De ce ai nevoie de un jurnal al documentelor de intrare cum să
Multe organizații mari au trecut mult timp la sistemul electronic de documente. Dar astfel de programe sunt în loc nu în toate instituțiile, prin urmare, faptul de primire a corespondenței se înregistrează într-un registru special. Acesta este un element esențial al managementului fiecărei organizații.
Jurnal de documente primite: concept, scopul utilizării
Acesta poate fi realizat pe suport de hârtie sau în format electronic. În mod normal, efectuarea de forma selectează managementul organizației. În ultimii ani, devin reviste digitale foarte comune pentru a vă ajuta să organizați și să stocați un volum mare de informații primite.
De obicei, scrisorile sunt înregistrate în ziua sosirii lor în secretariat sau la birou. Pentru un cont pe deplin de nevoia lor de a vă conecta corespondența de intrare. Aici sunt scopul principal de utilizare:
- Păstrarea, ordonarea și prelucrarea ulterioară a comunicațiilor de intrare;
- Executarea în timp util a deciziilor de management operațional;
- Monitorizarea activităților angajaților cu privire la aspectele externe și interne;
- Efectuarea de lucru eficient cu ajutorul documentelor de intrare.
Angajate în completarea funcției de secretar sau angajat, în funcție de întreprindere și organizarea activităților sale. Dacă nici unul dintre acești angajați în cadrul organizației acolo, conducerea va desemna o persoană responsabilă de a fi acuzat de obligații jurnalizarea.
Unii oameni cred că există vreun jurnal special eșantion de corespondență de intrare, care ar trebui să fie aceeași pentru diferite companii. Dar nu este - nu există nici o formă unică nu există. Lipsa modelului stabilit conduce la faptul că directori de afaceri sunt de multe ori pe cont propriu include anumite coloane suplimentare, în plus față de revista principală.
Forma de hârtie al revistei
Jurnal documentelor de intrare în formă de hârtie originală arată ca o carte de format A4, realizate în imprimarea. Toate paginile sunt realizate sub formă de tabel. Comoditatea principal al managementului jurnal de bord este abilitatea de a insera coloane suplimentare, în conformitate cu nevoile unei anumite firme.
În ceea ce privește datele unui document de intrare, acestea pot fi fixate pe partea stângă și dreaptă a paginii. Se acordă permisiunea de a utiliza pentru înregistrarea stilou cu cerneală albastră, violet, albastru sau negru. Se recomandă să se folosească pixuri, nu gel, pentru o mai bună conservare a informațiilor importante.
Revista de hârtie - este cea mai bună opțiune de înregistrare a corespondenței primite cu o perioadă lungă de valabilitate. Dar el are și dezavantaje. Uneori aproape întreaga carte trebuie să defilați pentru a găsi scrisoarea corectă asupra datelor.
Forma electronică a revistei
Căutarea de informații, sortarea informațiilor, instalarea de filtrare - toate acestea este posibil în cazul în care societatea menține un registru electronic al mesajelor primite. În tabel, se poate plasa cu ușurință un link către o copie a unui document care a fost scanat.
În cazul în care jurnalul este stocat pe serverul de intranet în organizația dumneavoastră, accesul la acesta are doar câțiva angajați care sunt responsabili pentru schimbul de corespondență.
Jurnalul de bord electronic nu este duplicat pe hârtie. Găsiți documentul nu este dificil. Dar, cu o astfel de formă a revistei este întotdeauna posibilitatea de denaturare a informațiilor importante despre artist, data primirii scrisorii, rezoluție.
Multe organizații preferă să aibă încredere în datele referitoare la revista de hârtie corespondență.
Despre sistem electronic de management al documentelor
Un astfel de sistem este o metodă modernă de înregistrare a corespondenței primite. Fiecare document trebuie să fie un anumit card
Sistemul electronic de management al documentelor, există întotdeauna un risc de acces neautorizat la informații importante. Fiecare angajat al societății ar trebui să aibă propria pagină cu date specifice. Accesul la acesta poate fi obținut prin introducerea parolei. Dar atacatorii pot, în orice moment pentru a sparge codurile secrete și să obțină acces la informații foarte importante.
Singura cale de ieșire din situații periculoase se vor autentifica în format de hârtie. gestiune electronică a documentelor este utilizat exclusiv pentru documentația administrativă:
- de gestionare a comenzilor.
- Diverse ordine emise în scris.
Numără log documentelor de intrare
Revista ar trebui să aibă unele grafice care necesită umplerea obligatorie.
În ceea ce privește camerele, acesta este compus din mai multe numere și litere, care urmează să fie atribuite unui anumit document. Asta e numele lui de cod.
Cele mai multe organizații folosesc o structură în trei părți, în care cele trei figuri principale prezente. Prima dintre ele se referă la codul unității structurale, al doilea - codul revistei în conformitate cu nomenclatura instituției afacerilor sau o unitate structurală, iar al treilea - un număr de serie al fiecărui document.
Numărul de înregistrare de cifre pot fi separate prin caractere „liniuță“ sau „liniuta oblică.“ Data documentului se referă la ziua, luna și anul sosirii sale în funcție de o anumită organizație. În primul rând, toate necesare la documentul sunt înregistrate, iar apoi, în colțul din dreapta jos al indicarea datei și numărul de înregistrare. Aceasta este o informație foarte importantă, care trebuie să se reflecte în document.
Incoming mail este împărțit în interne și externe. Ea poate veni sub forma de documente, cum ar fi:
- Și memorandumurilor explicative.
- Comanda.
- Declarații.
- Scrisori.
- Telegrame.
- Diverse referință.
În cazul în care un reporter este o persoană juridică, indică numele organizației (obligatoriu).
Marca privind performanța și rezoluția sunt considerate cele mai comune grafice care pot fi incluse în plus în registrul de e-mail primite.
Șeful examinează documentul de intrare, și apoi scrie-l la o rezoluție. Acesta este un titlu administrativ pentru artist, care spune că trebuie să faci, adică, instrucțiuni suplimentare sunt date. Rezoluția privind documentul prescris și complet rescris în jurnalul de bord. Pe aceasta puteți monitoriza executarea ordinului de management al companiei.
Mark privind executarea unui rezultat final doar cu un anumit document. De obicei, este scris pur și simplu cuvântul „Efectuat“, dar este mai bine să picteze în mai multe informații detaliate, apoi, pentru a evita unele neajunsuri și probleme controversate. Expertii recomanda pentru a include data în rezoluția jurnal, care va ajuta pentru a urmări măsura în care decizia cu privire la executarea întârziată a documentului.
În unele cazuri, un jurnal al documentelor de intrare includ următoarele coloane:
- Numărul de coli de hârtie și metoda de livrare.
- numărul cazului.
- Comentarii (una sau mai multe).
Cum să completeze jurnalul
- Numele complet, poziția.
- perioada de lucru.
- Semnătura.
documentele de înmatriculare directe începe doar cu a patra pagini ale revistei. Chiar înainte de începerea lucrărilor ar trebui să fie numerotate. Numerotarea ar trebui să fie prin intermediul și să înceapă în fiecare an. Cu această nouă revistă nu va începe, înregistrarea poate fi continuată în vechi. Perioada de depozitare document nu trebuie să depășească cinci ani. Dar nu neapărat să-l cusatura. Documentele de responsabilitate strictă, această carte nu are nimic de-a face.
Înapoi în ziua de admitere la organizarea revistei urmează să fie înregistrată. Acest lucru se face o dată. Documentul este atribuit un număr unic. Numărul și numele coloanei depinde în întregime de specificul organizării și procedurilor de ordine.