Coperta design de afaceri, articol, revista „secretarul-carte și birou manager“
Una dintre cele mai importante etape în lucrul cu documente în orice organizație este înregistrarea corectă a cazurilor. Este necesar să se creeze o depozitare ordonată a documentelor de afaceri atât în subdiviziunile structurale, precum și în arhivă. Cea mai mare parte a erorilor în formarea cazurilor efectuate în etapa de înregistrare a capacului de caz. În acest articol ne vom uita la cum să-l evite.
Din acest material veți învăța:
Formarea documentelor în acest caz este unul dintre cele mai importante etape de lucru cu documente. Pe lângă faptul că este pe formarea corectă a cazului va determina viața viitoare a documentului, de asemenea, afectează întreaga organizație. La urma urmei, în cazul în documentele organizației este murdar, atunci ar trebui să nu se aștepte mult succes în restul companiei. De aceea, în acest articol ne uităm la modul de a asigura în mod corespunzător acordul și capacul acestuia.
Etapele de afaceri de formare
Pentru început, trebuie remarcat faptul că acest caz este format numai din documentele referitoare la o singură unitate structurală. Aceasta este, probabil, cea mai importantă și importantă regulă. În nici un caz nu ar trebui să aibă o situație în care într-un caz a inclus o varietate de documente (de exemplu, contabilitate și resurse umane). Acest lucru va duce nu numai la confuzie și pierderea de documente de afaceri importante, dar, de asemenea, la o eventuală distrugere
O altă regulă importantă: în cazul ar trebui să includă numai documentele de cazuri finalizate. De asemenea, este foarte important, deoarece în caz contrar, un document pentru întrebarea neterminate trebuie să se retragă periodic de caz, pentru a face corecții în nomenclatura și inventarul (dacă este cazul a fost deja arhivate).
Citiți mai departe în subiect jurnal electronic
Următoarea regulă se aplică la respectarea cronologiei în pregătirea cazului. documentele anterioare ar trebui să fie plasate în partea superioară. Prin urmare, acordul de deschidere, primul document va fi de hârtie, datând de la începutul oda calendarului, și așa mai departe în creștere, până la sfârșitul anului calendaristic.
Rețineți că, într-un caz nu pot include lucrări comerciale cu diferite perioade de păstrare. O astfel de nepăsare poate duce la distrugerea documentelor neexpirate sau, dimpotrivă, de stocare de hârtie a expirat.
De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că toate documentele sunt numerotate de caz (numărul de serie ștanțat în colțul din dreapta sus al documentului), iar un caz nu poate include mai mult de 250 de pagini. În cazul în care numărul de documente referitoare la un caz, mai mult de 250, este necesar să existe un al doilea volum. În acest caz, capacul de caz ar trebui să fie marcate corespunzător.
Top articole
Efectuarea capacul de caz
Când a fost deschis cazul, în primul rând, aveți nevoie pentru a aranja corect capacul. Și este mai bine să o facă prin regulile, pentru că, în orice caz, trebuie să-și petreacă timpul în proiectarea cazului. Dar, datorită acest lucru va fi mult mai ușor și mai rapid pentru a pregăti documentele pentru livrare la arhiva sau de a efectua distrugerea lor.
Efectuarea capacul caz include următoarele detalii:
nume - pe deplin specificat în cazul nominativ, indicând numele complet al organizației la care este supus (la fel ca în cazul nominativ). abrevierile oficial acceptate sunt scrise în paranteze după numele complete;
- denumirea unității structurale;
- numărul cazului - determinat de nomenclatura afacerilor;
- titlu de afaceri (transferat pe coperta nomenclaturii afacerilor);
- adnotare la documentele cauzei (pentru cazurile de stocare permanentă, care conțin documente deosebit de valoroase);
- data cazului - este anul în care a fost deschis și anul absolvirii sale în munca de birou;
- numărul de foi în cazul;
- perioada de valabilitate a cazului;
- caz cifru arhiva.
Când trage capacul, asigurați-vă că pentru a specifica numele unității structurale. În cazul în care cazul este transferat la un alt departament, va trebui să specificați următoarele noi și vechi pentru suport.
Erori în cazuri de prelucrare
Materiale recomandate:
- Reguli de afaceri de formare
- Pregătirea cazurilor de transfer la stocarea arhivelor. Efectuarea ministru
- Cum să elaboreze o foaie de caz-martor?
Anunțuri de numere viitoare