este prezentat modelul de evaluare (Figura 5.): Fiecare criteriu se atribuie o anumită greutate, calculul indicatorului se realizează pe baza evaluării posibilei maxime. Astfel, numărul demonstrează abatere de la cel mai bun rezultat posibil.

Click pe imagine pentru a mări

Fig. 5. Modelul de evaluare a procesului de afaceri, „Managementul Resurselor Umane“

Fig. 6. evaluări de vizualizare

Expunând evaluarea, fiecare membru al comisiei este de lucru individual. La sfârșitul Comisiei se va discuta rezultatele, o soluție comună și să facă recomandări. Raportul de evaluare este compilat. În termen de o lună de la departamentul de manager de personal de audit autentificat pregătește un plan de lucru în continuare, cu măsuri specifice (în conformitate cu lista de recomandări).

Toate companiile noastre sunt angajate într-o singură linie de afaceri și să aibă o structură tipică. În același timp managementul este construit astfel încât șefii de departamente se bucură de un grad suficient de libertate în managementul strategic și operațional (în scopul de a maximiza flexibilitatea necesară pentru a ține seama de specificul pieței). Structura organizatorică a unităților care dețin sunt diferite unele de altele, din moment ce societatea, precum și capetele lor sunt în diferite stadii de dezvoltare. Această inechitate este adesea mascat complexitatea inerentă în fiecare ramură în parte, nu a permis să evalueze (și să compare) eficacitatea deciziilor administrative luate de directorii lor.

Auditurile ne-au ajutat să identifice manageri de top ineficiente, precum și pe cei care „urmărește interesele subiective.“ De exemplu, folosind disponibile în cadrul autonomiei acordate oportunități, unele dintre care contribuie la ajustarea structurii organizatorice, care dau naștere la niveluri excesive de gestionare și dublarea funcțiilor. Pe de altă parte, era clar că în fiecare departament trebuie să intre în biroul directorului adjunct, care ar guverna funcțiile transversale (back-office) pentru noi. Toate aceste probleme au fost evidente cu privire la rezultatele inspecțiilor.

Estimările care rezultă, de asemenea, a arătat cât de mult importanță pentru gestionarea eficientă a oamenilor este o muncă calificată și stabilă a managerului de personal, loialitatea față de companie, și, în plus - coerența și continuitatea în această activitate la nivelul departamentelor și exploatației în ansamblu.

Rezultatele HR audit au demonstrat în mod clar:

scădere a procentului cifrei de afaceri a personalului este posibilă numai în cazul în care sistemul de lucru cu personalul;
Adoptat prin strategia de gestionare a personalului are un impact direct asupra rezultatelor departamentului în ansamblu.

liste de verificare de evaluare ne-au ajutat în munca noastră cu managerii de linie. De exemplu, suntem în mod constant vorbesc cu ei despre importanța perioadei de adaptare: mai puțin atenția în primele zile la locul de muncă este dat unui angajat nou, cu atât mai mare probabilitatea ca el va părăsi compania sau va funcționa cu o productivitate scăzută. O evaluare obiectivă a Comisiei, a avut loc la rezultatele interviurilor cu 10% din angajați, pentru managerii de linie a fost mult mai convingătoare decât cuvintele.

Cum se poate angajații înșiși reacționează la desfășurarea auditurilor? La început, oamenii au fost îngrijorat și a cerut membrilor întrebările echipei de evaluare: „Verificăm? Ce-i greșit „În timpul interviului, i-am spus încă o dată oamenilor despre sistemul general de management“ Atlant-M“, din care o parte este auditul - monitorizarea sistematică a corectitudinii executării proceselor de afaceri. În cazul în care comportamentul lor, nu urmăresc nici un scop „represive“ ( „check“ - pedeapsă „), rezultatele evaluărilor sunt utilizate numai pentru îmbunătățirea structurii organizatorice și a ramurilor de activitate.

Unul dintre colegii mei tipărite textul Codului Corporativă și reglementările interne, și le-a dat angajaților în ajunul auditului, împreună cu salariile. Aceste informații au ajutat să clarifice personalul ce se întâmplă, ca urmare, acestea devin mai confortabil cu procedura de audit. Deoarece Întrebat în timpul interviului întrebări nu au fost rezultatele individuale, și sistemul de management al personalului în ansamblu, oamenii au vorbit de bună voie și în mod deschis despre problemele și realizările. Ca rezultat, am primit de la feedback-ul personalului cu privire la calitatea muncii al Departamentului de gestionare a personalului, precum și o evaluare a managerilor lor imediate și compartimentul HR manager. Eychary Vă recomandăm îmbunătățirea în mod regulat abilitățile de interviu!

Desfășurarea auditurilor (inclusiv HR audit) în cadrul companiei noastre sa dovedit foarte bine; rezultatele au ajutat la identificarea punctelor slabe și de a găsi rezerve ascunse pentru îmbunătățirea și dezvoltarea în continuare

Rata și Spune-le prietenilor