Distrugerea contabilitate documente Procedura, termenii și penalități de act

Bine ai venit! În acest articol, vom spune despre distrugerea documentelor contabile.

1. Ceea ce se înțelege prin documentul contabil și care este termenul de valabilitate a principalelor documente contabile;
2. De ce am nevoie pentru a distruge documente;
3. Cum se în mod corespunzător și în ce formă problema procedurii de reciclare pentru organizarea documentelor;
4. Care sunt diferitele moduri de a distruge informații în presa scrisă și electronică;
5. Ceea ce poate duce la pierderea unui document din vina angajatului. Tipuri de măsuri disciplinare.

Orice companie, organizație sau întreprinzător individual, indiferent de proprietate are propriul flux de lucru. Dar vine un moment în care noi documente nu este suficient spațiu. Cum să fie în această situație? Ce se poate face cu documente vechi, deoarece acestea ar trebui să fie prezent în departamentul de contabilitate? Cum de a distruge după data de expirare?

Motivele pentru distrugerea documentelor

Flux de lucru - mișcarea tuturor documentelor în contabilitate de la data primirii la executarea finală sau de a le depune în afaceri și de livrare la arhiva pentru depozitare. înregistrări contabile care să reflecte toate costurile și veniturile companiei.

Mișcarea implică mai multe tipuri de documente:

1. Documentele oficiale care sunt create în organizație, se deplasează numai în magazinele sale și aici.
2. Documentele elaborate în cadrul companiei, sunt destinate altor companii, contractori. Acestea sunt numite de ieșire.
3. Primite, care este dezvoltat de către alte companii și ar trebui să fie stocate în organizație rezultată.

Fiecare document în cursul activității întreprinderii este supusă unui număr de acțiuni:

• Transferul de la o altă entitate la departamentul de contabilitate, sau dezvoltarea în tranzacția de afaceri;
• Fiecare prelucrare contabil, și anume adoptarea, de umplere, posta facturi, dacă este posibil;
• Verificarea înregistrării și completați organizației-mamă;
• Depozit.

Documentele contabile constituie mai mult de jumătate din volumul total de circulație a documentelor la întreprindere. Să ne gândim care sunt regulile de depozitare a acestor documente.

Recent, un document electronic foarte frecvente. Contabil trebuie să ne amintim că fișierele care conțin un document anume, sau software-ul de baze de date de arhivă, sunt supuse aceluiași stocare pe termen lung.

Pentru toate tipurile de documente care au nevoie pentru a stoca în orice moment, sub rezerva următoarelor documente reglementate și de reglementare care definesc regulile și termenii din arhivă:

Toate bază documentară, care necesită stocarea pe termen lung pot fi împărțite în grupe:

• Primar. care pot fi atribuite sub formă de contabilitate a mijloacelor fixe, obiecte de inventar, salarizare;
• Documentele contabile. că este, rezultatul final al formatului de raportare a pune în fondul de pensii, asigurări sociale, impozit. Conturile pot fi, de asemenea, considerate acte de audit și de audit;
• Informații Informații despre organizație. adică, aceasta este politica, care include documente care reglementează contabilitatea de gestiune, managementul resurselor umane, elaborarea și executarea de management al documentelor în întreprindere contabilitate.

Aceste informații sunt stocate diferite de ori, la fel ca în cursul normal al activității personalului contabilitate compania le folosesc adesea pentru a profita de informațiile conținute în ele.

În ceea ce privește, în cadrul fiecărui document? Care sunt condițiile de păstrare a documentelor?

De exemplu. contracte și suplimentare. acordurile la acestea sunt stocate timp de cinci ani sau mai mult de la data expirării. Procurile certificate de finalizare, declarații salariale și sunt păstrate timp de cel puțin cinci ani. Dar, în lipsa unor conturi personale de pe statul de plată, declarațiile trebuie să fie depozitate pentru un timp mai îndelungat, chiar și până la 75 de ani, în cazul prevăzut în organizație.

Există documente, termenul de prescripție, care este mărită la 75 de ani.

Printre acestea se numără:

1. Documentele care conțin informații despre angajați, carduri personale, facturi salariale personale, contracte încheiate direct cu angajații.
2. Declarații contabile.
3. Raportarea către autoritățile FIU, FSS, Rosstat privind rezultatele pentru anul. Rapoartele trimestriale trebuie să fie prezenți cel puțin 6 ani.

Informații despre sancțiunile impuse sunt păstrate timp de cel puțin cinci ani.

Principala perioadă de stocare a tuturor documentelor de până la cinci ani, în unele cazuri, mai mult, dar nu mai puțin.

Pregătirile pentru distrugerea documentelor contabile

Aruncați sau distruge orice documente de auto-contabile este imposibilă, deoarece informațiile conținute în acestea, ați putea avea nevoie în timpul auditurilor de către firmele de audit.

Mulți angajatori trebuie să păstreze toată baza documentară, și nu-l distrug chiar și după expirarea termenului de cinci ani, pur și simplu, din cauza necunoașterea legii privind distrugerea sau livrarea la arhiva.

Să ne gândim în detaliu procedura de distrugere a documentelor:

Distrugerea documentelor contabile - aceasta este o procedură importantă în întreprindere, care necesită o atenție specială și de prelucrare. În cazul în care nu se realizează conform legii, organizația poate fi supusă impunerii răspunderii administrative, în unele cazuri, penale.

Pe distrugerea determinată numai acele documente și fișiere electronice „timp otpylilis' în arhivă, adică, ei au părăsit termenul de valabilitate.

Primul lucru pentru a determina documentele de valoare. În acest scop, o comisie specială de experți, care determină importanța fiecărui document, precum și posibilitatea de distrugere a documentelor cu termen de valabilitate expirat.

Pentru o evaluare mai exactă și cuprinzătoare a Comisiei este invitat să depună ofițer, șef contabil, avocat, șef adjunct al organizației. Membrii acestei structuri pot fi independente, care este atras de oameni din afara cu studii corespunzătoare.

Șeful scrie un ordin de instituire a Comisiei. Această comisie se face o singură dată și este valabilă ori de câte ori anularea documentelor de eliminare.

Competența experților include:

1. Un inventar al tuturor documentelor de arhivă.
2. A face o listă de viață a documentelor de valabilitate a expirat și supus distrugerii.
3. Elaborarea unui act privind reciclarea.
4. Dacă se dorește, se cântărește coșul de gunoi documentar.
5. Prezenți în mod direct în procesul de lichidare.

Cu ajutorul acestor competențe constituie un act de experți, inclusiv o listă de documente care urmează să fie distruse. Cum de a face distrugerea dreptului?

Actul de distrugere a documentelor contabile

Forma instrumentului dezvoltat de către membrii comisiei și semnat de către fiecare dintre ele și directorului, sigiliul organizației. În mod clar lista înscrisă în actul de a arăta momentul declarației privind depozitarea și eliminarea termenilor cu el cercetat.

Dacă îndepărtarea bulgăre de depozitare a unui număr mare de purtători de informație de hârtie, acestea pot fi luate ca materie primă secundară. Atunci când este disponibil un punct de acceptare a deșeurilor de hârtie din apropiere, atunci este un contract de eliminare a deșeurilor.

În plus, balotul de hârtie transportat să se predea. Angajații unui astfel de element prescrie un act de deșeuri de hârtie care indică greutatea hârtiei și prețul pe kilogram, iar suma totală este calculată. Cash a primit o grămadă de documentare inutile, vine în conturile societății.

Comisia poate decide cu privire la distrugerea mâinii, care este o formulare normală atunci când o cantitate decalaj mică de hârtie. Puteți toca documentele pe o mașină specială numit un tocător. Prin trecerea foii de hârtie prin intermediul dispozitivului de tăiere are loc pe o bandă foarte subțire, care poate fi apoi arse sau supuse dizolvării chimice.

Arderea de hârtie, vă puteți da peste o problemă cu pompieri, deci cel mai bine este de a trece hârtia la fabricile de prelucrare sau puncte de colectare a deșeurilor de hârtie.

O altă metodă de eliminare în mod alternativ, poate fi dizolvat prin acizi chimici sau alte substanțe chimice care dăunează și mediului înconjurător. Ca o regulă, ultima modalitate de a scăpa de hârtie este foarte scump.

Toate acțiunile privind eliminarea hârtiei înregistrate în actul de a scrie distrugerea documentelor semnate de către membrii relevante ale examinării și prezent la procesul de oameni independenți.

Deoarece mass-media electronice distruse

În plus față de informațiile pe suport de hârtie poate fi, și este stocat în ultimii ani mai mult și mai mult pe suport electronic. Documentele electronice sunt de obicei stocate pe serverele de companii mari sau organizații mici creier de calculator.

Comisia, în aceeași parte a procedurii de obținere a acestora vybrakovyvaniyu schema acceptate. Acest lucru este determinat de lista de fișiere expirat, reciclabile, și apoi există foarte eliminarea.

Pentru distrugerea documentelor electronice, folosind mai multe metode:

Întregul curs de acțiune ar trebui să se reflecte în actul de distrugere a fișierelor electronice.

Principalul lucru, distrugerea de orice fel de documente pe care trebuie să vă asigurați că nu mai multe copii salvate pentru a păstra confidențialitatea informațiilor, nu a existat nici o distrugere a documentelor necesare pentru orice caz pe termen lung.

Distrugerea Termenele limită ale Comisiei se definește, este timpul în care se întâmplă întreaga procedură de eliminare.

Ce se poate face în cazul în care un document este pierdut

Există situații în care, din orice motiv, documentul poate fi pierdute sau pierdute.

Aceasta se poate întâmpla atunci când următoarele cazuri de forță majoră:

• foc;
• Cutremurul, cu distrugerea completă a clădirii, care găzduiește arhiva;
• inundații;
• Jaf.

În acest caz, documentele ar trebui să restabilească, în măsura în care este posibil, chiar dacă o astfel de procedură este dificilă și, în unele cazuri, imposibil.

La apariția dezastrelor naturale și a purtătorilor de informații daune trebuie să documenteze acest precedent înregistrare scrisă. O astfel de clearance-ul scris va prelungi timpul de recuperare.

În cazul în care deteriorarea sau pierderea a fost cauzată de un angajat, cum să fie în această situație? Cu nevoia vinovat de a lua o explicație scrisă a faptului și motivele pierderii, cu ajutorul cărora șeful va decide ce măsuri să se aplice angajatului.

Astfel de măsuri sunt reglementate de art. 193 din Codul muncii. Penalizare sau alte măsuri disciplinare împotriva făptuitorului ordinelor emise de personal, urmat de ardere.

Sancțiuni pentru distrugerea documentelor

În cazul în care deteriorarea sau pierderea documentului a fost cauzată de un angajat, atunci este posibil să se impună responsabilitatea pentru distrugerea:

1. Responsabilitatea administrativă - poate apărea în caz de pierdere sau de încălcare a reglementărilor de păstrare a documentelor debarasarea prematur, care poate denatura rezultatele financiare în timpul inspecțiilor. Pe oficial emis o penalizare de 2 - 3 mii de ruble ..
2. Brut - suprapuse pe fiecare document nu este furnizat în timpul inspecției de până la 200 de ruble. până la 10 mii. freca. pe documentele pierdute sau distruse pentru orice perioadă fiscală de până la 30 de mii. freca. în cazul deteriorării pe parcursul mai multor perioade.
3. Penal - în cazul în care verificarea a arătat că documentul pierdut dispune de evaziune fiscală, pedeapsa este a crescut de la 100 de mii de ruble .. până la 300 mii. freca. Ofițerul responsabil pentru deteriorarea documentelor, ceea ce a dus la jefuirea statului poate profita de salarii timp de 1-2 ani. Sau poate fi un arest timp de 2 ani, cu îndepărtarea din funcție. În cazul în care plata taxelor nu a fost făcută într-o scară largă, sancțiunile variază de la 200 de mii. Frecați. de până la 500 de mii. freca. confiscarea salariu de la 1 la 3 ani sau arest timp de 5 ani, cu îndepărtarea de 3 ani.

Șeful trebuie să se asigure că documentația a fost pierdută este restabilită. Deoarece nerespectarea acestei reguli va fi aplicată pedeapsa fermă.

Responsabilitatea pentru menținerea documentului se sprijină pe umerii contabilului-șef. El este cel care trebuie să țină evidența subordonații lor în pregătirea și desfășurarea situațiilor financiare în unitățile structurale sau anumite grupuri.

După asigurându-vă de corectitudinea documentului, contabilul-șef Cusaturi caz și le trimite în arhivele organizației, indicând durata cazului de depozitare. După expirarea acestei perioade, o comisie specială, care determină distrugerea documentelor.

O astfel de procedură ar trebui să acționeze în fiecare societate, sau orice omisiuni ar putea avea un impact negativ asupra funcționarilor de resurse financiare sau organizația în sine.