De ce aveți nevoie de document electronic

Instrucțiuni pentru contabil

Teste pentru contabil

In prezent, nevoia pentru sistemul de management al documentelor electronice organizațiilor este deosebit de acută. Numărul de mesaje primite este în continuă creștere. Corespondența cu partenerii, clienții, sucursale din cadrul organizației - un flux nesfârșit de informații care necesită prelucrare și sistematizare. Dezvoltarea resurselor Internet adaugă viteza fluxului de informații într-o organizație. Și aceste documente au nevoie, de asemenea, să se înregistreze și să participe la un tratament pentru a efectua.

Cum să nu se piardă în teanc de hârtie, nu pierdeți documente importante din ramura executivă? Cum de a găsi rapid o scrisoare din partea organizației-mamă, petrece un minim de timp pentru a căuta?

De exemplu, urma calea unui contract de furnizare a echipamentelor necesare pentru realizarea atelierului №1 comandă urgentă. Foreman №1 a fost de acord cu furnizorul, și ia cerut să trimită un contract cu titlu oneros și concluzie.

Inițial, contractul revine secretarului, înregistrarea are loc în calea revistei, care, ca de obicei, umplute manual. Apoi, contractul este pe biroul unui director de așteptare pentru rezoluție. Acesta se află într-un teanc de hârtie, de așteptare singur rândul lor. A doua zi, totul vine la el. Rezoluția obținută și contractul este trimis înapoi la Secretarul General să înceapă calea reconcilierii.

Și acordul nostru pe 5 pagini sunt copiate Serviciului juridic, pentru contabilitate, pentru planificarea și departamentul economic. Totalul acesta se adaugă încă 15 pagini. secretar în continuare umple mutați manual documentele de jurnal, iar apoi picioarele poarta o copie a contractului pentru departamentele specificate. Odată ajuns în birou, contractul este conectat corespondența de intrare a departamentului, și apoi stabilește într-un teanc de hârtii pe birou.

Copii ale vieții contract de propria lor, uneori foarte imprevizibile. Unele dintre ele sunt pierdute. Nu este înfricoșător, deoarece secretara nu are originalul, de la care aveți posibilitatea să eliminați din nou, mai mult de o copie. Și dacă nu, vă puteți uita întotdeauna printr-o revistă și pentru a găsi pe cineva care are originalul. Apoi, începe un proces complicat de copii consolidarea într-un singur acord cu toate remedierile din serviciile în cauză. De obicei, acesta este întârziat o zi sau două, și chiar mai mult cu detectarea responsabil pentru acest eveniment important, o campanie bazată pe departamentele pentru a colecta copii ale copiile notelor servicii potrivite.

În cele din urmă, contractul convenit, aprobat și semnat în mod oficial. Numărul de zile petrecut la locul de muncă, în medie, variind de 8-15, și apoi, dacă cealaltă parte la contract nu va pierde timpul pe de acord cu serviciile lor. Șeful este șef al departamentului №1 și voios spune că acordul a fost semnat și se poate lucra. Pe ce îi răspunde șefului: necesitatea contractului nu mai era, în calitate de client, știind că lucrarea nu a început, și-a retras ordinul lui și a apelat la un concurent.

Sună familiar, nu-i așa? Și cât de multe documente dispare în cadrul organizației? Nimeni nu contează costul de costul de căutare a documentelor, redactarea, negocierea contractelor și a documentelor interne. Numai costurile de cartușe de hârtie și cerneală pentru imprimante, reumplere poate fi estimat cât de mult resursele organizației mănâncă documente.

Soluția este introducerea sistemelor electronice de gestionare a documentelor. În acest caz, este posibil să se evalueze în termeni monetari, timpul petrecut de personal pe documente. Există un singur jurnal al documentelor de intrare, ieșire și interne cu nomenclatura clar definită a afacerilor. Nu este nevoie de înregistrări fără sfârșit în cadrul departamentelor. Programul constată utilizatorii sunt de acord de document. Capul este capabil de a urmări întregul traseu al documentului, de la înregistrarea sa în revista, iar ultimul raport al directorului executiv cu privire la activitatea desfășurată.

Multe organizații să renunțe la introducerea de gestiune electronică a documentelor, pentru că ei trăiesc astăzi și să nu se gândească la perspectivele lor de viitor. Există o presupunere greșită că documentul nu afectează activitatea. Cu toate acestea, nu este. Viteza de circulație a documentelor în cadrul organizației, calitatea de prelucrare a informațiilor primite afectează în primul rând pe liderul de luare a deciziilor manageriale.

Efectul introducerii SED - este, în primul rând, îmbunătățirea calității activității organizației în detrimentul construirii unei ierarhii clare a unităților implicate în fluxul de lucru, transparența activității lor. În al doilea rând, economia de resurse financiare și umane, în legătură cu reducerea consumului de hârtie și așa mai departe. Realocarea timpului personal la lucrări mai populare.

un expert de lider în domeniul automatizării fluxului de lucru