Elaborarea Medicina materiale

INTERIOARE DOCUMENTE CASE INVENTARIERE N ___

Acoperiți cazul temporar (peste 10 ani) depozitare permanenta, iar personalul se face în forma prescrisă. Pe coperta cazului dezvăluit detalii: denumirea organizației; denumirea unității structurale; indicele de afaceri; titlu de afaceri; date de afaceri (piese de volum); numărul de foi în cazul; perioada de valabilitate a cazului; caz cifru arhiva.

Amprenta ștampilate pe coperta cazului, sunt realizate după cum urmează: numele organizației este specificat în totalitate, nominativ, cu indicarea adoptat în mod oficial acronimul, care este indicat în paranteze după numele complet; numele unității structurale - denumirea unității structurale este înregistrată în conformitate cu structura adoptată; cazul indicelui - ștampilată digital signage este cazul în conformitate cu nomenclatura afacerilor organizației; antet de afaceri transferate din nomenclatura organizării afacerilor; data cazului - pe an (e) al instituției și la sfârșitul cazului în cadrul unei proceduri. cazuri Data care conțin documentația administrativă, precum și pentru întreprinderi, care constau din mai multe volume (părți) sunt datele extreme ale documentelor de afaceri; data (ziua, luna, anul) înregistrarea (compilarea) o foarte devreme și foarte târziu în documentele incluse în acest caz. Mai mult decât atât, numărul și anul sunt indicate prin cifre arabe, numele lunii scris cuvinte.

Pentru a asigura siguranța și ordinea de stabilire dispunere a documentelor incluse în cazul și toate foile de lucru, cu excepția sale de inventar intern foi martor și numerotate. Foi numerotate în creion din partea de sus în jos, cifrele sunt puse în colțul din dreapta sus al paginii.

cazuri Foi compuse din mai multe volume sau părți, numerotate pe fiecare volum sau parțial separat. Fotografii, desene, diagrame și alte documente și ilustrate specifice ale unei foi separate, în cazul, numerotate pe partea din spate colțul din stânga sus.

Filed în caz numerotate plicuri cu atașamente: primul plic, și apoi un alt număr fiecare atașament într-un plic.

După finalizarea foi de numerotare compuse din inscripție de asigurare, care se află la sfârșitul cazului. De înscriere de asigurare se face într-o foaie separată - Martor caz. Inscripția cifrelor de asigurare și litere indică numărul de foi în speță, caracteristicile documentelor individuale (desene, fotografii, imagini, etc.).

Inscripția de asigurare semnată de compilator său, indicând decripta semnătura, titlul și data desenului. Numărul de foi în cazul este pus pe coperta cauzei, în conformitate cu cuvintele de asigurare.

Recuzita „caz Perioada de valabilitate“ este transferat la capacul de caz din nomenclatura corespunzătoare a afacerilor, după împăcarea cu perioada de păstrare menționată în lista de documente standard sau în lista de documente generate în activitățile federale, cu indicarea termenului de valabilitate.

Lucrările de stocare permanentă este scris: „Păstrați permanent“.

cazuri archive cifru (număr de fonduri, de inventar, de afaceri) pentru a acoperi cazurile de stocare permanentă este aplicată cerneala arhivele departamentale numai după includerea acestor cazuri în secțiunea anuală a inventarelor consolidate ale experților aprobate și comisiile de verificare (în continuare - EPA) a fișierului corespunzător (înainte de a fi pus creion ).

Pe capacele de cazuri de stocare permanentă oferă un loc pentru numele arhivei, care va fi transferat la cazul, codurile de fișiere și organizații Obscherumynskomu clasificator de întreprinderi și organizații (OKPO).

La sfârșitul anului în inscripția de pe acopere cazurile de (peste 10 ani) de stocare permanentă și temporară făcut să se clarifice: atunci când titlul pe coperta cazurilor de nerespectare conținutul unui document legat în modificările de antet caz și completări.

inventar intern întocmit pe o foaie separată în forma prescrisă, care conține informații cu privire la numerele de serie ale documentelor de caz și indexurile acestora, datele, titlurile și numărul de foi de caz, în care se află fiecare document. Pentru inventar intern întocmit intrarea finală, ceea ce indică suma în litere și cifre sunt incluse în documente și numărul de pagini de inventar intern sale.

Documente interne de afaceri de inventar semnate de inițiator, indicând decripta semnătura, titlul și data întocmirii unui inventar. În cazul în care cazul a fost deja răsucită și tivită, apoi certificate de compilator de afacerile interne ale unui inventar al documentelor lipite peste marginea superioară a interiorului capacului frontal al carcasei.

Documentele cuprinzând cazul depuse de patru puncție într-o copertă de carton sau interconectate în vederea unei posibile lectura liberă a textului tuturor documentelor. În pregătirea cazurilor la liantul (legare) de legare la metal (ace, agrafe de hârtie), din documentele eliminate.

Cazurile de temporar (până la 10 ani) de stocare pot fi stocate în foldere, nu cheltui peresistematizatsiyu documente în acest caz, foile de caz nu sunt numerotate, de asigurare inscripție să nu fie.

Organizarea de stocare online a documentelor

Deoarece instituția și pentru a transfera fișierele de arhivă sunt păstrate la locul de formare a acestora. Șefii de departamente și angajații responsabili de externalizare, sunt obligate să asigure păstrarea documentelor și fișierelor.

Cauze aflate pe rol în camere de lucru și special desemnate în acest scop, spațiile sunt situate într-o poziție verticală, în afara rădăcini în dulapuri încuiate, asigurând siguranța lor completă, protejarea documentelor împotriva prafului și a luminii solare.

Pentru a îmbunătăți căutarea documentelor operaționale de afaceri sunt în conformitate cu nomenclatura afacerilor. Nomenclatorul afacerilor sau un extras din acesta este amplasat pe interiorul dulapului.

Pe spatarele cazurilor capace specificate nomenclatura de index.

Finalizat caz de (peste 10 ani) viață permanentă și pe termen lung raft depozitate la locul de formare a acestora timp de doi ani și apoi pe raft.

cazuri de extrădare alte unități efectuate cu permisiunea șefului serviciilor preșcolare. Emiterea de personal de birou afaceri să lucreze efectuate la primire. Eliberat pentru afaceri, pornire carte - adjunct. Aceasta indică o unitate structurală a cazului index, data eliberării, căruia problema a emis, data întoarcerii sale, prevede grafice pentru chitanțe pentru a primi și de afaceri.

Cazurile sunt date pentru utilizarea temporară a angajaților diviziunilor structurale pentru o perioadă care nu depășește o lună. După expirarea acestei perioade, cazul trebuie returnate la locul de depozitare.

Organizațiile din afara procedurilor sunt emise pe baza cererilor scrise cu permisiunea șefului organizației sau adjunctul acestuia responsabil de POC de serviciu, pe actele.

Confiscarea documentelor din cazurile de stocare permanentă este permisă în cazuri excepționale, și se face cu permisiunea șefului organizației lăsând într-o copie certificată a documentului și certificatul de motivele pentru eliberarea originalului.

Pentru transmiterea documentelor în arhive

Documente ale organizației, după examinarea valorii lor pot fi transferate sau în conformitate cu legile aplicabile sunt supuse transferului obligatoriu al depozitului la Arhivele Statului.

Pentru stocarea temporară a documentelor (peste 10 ani), termen de valabilitate de importanță practică, precum și documentele privind personalul, contabilitatea acestora, utilizarea, selectarea și pregătirea pentru transferul către organizația custodia statului face arhivă.

Pregătirea documentelor pentru transferul către arhivele serviciului include activitatea preșcolară și a celor responsabili în unitățile structurale de ținere a evidenței, pentru examinarea valorii documentelor, formarea și înregistrarea cazurilor, elaborarea inventare de cazuri și acționează asupra alocării pentru distrugerea documentelor și fișierelor.

expert de evaluare a documentelor

Documente Valoarea expertizei - selectarea documentelor de stocare de stat sau stabilirea unor termene pentru depozitarea acestora pe baza criteriilor adoptate. Expertiza de valoare Documente privind stadiul procedurii: în pregătirea nomenclaturii afacerilor; în timpul formării cazurilor și validarea clasificării documentelor pentru afaceri; în pregătirea cazurilor de transfer la arhiva.

Pentru a organiza și efectua valoarea de examinare a documentelor într-o organizație pentru a crea o comisie permanentă de experți (denumit în continuare - CE) și, dacă este necesar, comisii de experți în subdiviziuni.

Funcțiile și drepturile CE, precum și organizarea muncii sunt determinate de dispozițiile care sunt aprobate de către conducătorul organizației (organizația în ansamblu) și șeful unității structurale (unitate structurală pentru CE).

CE a stabilit pentru organizarea și desfășurarea activității metodologice și practice privind examinarea valorii documentelor, selectarea și pregătirea pentru transferul la custodia statului a Arhivelor documentelor Fundației România, inclusiv administrative, științifice și tehnice, audio-vizuale, computer care poate fi citit și alte documente speciale, formate în procesul de organizare.

Pentru examinarea valorilor și selectarea documentației speciale CE separată tehnico-științifică și alte pot fi stabilite, format din specialiști în această documentație.

Permanent CE este un organ consultativ. Deciziile sale intră în vigoare după aprobarea de către conducătorul organizației. În cazul în care este necesar, Comisia va fi adoptată după aprobarea prealabilă a instituției competente a Serviciului de Stat al Arhivistic România (Rosarchiv).

În activitatea sa, CE este ghidat de Regulamentul privind Fondul Arhivistic România, în baza legislației din România privind Fondul Arhivistic România și arhive, documente administrative ale capului industriei ordinelor de control federal al organizației, documentele de orientare de reglementare Rosarkhiv și autoritatea de arhivă subiectul România, tipuri, precum și listele departamentale ale documentelor cu termen de valabilitate , poziția organizației CE.

Comisia de experți condusă de un șef adjunct al organizației. secretar ei, de regulă, este șeful arhivelor departamentale sau persoana responsabilă de organizarea arhivei.

Compoziția personală a CE este numit prin ordin al șefului organizației în rândul personalului calificat de conducere mai diviziuni structurale, înregistrare reprezentant reprezentant al serviciului păstrarea agențiilor Rosarkhiv. În calitate de experți în activitatea comisiei poate implica reprezentanți ai vreunei organizații terțe părți.

Principalele obiective ale CE este de a organiza și desfășura:

- Valoarea de examinare a documentelor, în etapele de flux de lucru în pregătirea nomenclaturii afacerilor și formarea afacerilor;

- Valorile de examinare în pregătirea documentelor pentru arhivarea acestora;

- selectarea și pregătirea documentelor pentru transferul în custodia statului, inclusiv științifice, tehnice, audiovizuale și alte documente speciale.

În conformitate cu atribuțiile sale CE îndeplinește următoarele funcții:

1. organizează și desfășoară în legătură cu evidența și munca de servicii de arhivare cu privire la selecția anuală a documentelor organizației (inclusiv documentația științifică, tehnică și de specialitate) pentru depozitarea și distrugerea în continuare.

2. oferă îndrumări cu privire la examinarea activității valorilor și a documentelor organizației pentru a le pregăti pentru arhivare, pentru a dezvolta gama de cazuri, oferă expert de evaluare a proiectelor de documente de reglementare și de orientare cu privire la aceste aspecte.

3. Assist și asistență metodică experților organizației:

- pentru a identifica proprietarii arhivele personale ale organizației, cu privire la posibila transferul de jurnale, înregistrări memorii și alte documente ale Fondului Arhivistic din România;

- să identifice și să se întoarcă în România de documente privind istoria România și a industriei, care din diverse motive au fost în afara România;

- privind documentarea proactivă (înregistrare amintiri mai vechi muncitori, kinofotosemki), în scopul de a crea o istorie orală a organizației sale.

4. consideră și ia decizii cu privire la aprobarea și reprezintă:

- Pentru aprobarea de către EPA instituțiile de arhivare și apoi spre aprobare șefului organizației:

- inventar al cazurilor de stocare și gestionare a documentației de specialitate permanente;

- liste de proiecte, probleme (cele), documentare științifică și tehnică, care este supus în custodie de stat;

- acte privind alocarea la distrugerea documentelor cu termen de valabilitate expirat: documente cu un termen de valabilitate de 10 ani și mai mult cu „EPA“ în lista de documente de până la 1945 inclusiv.

- EPA pentru aprobarea instituțiilor de arhivare și apoi spre aprobare șefului organizației:

- nomenclator agregat de afaceri ale organizației;

- inventar al cazurilor de personal;

- acte de pierdere sau daune ireparabile stocarea permanentă a documentelor.

- Pentru instituțiile de arhivă EPA:

- Cu privire la aprobarea șefului organizației:

- acționează asupra alocarea la distrugerea documentelor cu termen de valabilitate expirat;

- acte de pierdere sau deteriorare permanentă a documentelor cu privire la personal.

5. Împreună cu serviciile de personal de birou și angajații organizației cheltuiește pentru consiliere cu privire la lucrul cu documente, să participe la activități pentru a îmbunătăți abilitățile lor de afaceri.

1. În cadrul competenței sale de a face recomandări la unitățile de afaceri și angajații individuali ai organizației privind dezvoltarea gamei de cazuri și formarea afacerilor în activitatea de birou, examinarea documentelor de valoare, urmărirea de lipsă de cazuri de perioade de depozitare permanente și a cazurilor de personal, și raționalizarea documente.

2. Solicitare din șefii de direcții structurale:

- o explicație scrisă a motivelor pentru pierderea, deteriorarea sau distrugerea ilegală a documentelor perioadelor de stocare pe termen lung permanente și, inclusiv documentele privind personalul;

- propunerile și concluziile necesare pentru a determina durata de depozitare a documentelor.

3. auzi la întâlnirile sale de șefi de departamente cu privire la pregătirea documentelor pentru arhivare, condițiile de păstrare și conservare a documentelor fondului de arhivă România, din motivele pentru pierderea documentelor.

4. invitat la ședințele comisiei într-un expert și specialiști în domeniu departamente, reprezentanți ai instituțiilor Serviciului Arhivistic de Stat din România, organizații terțe părți.

5. CE, reprezentată de președintele său, adjunctul său și secretar al comisiei are dreptul să nu ia în considerare și să se întoarcă pentru finalizare prost și neglijent documente pregătite.

6. Pentru a informa conducerea organizației privind problemele ce țin de competența Comisiei.

7. În conformitate cu procedura stabilită să reprezinte organizația în Serviciul Arhivistic de Stat al autorităților române.

organizarea CE lucrează în strânsă colaborare cu instituțiile APE Rosarkhiv, Comitetul de experți central al corpului industriei de conducere, beneficiarul unei orientări organizaționale relevante.

CE privind planul de lucru anual aprobat de către conducere. Problemele ce țin de competența CE, discutate în cadrul reuniunilor sale, care sunt deținute în funcție de necesități, dar cel puțin de 2 ori pe an. Se vor lua toate ședințele Comisiei. Candidații la documentele CE sunt luate în considerare în cadrul reuniunii sale nu mai târziu de 10 zile.

reuniune CE și deciziile luate în acest sens se consideră competentă în cazul în care prezența la vot a cel puțin jumătate din membrii CE. Au un vot decisiv numai membrii CE. Experții invitați și consultanți au dreptul la un vot deliberativ, la vot nu participă.

Decizia adoptată cu votul majorității simple a membrilor prezenți. În cazul în care voturile sunt decise în mod egal de către președintele CE și conducerea organizației.

păstrarea CE înregistrarea, stocarea și utilizarea instrumentelor sale, responsabilitatea pentru siguranța lor, precum și controlul asupra executării deciziilor luate de CE atribuit secretarului comisiei.

Valoarea expertizei de depozitare temporară sau permanentă a documentelor se realizează anual în unitățile structurale ale organizației direct de către responsabilii de evidență.

În timpul examinării valorii documentelor se efectuează selectarea documentelor de stocare permanente și temporare (peste 10 ani), pentru transferul la arhiva; selectarea documentelor cu perioade temporare de depozitare și marcate „Până la sfârșitul nevoie“, sub rezerva de depozitare suplimentar în unitățile structurale; alocarea de cazuri la distrugerea anilor anteriori, care a expirat termenul de valabilitate.

Conform rezultatelor valorii de examinare a documentelor întocmite un inventar al cazurilor de temporare (peste 10 ani) de stocare permanentă, și de personal, precum și actele privind atribuirea cauzelor distrugerii.

Inventarul de afaceri - director arhivă care conține o listă sistematică a elementelor fondurilor de arhivă, colecții și destinate contabilității și divulgarea conținutului acestora. O listă separată este o listă de cazuri cu sine brut (ordinal) enumerare completă.

Inventarul întocmit separat în cazul depozitării permanente; afaceri temporare (peste 10 ani) de depozitare; caz cu personalul. La momentul respectiv, cazul (de până la 10 ani) stocurile de depozitare nu sunt compilate.

În fiecare unitate structurală în organizarea cazului inventar al depozitării permanente se elaborează în fiecare an. Inventarul cazurilor pregătite de diviziuni structurale, servesc drept bază pentru pregătirea inventarului consolidat al afacerilor organizației.

Inventarul cazurilor de unități structurale sunt realizate sub forma prescrisă (de mai jos) și a prezentat arhiva organizației doi ani după finalizarea cazurilor la hârtiile.