Cum pentru a curăța arhiva companiei
„Arhiva - instituție sau unitate structurală a organizației, depozitarea, achiziționarea, de contabilitate și utilizarea documentelor de arhivă.“
Din acest document, rezultă că arhivarea documentelor - este un mod ordonat de a stoca informații în scopul reutilizării.
Deci, să începem cu analiza noastră a documentelor, iar primul lucru pe care trebuie să facem - este de a face o sistematic.
Pentru a începe cu toate rafturile și cutii, disponibile la dispoziția dumneavoastră, sunt atribuite numere consecutive, fără a ține seama de specificul deja stocate acolo documente. Mai mult decât atât, rafturile sunt numerotate separat, cutii separat.
Acum, să elaboreze un inventar al cazurilor stocate. La rădăcina fiecărui dosar trebuie aplicat un număr care este atribuit unui fir (prin camera). cutii Sami în care pentru a stoca aceste dosare, informații cu privire la numerele de început și de sfârșit care sunt stocate în dosare aplicate. Puteți împărți, de asemenea, lucruri stocate pe rafturi și în cutii, adăugând la numărul de index „P“ și „K“, respectiv.
Cazurile pot fi aranjate de subiect, a unității structurale, în ordine cronologică, în funcție de contractor, de către artist etc.
Cel mai important lucru este atunci când începe să organizați arhiva - pentru a alege una sau două atribute, pe care le vei petrece sistematizarea
Afaceri Exemplu de inventar
Important! Perioada de valabilitate a documentelor - o perioadă de timp după care puteți începe să ia în considerare distrugerea documentelor.
Rețineți că în cazul depozitării pe termen lung permanent și ar trebui să fie depozitate separat.
În cazul în care termenul de orice documente a expirat, este necesar pentru a rezolva problema de anulare a acestor documente. este creat Comitetul de experți (CE) pentru anularea (distrugerea) a documentelor cu termen de valabilitate expirat, din care trebuie să includă cel puțin trei persoane, în cadrul unei reuniuni care a abordat problema distrugerii documentelor. CE Rezultatele CE în protocol, dar distrugerea documentelor o decizie semnată de șeful companiei.
După distrugerea documentelor nu uitați să facă o intrare în lista de cazuri.