documente de fundal, elaborarea și proiectarea lor, conceptul de informații și de referință

- Conceptul de documente de fond

- Tipuri de documente de informare și de fond

HELP - documente care conțin text și (sau) un rezumat de informații cu privire la orice aspect tabelare special, cu privire la statutul de indicatori specifici, descrierea și confirmarea unor fapte și evenimente.

Ajutorul este, de obicei, împărțite în două grupe - informații cu privire la faptele și evenimentele cu caracter oficial și eliberate persoanelor fizice și instituțiilor interesate care atestă orice fapt juridic mai numeroase și de zi cu zi componente este al doilea grup de referință. Această poziție de referință de confirmare, salariul, locul de reședință, dependență, etc. Având în vedere că situația pentru care se eliberează certificatele, de regulă, standard aplică forme stencil uniforme. Uneori, sub forma unor certificate de formulare atașate reglementărilor.

În plus față de specificarea numelor departamentelor, agențiilor, tip de document (certificat), data și numărul de aceste forme sunt tipărite în textul standard, de exemplu, ajuta la o formă de venit personal pentru anul.

Text de ajutor începe de obicei cu un nume de familie nominativ, numele și patronimicul persoanei care a raportat informații. La sfârșitul ajutorul dat numele instituției în cazul în care acesta este reprezentat. Textul acestui certificat nu ar trebui să fie transformă arhaice care conțin cuvinte inutile, cum ar fi „ajutor real“, „a învăța să facă“ și așa mai departe. Pe Ajutorul pus data semnării și emiterea acestuia. Textului de ajutor certificată prin semnătura și ștampila.

Raportul de personal și expunerea de motive sunt de a oferi informații cu același nivel de control la altul și sunt adesea baza pentru eliberarea documentelor administrative.

ACT - un document întocmit de către mai multe persoane pentru a confirma fapte, evenimente, acțiuni. În cele mai multe cazuri, acționează ca o forță de comisii trase în mod continuu și documentul administrativ asignabile (comanda in mod normal).

În unele cazuri, actul poate fi făcută de către o persoană autorizată unul sau mai mulți funcționari. Motivele pentru pregătirea raportului poate fi diferit, prin urmare, numărul mare de soiuri de acte: acte de lichidare (a instituțiilor, întreprinderilor și organizațiilor); recepție și transmisie (cu o schimbare de conducere, cazuri de transfer, proprietate, etc.); degustare; primirea de obiecte; testare; Afaceri distrugere, bunuri deteriorate, etc.; scrie-off; inventar; audit; investigații de accidente, și altele. În cazul în care nu există stabilit formulare standard de documente act, independent de speciile care sunt formate dintr-un singur sistem.

Mai întâi de toate persoanele care constituie actul trebuie să examineze fondul problemei, să se reflecte în actul, precum și actele legislative și normative care reglementează problema. De exemplu, în stabilirea revizuirea organizării muncii cu scrisori, plângeri și petiții. Membrii Comisiei ar trebui să se familiarizeze cu reglementările standard privind desfășurarea procedurilor de propunerile, cererile și plângerile cetățenilor în organe de stat, întreprinderi, instituții și organizații. „Cunoașterea acestui document va ajuta Comisia să determine oportunitatea procedurii plângerilor de înregistrare, stocare și așa mai departe programul termeni de referință pentru verificare. actul a reflectat numai acele fapte care sunt persoane bine stabilite semnarea documentului. proiectele originale înregistrările se păstrează, de stabilire a datelor cantitative, iar apoi va pregătit deja textul documentului în pregătirea actului principal -. pentru a stabili starea reală a lucrurilor și obiectiv să le reflecte în document.

Scrisoare de management - numele generic pentru un grup mare de documente administrative, care servesc ca mijloc de comunicare cu instituții și persoane fizice, rapoarte nimic despre orice notificare.

scrisori oficiale sunt folosite pentru a rezolva multe dintre problemele operaționale care apar în managementul, prin urmare, varietatea de scrisori de lectură: cereri, notificări, invitații, reclamații, modificări, actualizări, sarcini, mesaje, explicații, memento-uri, confirmări, recomandări, sugestii, comentarii, cereri, cerințe etc.

Textul scrisorii, de regulă, este format din două părți, prima parte prezintă motivele care au determinat pregăti un document, nu poate fi, de asemenea, făcute la decizia organelor superioare, care au stat la baza întocmirii scrisorii. A doua parte prezintă cea mai mare parte a documentului, pentru care el este: concluziile, cereri, sugestii, comentarii, etc. Având în vedere volumul tot mai mare de informații, care este necesar pentru a satisface angajații aparatului administrativ, pentru a spori percepția informațiilor conținute în scrisoarea poate fi recomandată pentru a schimba ordinea tradițională de prezentare a literelor textului și începe să-l cu fondul problemei, introducerea dovezi și argumente în a doua parte.

Scrisori pentru probleme simple, pre-convenite poate consta dintr-o parte principală, fără explicații.

E-mailurile trimise de instituție, sunt împărțite în două grupuri - inițiativa și de răspuns. În cazul în care scrisoarea este un răspuns la, compilatorul indică data și numărul documentului proactiv la care răspunde. Această cerință este transferată sub formă de scrisori proactive la finalizarea de scrisori de răspuns.

De o mare importanță în pregătirea telegramelor ar trebui să aibă posibilitatea de a alege de cuvinte, pentru a transmite mai multă acuratețe sensul. telegramă scrisă limba telegrafice specială posibil fără prepoziții, conjuncții, punctuație, nuanțe de sensul cuvintelor și conectarea lor de a transmite în cuvinte ordinea de aranjare în propoziția și terminațiile acestora. În cazul în care sunt necesare semne de punctuație, deoarece acestea au un sens semantic, ele sunt scrise cu litere mici abreviat.

Documentele transmise prin fax trebuie să fie făcută în strictă conformitate cu cerințele pentru tipul de document trimis, comanda, de protocol, act, contractul, scrisoare, etc. De obicei, fax trădează informații operaționale ca un document primit prin fax nu are același efect juridic ca și documentul original sau copie legalizată a acestuia. La elaborarea documentului, care va fi transmis prin fax, ar trebui să evite utilizarea de fonturi și grafică mici componente, care sunt slab transmise prin fax. Documentele trebuie să fie imprimate clar, font sau contrast scris (negru, albastru închis) cerneală, cerneală pix contrastante.