Formalizarea proceselor de afaceri, problema formalizare

Ce să faci când o companie este în creștere, iar eficiența sa este redusă treptat? Acest raport se concentrează asupra necesității de transfer în timp util de afaceri de artă, stabilind-o pe o pistă regulat, precum și metodele de un astfel de transfer.

Pentru a începe cu vom da un exemplu recent din practica noastră. Compania în cei trei ani a crescut cifra de afaceri cu 8 ori, numărul de angajați - la 12. Și totul va fi bine, cu toate acestea:

• au proprietari, manageri, și întreprinderile sunt obișnuiți să înțeleagă toate nuanțele cazului, pentru prima dată în mod serios sentimentul că ei nu înțeleg ce se întâmplă în companie. Chiar și numărul de personal poate fi numit un plus-minus 30;

în creștere a profiturilor. Întrebarea este competentă de investiții. Și, după cum știm din psihologia, oamenii pot lua decizii raționale, mai degrabă decât emoționale numai atunci când suma pe care este în joc este mai mult decât capitalul propriu nu este mai mare de șapte ori;

mai des proprietarul pune o serie de întrebări interdependente: „De ce am nevoie de această afacere? Nu angaja un director competent, precum și pentru a discuta despre afaceri este timpul „pentru o bere?“ În cazul în care este timpul, cum se face? Pentru a încredința un copil favorit „?;

anul trecut creșterea a încetinit. Și la bun obișnui repede;

mai des la diferite niveluri există corupție. Personalul companiei - prezent nu este deja o echipa ca-minded, care a creat afacerea în urmă cu șase ani;

tot mai mare lipsă de înțelegere în rândul proprietarilor de afaceri.

In ultimul timp ne-au în calitate de consultanți din ce în ce să se ocupe cu o cerere pentru a rezolva exact această problemă: ce să facă atunci când aparent totul este în regulă? Și de multe ori ordinea inițială este următoarea: „Suntem bine. Trebuie doar sa te uiti - ar putea găsi că vă puteți îmbunătăți în continuare ". Cine vrea să recunoască problemele lor, chiar și pentru el însuși.

Model de modul în care corpul

Compania este adesea comparat cu un organism viu. Într-adevăr, ființa vie se naște, se dezvoltă, trece stadiul de înflorire, crește vechi și moare. Business în dezvoltarea sa poate lua următoarele etape de bază:

1. Origine. Un grup de entuziaști, de multe ori prieteni sau rude, pune bazele unei noi afaceri. La locul de muncă, își petrec tot timpul, toate gândurile - „copilul“, care nu a fost încă să crească.

2. Dezvoltare. De afaceri este în creștere, și, astfel, extinderea personalului. Inițial la colegii săi numele și alte persoane „de încredere“, în special în poziții de conducere. Ei lucrează, desigur, nu este atât de scump, dar „pentru un prieten“ și poate lucra, mai ales ca un cap rănit pe cineva drag?

3. „mlaștină.“ Ca o companie creste eficienta acestuia scade treptat. La locul de muncă până noaptea târziu ședinței încă aceiași fondatori, deja destul de obosit, deși, și să câștige suficient pentru ei înșiși, este evident din VIP-cameră, accesorii exclusive și mașini. Printre restul personalului intensificat neliniștea: există nemulțumirea față de conducere, colegii și munca. procedează în mod activ „război corporativ“ între unități. Uneori, oamenii de încredere se transformă în „cardinali gri“, în avantajul lor de denaturare a fluxului de informații între management și angajați. Ca un consultant: „afacere de familie este teribil!“

4. Administrarea regulată. În cazul în care conducerea este ferm hotărât să se „pe teren“, linia vieții pentru compania va fi introducerea așa-numita gestionare regulată. Funcționarea continuă de la artă la modul de descărcare: ambarcațiuni descrie în mod clar obiectivele companiei, fiecare dintre diviziile și angajații săi. zonele demarcate de responsabilitate, autoritate fixă. Descrie procesele de afaceri, a construit un sistem de motivare. Această etapă poate fi considerată ca fiind scadența companiei.

5. Birocrația. Apoteoza formalizarea de afaceri - birocrația. Și dacă în lucrările birocrației lui Max Weber este considerat o mașină impersonală eficientă de a pune în aplicare deciziile luate, majoritatea dintre noi, acest cuvânt este asociat cu cozile de la Oficiul pentru Visa sau biroul fiscal. Formal, încet, fără țintă. Înflorește rapidă a corupției.

6. Antreprenoriat Corporate. Evadare din chingile birocratice companie ar putea, a început să încurajeze inițiativa managerilor și angajaților săi. Adesea, acest lucru este însoțit de crearea unor departamente separate, care lucrează în modul de proiect. De exemplu, Apple a găsit oa doua naștere, atunci când un grup este selectat pentru a dezvolta cel mai nou calculatorul iMac, într-un proiect separat, situat într-un birou separat la celălalt capăt al Americii.

Formalizare de afaceri: obiective și metode

Adesea, participanții la training-uri de management strategic este întrebat dacă este posibil pentru a ocoli stadiul de „mlaștină“? Răspuns: Puteți, dacă începeți să construiască un management regulat în etapa copilăriei sau a adolescenței, atunci când tradiția nu a avut încă înghețat, iar cultura corporativă poate fi schimbat relativ puțin efort. Copiii, de asemenea, mai ușor de a aduce, atâta timp cât acestea sunt mici - este mai bine la cinci ani ...

Care sunt avantajele de a fi proprietar, a decis să formalizeze afacerea ta?

1. Apariția oportunităților de creștere fundamentale pentru companie. afaceri neformalizate mai mult de 50 de angajați nu cresc. Mai precis crește, dar nu pentru mult timp ...

Îmbunătățirea transparenței activității pentru proprietar și de management.

Creșterea atractivității companiei pentru un investitor civilizat.

Creșterea eficienței în afaceri.

Posibilitatea de a se pensioneze: de a vinde afacerea sau pune un manager angajat.

Aceasta include noțiunea de „formalizare a companiei?“

În primul rând, trebuie să împartă puterea în cadrul companiei pe două niveluri: legislativ și executiv. Primul nivel - o reuniune a acționarilor și a structurii sale speciale. Al doilea - CEO și șefii de subalternii săi.

Sarcina principală a legiuitorului - să stabilească obiective strategice de gestionare și control al execuției lor angajați, care sunt autorități de reglementare speciale. Ca o regulă, într-o afacere în curs de dezvoltare (co) proprietar al companiei este implicată în conducerea operațională. Formalizarea de afaceri, chiar dacă proprietarul continuă să gestioneze companiei, este important să se separe în mod clar rolul de proprietar și manager. De exemplu, în cazul în care proprietarul de afaceri de atragere a resurselor companiei (de exemplu, avocați) să se ocupe de problemele personale, el trebuie mai întâi să convină asupra descărcarea legală superiorul său imediat și, cel mai important, să plătească pentru aceste servicii din fonduri proprii.

De asemenea, este necesar să se împartă finanțele societății și fondurile personale ale proprietarilor. Obiceiul multor proprietari spontan retrage de lucru organizație de capital pentru nevoi personale a distrus mai mult de o afacere ...

Îndeplinirea acestor provocări va necesita proprietarul voinței notabile. La urma urmei, de fapt, vorbim despre tranziția lui de la rolul de antreprenor în rolul unui om de afaceri. De multe ori, acest proces este complicată de contradicții în pozițiile diferiților acționari, care este plină de iese din afacere unele dintre ele.

Aceasta este urmată de formalizarea efectivă a activității. t. e. trecerea la o procedură clară pentru executarea anumitor sarcini. Foarte des, vin la realizarea că „în compania unui dezastru,“ liderii încearcă să rezolve această problemă scriind mai multe fișe de post. Și, la fel de des, aceste instrucțiuni sunt valabile pentru utilizarea de consultanți sunt plătit o mulțime de bani, stocate într-un dulap la HR-manager. și totul rămâne ca înainte în viața mea. Acest lucru se datorează faptului că o încălcare a logicii procesului de formalizare.

Orice activitate a companiei este formata din munca specifice efectuate de către angajați. Fiecare lucrare constă dintr-un set de pași. Și dacă în etapa a activității de tineret fiecare angajat își desfășoară activitatea „pe un capriciu“ - lui numai El cunoaște metodele - formalizarea implică faptul că acțiunea principală a angajatului descris și face lucrarea în conformitate cu această descriere. Desigur, aceasta este o chestiune de a descrie procesele de afaceri. Este această sarcină - foarte primul pentru a crea managementul regulat. Și puteți utiliza o varietate de instrumente și metodologii, din diagrama bloc simplă a procesului de IDEF0 și ARIS, de formare care durează mai mult de o săptămână. Paralel cu descrierea proceselor pot fi efectuate pentru a le optimiza.

În cazul în care principala (generatoare de venit, efectuate în fiecare zi) procedeele descrise în cadrul companiei, există o nevoie pentru dezvoltarea de documente standard, care vor fi efectuate de planificare și să ia în considerare consumul real de materiale, financiare și alte resurse. Exemple de astfel de documente sunt bugetele, planurile de vânzări și producție, diverse directoare corporative.

În cazul în care procesele de afaceri și de planificare elaborat și documentele contabile descrise, este important pentru a descrie fluxul de informații între actorii-cheie, adică. E. Forma schimbul de regulamente de informare.

De exemplu, ia în considerare procesul de logistică rechizite de birou companii.

Aceasta include acțiuni cum ar fi colectarea de oferte pentru achiziționarea de unități de rechizite de birou, echipamente de birou si mobilier, formarea cererii consolidate, calcularea bugetului de achiziție, protecția sa ulterioară cu o posibilă ajustare și de performanță. În același timp documentele de planificare și de contabilitate sunt subdiviziuni ale cererii, o cerere de sinteză, achiziționarea de buget, care este inclus în bugetul companiei. Pentru fiecare document, planifica și a efectuat un fapt. Regulamentul conține informații care și la ce dată trebuie să genereze un anumit document și să cui pentru a trimite, de exemplu, în semnătură.

A fost doar în etapa de mai sus când este stabilit trei tipuri de documente, are sens să dezvolte o mult-iubit de mulți manageri și HR-manageri descrieri de locuri de muncă. De ce abia acum? Pentru că în acest moment imaginea completă devine clar, ceea ce indică faptul că el ar trebui să facă acest lucru sau acel angajat. Folosind această abordare, vom începe logica de proces, nu de la propriile lor fantezii despre ceea ce ar fi mai „pentru a încărca“ a unui membru al personalului.

Se pune întrebarea: în cazul în care este logica în această formalizare a structurii organizatorice? După organigramă - un document de bază, și de multe ori este crearea sa începe activitatea HR-manager, venind la companie tânără.

Particularitatea constă în faptul că este imposibil să se formeze o structură rigidă înghețat și să-l utilizați pentru a descrie restul elementelor de afaceri. De obicei, la începutul etapei de formalizare baza de a lua măsuri concrete în structura companiei (de multe ori este necesar să se actualizeze organigrama pentru a se potrivi vieții), și apoi, în conformitate cu specificația și dezvoltarea proceselor de afaceri și a altor documente, corecta. Prin urmare, în mai multe etape efectuate procesul de dezvoltare a Regulamentului privind subdiviziuni. documente care să descrie scopul, obiectivele și funcțiile fiecărei diviziuni. În general, toate documentele de mai sus sunt în mod logic legate între ele, și este important să le actualizeze periodic pentru a menține armonia sistemului.

Descrierea de lucru a afacerii este de fapt sistemele de management al calității unei companii. Acest lucru înseamnă că poate fi certificată pentru conformitate cu ISO 9001, că în timpul nostru creează un avantaj competitiv semnificativ, și în multe cazuri, este o condiție prealabilă pentru lucrul cu clienți importanți. Pentru certificare trebuie să pregătească o serie de documente obligatorii, cum ar fi Manualul de calitate, care include toate documentele de mai sus și alte secțiuni.

Pentru uneltele compania reorganizate pentru a se răcească în mod eficient, lubrifiați-le. Rolul unui astfel de „lubrifiant“ efectuează motivație. Prin urmare, proiectul de transformare este important să se includă formarea unui sistem competent de motivare, conducerea angajaților pentru a atinge obiectivele de afaceri.

Principalele probleme ale formalizare și metode pentru a le rezolva

Formalizarea de afaceri ar putea fi o serie de probleme, și anume:

• rezistența internă a proprietarilor de afaceri;

rezistența la schimbare din partea conducerii și a angajaților.

Acționarii societății este adesea dificil să se obișnuiască cu noile reguli ale jocului, încetează să se îngropa în detalii cu privire la activitatea specialiștilor în comanda deasupra capului meu, și, uneori, trei. Nu este ușor să se oprească tratarea noi ca alocarea lor, în cazul în care: „Eu sunt maestru - așa cum a spus el, așa să fie“ Dar afacerea are propria logică de dezvoltare și de multe ori pentru utilizarea de afaceri nu trebuie să ceea ce doriți proprietarul. Și este destul de dificil să se obișnuiască cu faptul că este necesar să se plătească pentru utilizarea companiei a resurselor sale în scopuri personale.

La conducerea și angajații altor cauze de rezistență. Omul este întotdeauna frică de necunoscut. În cazul în care, înainte de regulile au fost clare, deși niciodată precizate, ce se va întâmpla acum? Se tem de a pierde statutul lor. dobândită de-a lungul anilor. Ti-e frica să nu treacă „testul“ în conformitate cu noile cerințe mai stricte. Ti-e frica de birocratizare excesivă, „așa cum voi lucra în conformitate cu instrucțiunile?“.

Pentru succesul modificărilor sunt importante este o declarație clară a consultanților problemă, planul comun de dezvoltare a reformelor, controlul și acceptarea treptată a rezultatelor. Este nevoie de o implicare profundă în transformarea șefului puterii executive al companiei (de obicei, CEO-ul), precum și proprietarii de afaceri pentru a participa la formularea problemelor și acceptarea rezultatelor. Este în interesul lor de a se schimba efectuate.

Citirea principală

1. Materiale Doar Consulting site-ul companiei: WWW.JUCO.RU