Documente - parteneriat de afaceri Trust

Documente - sfaturi generale

În cursul lucrătorilor de contabilitate de afaceri sau antreprenor trebuie să se ocupe de un număr mare de documente. Cum de a dezvolta cu succes o afacere, cu atât mai mare fluxul de documente. Multe metode de lucru sunt familiarizați cu toate, dar toate tehnologia, în general, nimeni nu aprinde un om de afaceri novice. La modul în care acest lucru afectează calitatea contabilității, viteza de căutare, siguranța documentelor, în cele din urmă, succesul afacerii va fi construit. Antreprenorii aspiranti trebuie să reinventeze roata - dau seama cum să se ocupe de aceste documente în mod optim. În acest articol se prezintă o secvență de acțiuni de bază.

Fiecare document trebuie să fie suturate la stack-ul său de documente. Acest lucru nu se întâmplă o dată, dar în etape.

Pentru perfectarea documentelor, utilizați un perforator. Utilizarea fișier transparent nu rezolvă problema și este recomandabil doar pentru acele documente care nu pot perforator, de exemplu, documente, personalizate cu antet Gosznak licențele cu holograme și alte documente de securitate. Doar pentru ei este justificată prin utilizarea unor fișiere transparente pentru celălalt perforatorului ar trebui să fie utilizat, deoarece face ca documentele nu se năruie, și, prin urmare, reduce probabilitatea de pierdere a oricărui document.

Cele două desene arată trei moduri de bază pentru a lucra cu un perforator. În primul caz, interpretul produce un pumn gaura „cu ochiul liber“. Aceasta conduce la faptul că documentele depuse în acest mod neglijent uite - un act de mai sus, cealaltă de mai jos. În al doilea caz, la dyrokolivaniya impactului utilizat dosar și fiecare document ulterior este aliniat cu cel anterior. În acest dosar, documentele pot fi deja aliniate, dar când se manipulează un document într-un alt dosar, probabilitatea ca el va juca în afara pachetului - mare. Cea mai bună treia opțiune atunci când unitatea Punch Hole este instalat limitator. În acest caz, fiecare document va avea deschideri în același loc. Creată astfel încât documentele vor fi aspectul foarte îngrijite și nu va trebui să le facă în găuri suplimentare.

În plus față de amplasarea găurilor trebuie să fie orientat documentul corespunzător la depunerea. Următoarea ilustrație arată cum să se orienteze documentele. Pentru documentele care sunt plasate în întreaga foaie, acesta poate fi rotit cu 90 de grade în sens antiorar.

Adesea folosit pentru a conecta documente agrafe sau capse capsator. Ambele variante conduce la faptul că pachetul de documente în aceste locuri are o umflătură și complică activitatea în continuare cu ea. Pentru a conecta un document cu mai multe pagini este mai bine să utilizați o picătură de lipici alb. Acest lucru este, în multe cazuri, mai repede și nu face o îngroșare în teancul de documente.

În cazul în care documentul are o dimensiune mai mică decât o foaie standard apoi împreună cu el ca ar trebui să fie lipite pe o foaie standard, și numai apoi tiv într-un dosar.

Toate documentele primite imediat ar trebui să cadă în container. La începutul activităților atunci când documentele nu sunt multe, containerul poate fi un dosar comun cu separatoare. Lianții cu benzi metalice flexibile nu sunt ușor de a lucra și de multe ori face reduceri pentru persoanele care lucrează cu ei, dar și mai ieftin. Dosare cu benzi de plastic sunt mai convenabile, dar acestea sunt dificil de a insera documentul în mijlocul ambalajului. Utilizarea optimă a folderelor cu mecanismul de închidere. Ele oferă maximum de confort pentru căutarea și sortarea documentelor.

În dosare groase, puteți utiliza separatoare, care definesc tipurile de documente care sunt stocate în acest container. Când antreprenoriatul ia avânt, atunci un dosar nu mai este suficientă și recipientul poate fi deja un dosar separat pentru un anumit tip de document, cum ar fi declarații bancare la facturi.

În plus față de sortarea în funcție de tipul de documente, fiecare document trebuie să fie plasat într-un container, în ordine cronologică, și anume, după data creării. Din motive de simplitate, va fi amplasat în partea de sus a mai târziu la data documentelor în partea de jos - prima. Dacă documentul are o dată înainte de sus, atunci ar trebui să fie plasat în mijlocul containerului înainte de a documentului cu o dată anterioară. În cazul în care documentele cu aceeași dată mult, ar trebui să fie în termen de această dată documentele de sortare după număr. Aici, din nou, beneficiază de mecanismul de liant, deoarece vă permite să introduceți cu ușurință hârtia în mijlocul teancului de documente.

De multe ori, puteți vedea de contabilitate, în care toate cabinetele de umplere dosare cu documente acumulate de-a lungul anilor. În același timp, în cazul prezentării unor cerințe de documente din partea autorităților de reglementare tot personalul contabil trebuie să renunțe la afacerile curente și sortate, numerotate, lucrări de ambalare pentru revizuire. Acest lucru poate fi evitat, dacă la sfârșitul anului toate documentele din pachetul de anul trecut pentru depozitare.

Containerele și dosare sunt folosite ca stocarea temporară a documentelor. Ca atare, ele nu sunt închise până în perioada fiscală. Pentru cea mai mare perioadă de impunere fiscală este un an. Cu toate acestea, pentru unii, sau un TVA UTII astfel de un sfert.

Pachetul de documente are loc pe perioadele calendaristice - mai putin de un an și nu mai puțin de o lună. În cazul în care o lună de documente omogene a acumulat o mulțime de, de exemplu, mai mult de 200 de coli, documentele pot fi ambalate într-un pas.

Ambalarea se compune din următoarele etape: pregătirea TOC (lista de registru, etc.), ceea ce face foaia de acoperire sau capacul, reticulare documente. Pentru documentele sursă, atunci când fiecare frunză este important, deoarece este necesară numerotarea tuturor instrumentelor disponibile, inclusiv cea mai mică, firul de firmware sau panglica, lipirea și etanșarea sigiliului organizației sau antreprenorul. dosare eliberate sunt reutilizate pentru următoarea perioadă de documente.

Cuprins (sau înregistrare sau lista) face rapoarte standard disponibile. Orice program de contabilitate vă permite să emită astfel de rapoarte. Cerințe speciale cuprinsului nu este. Nu este necesar să se schimbe documentele într-o cronologie dreaptă pentru a căuta un document dorit nu contează direcția de schimbare a datei, este important doar că documentele sunt ordonate după dată.

Pagina de titlu trebuie să conțină numele unei entități de afaceri (probabil un logo), numele documentului pentru a determina perioada pentru care documentele colectate.

Pentru legarea încrucișată a documentelor este recomandabil să se utilizeze echipamente speciale, cum ar fi capsator armat. Alte variante sunt posibile. Cererile pentru acest foldere individuale cu siruri de caractere sau alte dosare crește doar greutatea hârtiei și nu oferă avantaje suplimentare. În plus, mănunchiuri diferit ambalate nu se va potrivi într-o cutie de dimensiuni standard, de sub hârtie.

Pentru enumerarea documentelor primare, este recomandabil să cumpere numărătorul, care simplifică procedura. Pentru fir de firmware necesită o sulă sau microdrill. În cazul în care documentele sunt de deschidere lină și uniformă a perforatorului, instrumente individuale pentru a face găuri nu este necesară.