document de procesare Arhivistic modul de a face munca ta de afaceri mai bine

Cei care au citit povestea Albă ca Zăpada, știu că una dintre cele mai importante secrete ale managementului eficient este în ordine. Încercați să-și petreacă cel puțin o curățenie de primăvară în documentele - și mâine compilare a raportului trimestrial, sau căutați pentru următoarele facturile nu va părea un număr de coșmar una în viața ta de birou. Dar, mai întâi vă rugăm să aveți răbdare: procesarea de arhivare pot pregăti pentru tine o serie de surprize „de poveste“.

Care este procesarea arhivă și ceea ce este pentru

prelucrare Arhivistic - nu un lux, nu un capriciu și nu obsesia arhiviștilor riguroase obsedat de dorința de a crea un univers coerent de armonie și ordine, fără a părăsi locul de muncă. Așa cum am menționat anterior, arhivarea documentelor este în cadrul unui studiu instituțional clar. de prelucrare a documentelor efectuate în mod corespunzător ajută la evitarea problemelor legate de desfășurarea auditului și a altor verificări de către autoritățile publice. De asemenea, face mai ușor pentru a căuta documentele de raportare necesare și recuperarea informațiilor pierdute pe baza documentelor arhivate, și mutarea companiei dintr-un loc vă permite să ia în considerare și de a salva fiecare ultima frunză.

Principalele etape ale prelucrării de arhivare a documentelor

Compoziția activităților de prelucrare de arhivare a documentelor depinde de nevoile companiei si profesionalismul personalului care le-ar putea evalua în mod corespunzător. În forma sa cea mai generală este împărțit în patru etape principale de arhivare.

Examinarea valorii documentelor. În timpul examinării a stabilit valoarea științifică, istorică și practică a documentelor. Aceste documente, care sunt pentru organizarea unui anumit valoare, sub rezerva de prelucrare arhivistică în continuare. Printre ei sunt obligați să fie:

• Documente legate de principalele activități ale organizației: documentele constitutive ale procesului-verbal al Consiliului de administrație și adunarea acționarilor, comenzi din activități de exploatare, reuniuni ale acționarilor, bilanțurile anuale, estimările de venituri și cheltuieli, de personal.
• Documente legate de activitățile financiare și de afaceri: înregistrările contabile, documentele contabile primare și cererile lor, contracte pentru furnizarea și primirea de servicii și altele.

• Personalul de documente: contracte de muncă (contracte), ordinele privind angajarea și concedierea, transferul de angajați, documentele de salarizare (salarii, conturi personale), cardurile personale concediați angajații (Formularul T-2).

Sistematizarea documentelor și formarea de afaceri

Conform listei de documente administrative standard, produse în activitatea organizațiilor, cu indicarea perioadei de valabilitate, în această etapă este formarea documentelor afacerilor privind personalul, permanent, temporar (până la 10 ani) și pe termen lung (peste 10 ani), termenul de valabilitate.

Descrierea și înregistrarea cazurilor. Această procedură este guvernată de arhivele zakonomRumyniyai include un liant sau de afaceri cu caracter obligatoriu, foi de numerotare, elaborarea de etichete de asigurare, compilare de inventar intern documente caz, înregistrarea capacului de caz. Pentru cazurile de timp de stocare temporară a permis eliminarea parțială a cazurilor.

Pe baza rezultatelor de etape de bază posibile pentru a efectua alte proceduri referitoare la pregătirea cazurilor de distrugere, transferul documentelor depuse la arhivele de stat și dezvoltarea gamei de cazuri. Fiecare dintre acestea pot fi efectuate în legătură cu alte activități, și separat de acestea.

Cazuri speciale de practici de prelucrare de arhivă

Chiar dacă ați studiat cu atenție legislația arhivistică care reglementează procedura de prelucrare arhivistică și interogat colegii bine familiare, se poate argumenta că, fără experiența corespunzătoare a erorilor și incidentelor evitați toate la fel nu poate fi foarte probabil. Luați în considerare câteva cazuri din practica „Delice Arhiva“, pe care experții au avut de a face cu o serie de documente atat companii private si cu arhivele federale.

Determinarea perioadelor de retenție. În ciuda faptului că sunt aprobate documente caietul de sarcini standard, generate în organizație și a dezvoltat servicii online de specialitate pentru a determina perioada de valabilitate a documentelor. de multe ori includ un anumit document într-un anumit tip, în funcție de timpul de stocare este foarte problematică.

Unele documente nu sunt încă incluse într-o listă nu este o listă a principalelor documente. În URSS, această problemă este rezolvată prin introducerea unui sistem de liste din industrie, care au inclus specifice fiecărei industrii (construcții, petrol și gaze și altele.) Documente. experți de azi companiile de arhivă trebuie să recurgă la astfel de liste pentru a determina perioada de valabilitate a anumitor documente, dar muritorii de rand accesul la astfel de liste este destul de dificil. De exemplu, multe instituții de credit în timpul procesării de arhivă, spre surprinderea constatare că nu există încă nici o listă corespunzătoare a documentelor, în conformitate cu care acestea pot fi clasificate. Ca o regulă, companii cu o mare experiență de prelucrare de arhivare arhivă această problemă poate fi rezolvată în mod legal, dar că arhiviști au nevoie pentru a explora multe acte juridice și de a implica alți specialiști în funcție de necesități.

În plus, pot exista erori din cauza necunoașterii nuanțele de depozitare a anumitor tipuri de documente, perioadele de păstrare sunt stabilite prin lege în liste. Astfel, atunci când se stabilește termenul de valabilitate a contractelor tind să uite că se calculează ținând seama de durata contractului. De exemplu, un contract de ipotecă poate depozitat în final timp de 5 ani și 30 de ani, la rata de: 25 ani + 5 ani contractul de ipotecă de depozitare. În cazul unor litigii sau inspecții de către autoritățile de reglementare nu dispun de tratat puternic poate duce la consecințe neplăcute pentru organizație. În alte situații, victimele nu pot fi angajați ai societății, așa cum este ilustrat în practica „Căile Ferate din România“. În cazul în care procesarea de arhivare a documentelor cu privire la personalul bazate pe modelul listei funcționarilor constatat că pontaje trebuie să fie stocate timp de 1 an. Cu toate acestea, în aceeași listă indică faptul că, atunci când este vorba de producție dăunătoare, masa trebuie să fie menținută timp de 75 de ani. Ca urmare a unei definiții incorecte a cardurilor de raport stocarea documentelor pe termen lung au fost distruse, iar muncitorii RZD au rămas fără o creștere semnificativă a pensiilor lor în viitor.

Cum de a determina compoziția de activități de prelucrare de arhivă

Astăzi companiile de arhivare ofera un set diferit de servicii în cadrul a ceea ce poate fi considerat de prelucrare a documentelor de arhivă, și, prin urmare, costul acestor lucrări pot varia considerabil între artiști diferiți. Cum de a determina care set de măsuri este necesar este organizația? În acest scop, „Delis Arhiva“ oferă gratuit Express-audit. care vă permite să evalueze starea actuală a arhivei întreprinderii cu recomandări suplimentare pentru îmbunătățirea acestuia. De obicei, un expert de evaluare preliminară a stării arhivei durează de la câteva ore (pentru companiile mici și mijlocii), la trei zile (pentru companiile mari) și necesită prezența unui membru al personalului (sau arhivarul contabilului-șef sau un director administrativ, etc.).

În plus față de suma totală a înregistrărilor stocate și a proceselor de conducere și documentele contabile exprimă un audit ajută să analizeze riscurile de pierdere a documentelor și a accesului neautorizat la informații confidențiale și eficiența utilizării spațiului arhivei. Inutil să spun că o evaluare preliminară vă poate salva de la costuri suplimentare asociate cu determinarea incorectă a nevoilor de arhivare ale organizației, iar unele dintre erorile care apar din cauza necunoașterii complexitatea măsurilor juridice și organizatorice pentru prelucrarea arhivelor.