Eliminați datele ascunse și informații cu caracter personal ale documentelor de birou - helpdesk birou

În acest articol,

Ce fel de informații ascunse și personale conținute în documentele Microsoft Office?

date ascunse pot include date, adaugă aplicația la fișierul Microsoft Office, pentru a permite în comun cu alți utilizatori pentru a compune și edita documentul. Acestea pot include, de asemenea, informații marcate în mod specific ca ascunse.

documente Microsoft Office pot conține informații ascunse și personale din următoarele tipuri.

Subsoluri și „filigrane“ în documente Word și registre de lucru Excel pot conține informații în antetele și subsolurile. În plus, documentul Word pot fi adăugate „filigran“.

text ascuns în documente Word pot conține text care este formatat ca text ascuns. Căutare text ascuns în document poate fi făcută cu ajutorul inspectorului de documente.

Invizibil Prezentări de conținut PowerPoint și registre de lucru Excel pot conține obiecte care nu sunt vizibile, deoarece acestea sunt formatate ca invizibil.

Datele din afara prezentări PowerPoint cadru pot conține obiecte care nu sunt vizibile, deoarece acestea au fost trase de pe diapozitiv. Acestea sunt în afara datelor de cadru pot include casete de text, video, grafice și tabele.

Note la prezentarea de note de prezentare PowerPoint secțiune pot conține text, care nu poate fi obligat să furnizeze tuturor utilizatorilor, în special în cazul în care aceste note au fost create doar pentru a face prezentări.

Document Server Properties În cazul în care documentul a fost salvat pe un server de management al documentelor, cum ar fi site-ul Document spațiu de lucru sau în bibliotecă, pe baza de documente Microsoft Windows SharePoint Services poate conține proprietăți sau informații suplimentare cu privire la locația serverului.

Personalizate XML-date din documentele care pot conține XML-date personalizate nu apar în document. Aceste date bazate pe XML pot fi detectate și eliminate folosind inspectorul de documente.

Ce informații pot fi găsite și eliminate prin utilizarea de documente Inspector?

Pentru mai multe informații despre tipurile de informații personale și ascunse, care pot fi detectate și eliminate folosind inspectorul de documente într-o anumită aplicație Microsoft Office, puteți obține în tabelele de mai jos.

Notă: În cazul în care organizația dumneavoastră a inspectorului documentele adăugate module suplimentare inspectorii pot verifica documentele privind prezența acestor tipuri suplimentare de informații.

Dacă o carte a ascuns coloane nu conțin date și sunt situate între coloanele care conțin date, coloanele goale vor fi ascunse și găsit și eliminate.

Inspectorul nu găsește figurile, graficele, comenzile, obiectele și controalele Microsoft ActiveX, imaginile și grafica SmartArt, care pot fi conținute în coloanele ascunse.

Cum de a detecta și elimina informațiile ascunse și personale din documentele Microsoft Office?

Deschideți documentul Microsoft Office pe care doriți să exploreze pentru informații ascunse sau personale.

Faceți clic pe butonul Microsoft Office. faceți clic pe Salvare și introduceți un nume în caseta Nume fișier. pentru a salva o copie a documentului original.

Inspector document care urmează să fie aplicat pe copia documentului, deoarece datele șterse restore de acest lucru înseamnă că nu este întotdeauna posibil.

O copie a documentului original, faceți clic pe butonul Microsoft Office. alege să pregătească și să selectați Document inspector.

Faceți clic pe Testare.

Faceți clic pe butonul Delete All lângă rezultatele testului pentru tipurile de date ascunse, care trebuie eliminate din document.

informații ascunse eliminat din document, nu poate fi întotdeauna recuperate cu comanda Undo.

Inspectorii pentru notele și notele. Proprietățile documentului și informații personale, și antetele și subsolurile nu pot fi utilizate într-un registru de lucru Excel, care a fost salvat ca un registru de lucru partajat ( „Revista“, echipa registrul de lucru partajat). Acest lucru se datorează faptului că cărți generale utilizează informațiile personale pentru a permite diferite persoane să lucreze împreună pe aceeași carte. Pentru a elimina aceste informații dintr-un registru de lucru partajat, aveți posibilitatea să copiați o carte, și apoi faceți clic pe Nu distribuiți. Pentru a opri partajarea o carte pe fila „Review“, faceți clic pe registrul de lucru partajat. În fila „Edit“, debifați opțiunea Activare pentru a schimba fișierul pentru mai mulți utilizatori simultan.

Dacă doriți să eliminați informațiile ascunse și personale din documentele salvate în formatul OpenDocument (ODT, ODS format. ODP), trebuie să executați inspectorul de documente de fiecare dată când salvați un document într-unul dintre următoarele formate.

Încercați cea mai recentă versiune de Office

Cea mai recentă versiune a Microsoft Office a îmbunătățit instrumente pentru a controla metadatele și informațiile personale în documentele și fișierele Office.