Frunza caz-martor conținutul și design-
Pregătirea documentelor pentru transmiterea la arhiva? Nu uitați să facă un caz listă-martor. Completați informațiile corespunzătoare privind numărul de foi și starea lor fizică. Clarificarea de numerotare special.
Din articol, veți învăța:
- De ce am nevoie de o foaie-martor și să fie sigur dacă înregistrarea acestuia;
- Cum este fișierul personal foaie-martor;
- ce informații indică la completarea unei foi-martor;
Frunza-martor în înregistrările de sistem
moderne de lucru de birou este o sferă separată de activitate consacrată documentarea problemelor, precum și organizarea de lucru cu documente. Una dintre cele mai importante domenii de activitate de evidență a datelor considerate a fi formarea de afaceri. Termenul „afaceri“ se referă la documente, combinate într-un set pe baza aparținând aceluiași domeniu de activitate.
Din distribuția reală a documentelor, în cazul acesta depinde de păstrarea celor mai importante acte oficiale, precum și viteza de căutare într-o operație ulterioară. O mare importanță în formarea afacerilor este sistematizarea și amenajarea în interiorul carcasei, și anume, principiul formării sale.
caz Frunza-martor poate fi, de asemenea, luate în considerare documentele contabile. Acesta conține informații despre caracteristicile cazului conținutul instituțiilor de arhive și specificul de formare a acesteia. Este folosit pentru a păstra o evidență a numărului total de foi de caz. În plus, mai ales este numerotare fix.
Blank foaie-martor
Pentru a accelera procesul de formare a afacerilor și unificarea documentației utilizator existent pentru documente, cum ar fi inventar și cazul foaie-martor, la nivel legislativ, să dezvolte și să aprobe propriile lor forme speciale.
Standard formularul privind detaliile sunt după cum urmează:
- Numele tipului de document;
- Numele unui post de origine;
- semnătură;
- Decodarea;
- Data de compilare;
Formularul trebuie să conțină următoarele informații:
Citiți mai departe în subiect jurnal electronic
dosarul de personal Frunza-martor: proiectare probă
Cu normele actuale ale organizării de stocare a documentelor de arhivă (Anexa №8) oferă următoarea prelucrare a probei foaie-martor:
Acest model se aplică în toate cazurile de (peste 10 ani) viață permanentă și temporară raft. privind personalul afaceri nu fac excepție de la această regulă. Toate cazurile sunt pregătite pentru transfer la arhiva instituției de la sfârșitul anului calendaristic, este necesar să se descrie și formaliza regulile stabilite de procedură. Conform actului normativ, la sfârșitul fiecărui caz bazat pe hârtie trebuie să fie suturate foaie-martor. Acesta are, în general, un format A4, în fișiere se potrivesc cu dimensiunea cardului. Foaie interzis să poarte pe coperta caz sau rotiți ultima pagină.
foaie de umplere martor
La completarea în afaceri martor coli ar trebui să adere la următorul algoritm:
Se specifică numărul cazului atribuit în conformitate cu nomenclatura afacerilor;
Numerele și literele indică numărul total de pagini numerotate, patch-uri în (nota că lista internă nu este luată în considerare);
Numerele indică foile extreme, de exemplu, "1 până la C № №308";
Lista de numere literale.
Sub numărul literal înseamnă numărul cu litera, de exemplu: 11a, 24b. Aceste numere apar într-o situație în care atunci când numerotarea a fost pierdut accidental una sau mai multe pagini. Pentru a nu modifica numerotarea, foi de lipsă atribuit numărul anterior cu litera, de exemplu: 33, 34, 34a, 34b, 35.
Lista numerele care lipsesc;
În cazul în care cazul nu a fost ratat și foi notate cu litere, este necesar să se pună cratimele în rândurile corespunzătoare ale formularului, foaia de martor.
Rețineți că numărul de foi pierdute și cu litere trebuie luate în considerare atunci când se calculează numărul total de foi numerotate. De exemplu, în cazul în care ultima foaie are un număr de volum 264, dar de fapt conținea lettered coli 34a și 34b, iar numărul foaie 647 omise, numărul total de foi se calculează după cum urmează: 264 + 265 = 2-1.
Se specifică numărul de foi de inventar intern;
Completați tabelul cu privire la caracteristicile stării fizice și formarea cazului. În coloana din stânga, atunci când este necesar să se clasifice caracteristica de pe dreapta - a specifica numărul de foi pe care aceasta apare.
Printre aceste caracteristici sunt:
- poze; S-au inserat
- Non-standard de format (mare);
- Prezența plicurilor cu atașamente (în tabel indică nu numai existența plicului, dar, de asemenea, numărul de foi închise în ea);
- daune fizice (de exemplu, rupte sau pagini încărcate în apă, este dificil de citit copii);
- Prezența imprimarea de copii de broșuri (în cazul în care numărul de pagini indicat în numerotarea generală, aceasta trebuie să rezulte într-un tabel);
În cazul în care caz documentele nu au astfel de caracteristici, tabelul trebuie să ștergeți litera Z.
Se specifică numele persoanei care a întocmit foaia-martor, să semneze și să-l decripta.
Pune jos data înregistrării;
În unele cazuri, după înregistrarea cauzei în componența și de stat modificările pot fi făcute. De exemplu, unele dintre documentele pot fi deteriorate în timpul depozitării. Sau va fi necesar să se înlocuiască exemplarul original al acestui sau că hârtia oficială. Ca un exemplu suplimentar, înregistrările de muncă, care nu sunt depuse în cazul și se pune într-un plic. După ceva timp, fostul angajat sau rudele sale pot solicita o înregistrare de lucru din arhivă, ceea ce va duce la o schimbare în structura de afaceri. În acest caz, toate modificările trebuie să fie înregistrate în actul în cauză și să facă o foaie de marca pentru Martor cazul cu referire la actul.
Înregistrarea în acest caz, ar fi după cum urmează:
Istoricul de muncă Eliberat (foaie 58), în mișcarea forței de muncă înregistrări de carte de cont introdus intrarea №118 corespunzătoare.
Șef al Departamentului Arhive Vasilyeva PK PK Vasilyeva
Rețineți că înregistrarea corectă a cazurilor (inclusiv foaia de umplere-martor) contribuie la păstrarea documentelor și accelerează în mod semnificativ căutarea lor pentru o utilizare ulterioară. În plus, gruparea corectă a documentației și sistematizare poate facilita procese cum ar fi valorile de examinare și întocmirea documentelor de transfer pentru stocarea arhivelor.