Documentare și păstrare a evidențelor - regulile de bază de înregistrare a documentelor de personal (muncă
Nu ati gasit ceea ce cautati?
Dacă aveți nevoie de selecție individuală sau de lucru la comanda - trebuie doar să utilizați acest formular.
Următoarea întrebare este "
O chestiune privată - un set de documente care conțin informații despre angajat și vechimea acestuia.
Corectitudinea a făcut la pagina de titlu a proprietarului informațiilor verifică cartea de muncă (angajat) și asigură semnătura lui. Pe pagina de titlu oferă mai mult de un semn - persoana responsabilă pentru eliberarea cărților de muncă, el ar trebui să pună în mod clar.
Conținutul cărții de lucru are o formă de tabel (Figura 6.5.1.), Care include patru coloane: numărul de index, data (ziua, luna, anul) a bazei de date de intrare. Fără o formă de tabel, de obicei, cu o ștampilă specială se înregistrează informații cu privire la o pensie.
Completarea de înregistrare de lucru în procesul de recrutare, mai ales încă nu funcționează absolvenți și fostul tehnician de service personalului militar trebuie înainte de intrarea de locuri de muncă pentru a afla dacă documentele angajaților care confirmă perioadele de studiu, servicii sau alte activități incluse în activitatea experiență și / sau întreruperea experienței angajatului. Astfel de informații (. N 2.17 Instrucțiuni) include informații:
timpul serviciului în cadrul forțelor armate, organele de securitate de stat, inteligenta, afacerile interne, în toate tipurile de protecție;
de formare profesională în timp și în alte școli, cursuri, facultăți și școli pentru a îmbunătăți abilitățile, de reciclare și de formare;
timp de formare în școli de specialitate superioare și secundare (inclusiv timpul de lucru în echipe de studenți pe un câmp și atunci când subiectele de cercetare de contracte economice);
lucra ca membru al fermei colective.
Fiecare intrare trebuie să fie numerotate și să aibă un motiv să-l (carte de identitate militară, certificat, etc) fac.
Pentru informații despre lucrul în această organizație numerotate și datate.
Datele de înregistrare sunt data acceptării, transferul sau concedierea, preluate din ordinele cu personalul.
La completarea coloanei 3 cartea de lucru, care a înregistrat informații cu privire la activitatea, în primul rând sub forma unui antet, fără număr și dată trebuie să includă numele complet al organizației în funinginii-sponds cu carta sa. Acesta poate fi ștampilate cu o ștampilă specială sau de mână. Mai jos, fără sărind peste o linie, informații scrise cu privire la un loc de muncă în conformitate cu următorul număr de secvență cu data corespunzătoare și o trimitere la un ordin.
Toate înscrierile făcute în cartea de muncă la ultimul loc de muncă trebuie să fie certificată prin semnătura directorului sau angajat al departamentului de personal și sigiliul departamentului de resurse umane sau de întreprindere.
În acele cazuri în care în registrul de lucru umplut cu toate secțiunile relevante ale paginii, carte de lucru este completat de o căptușeală. Liner fără a înregistra muncă nu este valid. Căptușeala este cusut în cartea de muncă, completat și efectuate în același mod ca și cartea de muncă.
O chestiune privată - un set de documente care conțin informații despre angajat și vechimea acestuia.
Structura dosarului personal include următoarele documente:
inventar intern al documentelor;
profil sau formă personală a personalului contabil;
copii ale documentelor în materie de educație;
o copie a documentelor de omologare în birou;
caracteristici sau litere;
contract de muncă (contract);
o copie numirea, transferarea, ordinele de concediere;
plus față de forma personală a personalului contabil;
certificate și alte documente referitoare la angajat.
Lista internă a documentelor care conțin informații cu privire la numerele de serie ale documentelor de caz și indici, titluri, datele lor. Foi de fișiere personale, inventarul său intern numerotate separat. inventar intern semnat de compilator său, indicând pozițiile, decripta semnătura, data (fig. 1).
Dispunerea documentelor din dosarul personal este specificat în sistemul de birou uniforme de stat: inventarul intern al documentelor disponibile în dosarul personal; formular pentru personalul contabil la chestionar; autobiografie; documente de învățământ; un extras din numirea, ordinele de transfer, concediere (copii de note cu privire la angajare, prin transfer, concediere); plus față de forma personală a personalului contabil; plus față de dosarul personal al promovării integrării; certificate și alte documente referitoare la acea persoană.
În formarea lucrurilor personale în plasat copii ale documentelor pe educație (certificat, diplomă, certificat, etc). Copiile pot fi îndepărtate numai cu originalele acestor documente.
Copii ale aprobării în documentele de birou sunt plasate în afacerile personale ale companiei directori. Acest lucru poate fi o copie a procesului-verbal al consiliului de administrație sau fondatorii companiei copie Do-Bo a procesului-verbal al adunării acționarilor, ales sau a aprobat numirea oficială a deciziilor sale.
În cazul în care se aplică pentru un loc de muncă sau în momentul adoptării caracteristicilor de poziție prezentate sau scrisorile de recomandare, au depus, de asemenea într-o chestiune privată a angajatului.
Contracte de muncă (acordurile) încheiate cu salariatul, pot fi incluse în dosarul personal sau documente stocate separat, în afaceri private situate complet proiectat, semnat de un director și un angajat, ștampilată copie a contractului.
Copii ale impunerii ordinelor de penalizare, promoții, schimbarea numelui, etc. în legătură cu introducerea acestor înregistrări, în plus față de forma personală a personalului contabil în spații private, nu-schayutsya.
Certificatele de rezidență, certificate de sănătate medicale și alte documente de importanță secundară sunt grupate separat de fișierele de personal.
Pe coperta dosarului personal de sus în jos, oferă următoarele detalii:
Numele (competență nu este specificat);
Afacerile personale;
numele, prenumele, patronimicul (integral în cazul nominativ);
data afacerilor personale (ziua admiterii) începe;
data expirării dosarului personal (ziua concedierii);
număr de foi (indicate de foaie - martorul cazului);
Fișierele personale sunt stocate în cadru separat de alte cazuri, responsabilitatea pentru depozitarea acestora revine șeful serviciilor de personal.
Documente ale unui caz personal, este de dorit să se pună într-un folder-recorder.
Formele unificate de înregistrări primare pentru personalul de contabilitate se aplică persoanelor juridice de toate formele legale de proprietate.
Lista de forme de acte normative care reglementează contabilitatea muncii unificate este dată în tabelul de mai jos.
Ordinea lucrării de T-1, T 1a
Pentru înregistrarea și evidența persoanelor recrutate în cadrul unui contract de muncă, utilizate două forme standardizate ale ordinului (de instrucțiuni) privind ocuparea forței de muncă: numărul formularului T-1 este persoana responsabilă pentru primirea, pe angajat, numărul de T-1 și - în grupul lucrătorilor.
Ele indică codul de organizare și formularul de comandă; denumirea unității structurale; (ocupația de specialitate); numele, prenumele, numele mijlociu al angajatului; durata contractului de muncă; numărul angajatului; Perioada de testare în cazul în care angajatul este setat de încercare atunci când se aplică pentru un loc de muncă; condițiile de muncă și de natura muncii (part-time, în ordinea de transfer de la o altă organizație pentru a înlocui un angajat temporar absente, pentru a efectua un anumit loc de muncă, etc.). La încheierea unei lucrări-pseudonim (angajați) ai contractului de muncă pe o perioadă nedeterminată în detaliile „Data“ (număr formularul T-1) sau „Perioada de muncă“ (număr formă T-1a) rând (Count) „la“ nu este completat.
Semnată de conducătorul organizației sau a ordinului persoanei autorizate (comanda) declara angajat (angajați) la primire. Pe baza ordinului (ordine) de serviciu lucrător personal face o intrare în registrul de lucru privind ocuparea forței de muncă și completează informațiile corespunzătoare într-un card personal (Formularul № T-2 sau T-№ 2GS) și o contabilitate de deschidere a angajat cheltuieli din față.
Pentru a transfera la un alt loc de muncă T-5, T-5a
Transferul la un alt loc de muncă executat prin formularul de comandă individuală № T-5 sau T-№ 5a, include următoarele informații:
condițiile de lucru la fostul și noul loc de muncă (locul de muncă, ocupația, poziția, mărimea, rata, salariul și așa mai departe. D.).
Deoarece forma unificata conține detalii care să reflecte procesul de traducere, necesită pregătirea documentelor suplimentare - Fișa primi examinare medicală de instrucțiuni prospect, certificatele de care nu a predat valori materiale, etc ...
Ordinul semnat de șeful organizației (instituției) și semnat de către șefii direcțiilor structurale ale locurilor de muncă vechi și noi. Cerința obligatorie - semnătura angajatului care să confirme acordul său cu traducerea.
Sarcina de serviciu pentru direcția de deplasare și de raportul asupra ei T-10a performanță
Pentru documentația de personal și a documentelor conexe privind trimiterea lucrătorilor.
Primul document este numărul formularului T-10A - locul de muncă de serviciu pentru direcția de deplasare și de raport cu privire la punerea sa în aplicare. Pe baza acestui document va fi emis ordine (comanda) pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri. Sarcina de serviciu va fi semnat de către șeful de departament și aprobat de către conducătorul organizației sau persoanei împuternicite de acesta. Același document - Numărul de formular T-10a - conține punerea în aplicare a raportului de locuri de muncă, care este foarte convenabil și reduce numărul de documente create.
Ordinea în direcția de deplasare a T-9, 9a T
După înregistrarea cesiunii se pregătește un proiect de ordin pentru direcția angajatului într-o călătorie de afaceri. În cazul în care o persoană a fost trimis, ordinul se pregătește pentru numărul unificat formularul T-9, în cazul în care, în același timp, a trimis câțiva muncitori folosit număr formă T-9a. Ordinul de a trimite o misiune a unui lucrător de serviciu personal, semnat de către conducătorul întreprinderii sau de persoana autorizată de acesta.
Ordinea trebuie să conțină: numele, prenumele, patronimicul; poziția călătorului; o unitate structurală; scop, ora și locul de călătorii de afaceri. Dacă este necesar, pot fi menționate ca surse de plata cheltuielilor de călătorie sau alte condiții în direcția de deplasare.
Certificat Călătorind T-10
După semnarea ordinului de trimitere a călători certificat este eliberat sub forma № T-10.
Deoarece cheltuielile de deplasare sunt plătite zile întregi, certificatul este documentul contabil, care înregistrează angajatul ora de sosire la destinație și ora plecării de la ea. În același timp, marchează sosirea și plecarea către fiecare destinație și certificat nu numai semnătura funcționarului responsabil, dar tipărirea. Cel mai adesea certificat de călătorie a sosit în organizarea personalului pregătește un secretar.
Călătorind certificat este eliberat într-o singură copie și autentificat.
Programul vacanță T-7
Acesta a emis o serie de documente de vacanță, care se deschide programul de vacanță, întocmit pentru fiecare an calendaristic (număr formularul T-7). Programul de vacanță este parafat de către șeful departamentului de personal, șefi de departamente, au fost de acord cu organul sindical ales (dacă este cazul) și aprobat de către conducătorul organizației sau persoanei împuternicite de acesta. Graficul este de obicei lăsați în 3 exemplare, unul reținut de către personalul angajat înregistrează master, celălalt se transmite la departamentul de contabilitate, precum și o treime sub forma extractului este transferat la unitățile structurale.
Comanda concediu de acordare T-6, T-6a
Când plasați o comandă la un anumit lucrător de închiriere utilizează sub formă unificată № T-6. În cazul în care o vacanță se eliberează mai mulți angajați care constituie o comandă unificată pentru numărul formularului T-6A, ceea ce este tipic pentru perioada de vacanță de vară, și mai ales în școli.
Ordinul de acordare a concediului la numărul formularului T-6 sau numărul de T-6A este compus din angajat al serviciului de personal sau de persoana autorizată, semnată de conducătorul organizației sau autorizată de această persoană este declarată la angajat cu confirmare de primire. Pe baza acestuia face o marcă în cardul personal (numărul forma numărul T-2 sau T-2GS) și contul personal și pentru a produce salarizare pentru vacanta.
Ordinea (ordinea) a încetării contractului de muncă (contract), T-8, T-8a
Pe baza unei declarații personale sau memo pregătit un proiect de ordin. Ordinea (ordine) încetarea unui contract de muncă are un număr unic formular T-8 la concedierea salariatului și numărul de T-8a - câțiva muncitori.
Ordinea de concediere este obligat să precizeze motivele pentru care a părăsit un loc de muncă cu referire la articolul din RF LC. Comanda este înregistrată după semnarea. lucrătorilor de foc familiarizat cu ordinea și pune viza. Comandați o copie este plasată într-o chestiune privată.
Ordinea (ordine) privind promovarea T-11, T-11a
Există forme standardizate de ordine de promovare: Număr formular T-11 - „Ordinul (ordine) privind promovarea angajaților“, publicat de un angajat, iar numărul formularului T-11a - „Ordinul (ordine) privind promovarea lucrătorilor, care este utilizat atunci când încurajată mai multe persoane. Baza pentru pregătirea acestor ordine este un cap memo (vizualizare) al departamentului, care lucrează pentru a încuraja lucrătorii. Încurajat familiarizat cu ordinea, punând semnătura pe prima instanță la documente. În continuare, pe baza ordinea în care personalul de serviciu lucrător face intrările corespunzătoare în cartea de vizită personală a angajatului (Formularul № T-2 sau T-№ 2GS) și registrul de lucru.
Card de personal T-2
Card de personal - documentul principal pentru personalul contabil al întreprinderii, care reflectă toate informațiile necesare cu privire la identitatea lucrătorului și munca lui. carduri personale formează personalul de card și situat în ea, în funcție de numărul de angajați, fie în ordine alfabetică, fie prin diviziuni. Cardul este format din 4 pagini care conțin grupuri tematice. Prima și a doua pagini sunt completate atunci când se aplică pentru un loc de muncă și să furnizeze informații generale cu privire la angajat; al treilea și al patrulea proces de completare.
Angajat card personal (Formularul № T-2) umple personalul de serviciu lucrător pe baza: ordinea (ordinea) a lucrării (formularul № T-1 sau T-№ 1a); pașaportul sau alt document de identitate; carte de muncă sau un document care să confirme experiența de muncă; certificat de asigurare de asigurare de pensie de stat; documente de înmatriculare militare - pentru serviciul militar și persoanele care fac obiectul militar obligatoriu; document în educație, calificare sau cunoștințe speciale - atunci când se aplică pentru un loc de muncă care necesită cunoștințe speciale sau pregătire specială, precum și informațiile raportate angajatului însuși. În unele cazuri, ținând cont de specificul lucrărilor, în conformitate cu legislația românească în vigoare, pot fi furnizate trebuie să prezinte documente suplimentare.
. La completarea articolului 5 din „limbi străine“, secțiunea 1 a formularului indică gradul de cunoaștere a limbii: „fluent“, „citit, și eu pot explica“, „se poate citi și traduce cu un dicționar“. Experiența de lucru (totală, neîntreruptă, dând dreptul la o indemnizație de ani de serviciu care dă dreptul la alte prestații stabilite în organizație, etc.) se calculează pe baza înregistrărilor din registrul de lucru, și (sau) alte documente care să ateste experiența corespunzătoare. În cazul în care informațiile cu privire la angajat, după numirea sau călătoria sa la locul de muncă (schimbarea numelui, starea civilă, educație, și așa mai departe. D.) În cartea sa personală se face pe baza documentelor relevante (pașaport, carnet de muncă, carte militare și așa mai departe. D.) corespunzător datele pe care departamentul de personal angajat asigură semnătura sa.
La concediere (demitere) a angajatului în cartea sa de personal trebuie să poarte data numărul de ordine și motivul concedierii (de eliberare), apoi trece cardul la arhivă. Termenul de valabilitate este de obicei de 75 de ani.