Contabilitatea fondului de bibliotecă și de verificare

Verificarea și înregistrarea colecției bibliotecii de documente este un proces destul de consumatoare de timp, care necesită o pregătire atentă. Într-adevăr, datorită punerii sale în aplicare, ne putem asigura siguranța fondului

MinkulturyRumyniyabyl a emis un ordin, care a aprobat procedura de înregistrare a documentelor care fac parte din colecția bibliotecii. Această procedură este folosită pentru a reglementa procesul și momentul auditului.

La tipurile de inspecție fondului bibliotecii

Verificați colecția bibliotecii este de trei feluri:

În pregătirea pentru punerea în aplicare a unei inspecții extraordinare sau programată a șefului instituțiilor culturale este obligată să emită un ordin, care va fi aprobat de către Comisie.

În această formulare poate include nu numai angajații instituției, ci și lucrătorii temporari, extrase din alte organizații. Având în vedere că deținerea de testare necesită o abordare foarte serioasă, realizată în mai multe etape, și anume:

• prima etapă - pregătitoare;
• a doua etapă - principal;
• a treia etapă - Căutarea de publicații nu a fost găsit în timpul inspecției a fondului bibliotecii;
• a patra etapă - finala.

Citiți gratuit sistemul „Cultura“:

• Cum de a stabili indicatori de performanță?
• Cum de a câștiga mai multe puncte într-o evaluare independentă a calității
• Nu am dormit pentru un nou standarde profesionale în cultura?
• Indicatorii de performanță pentru lucrătorii gata culturale în funcție de ocupație
• 5 greșeli în pregătirea fișelor de post
• Servicii de Plan în cultura: ce sunt amendați colegii

Pas cu pas ghid de certificare a lucrătorilor culturale
Descarcă / vizualizare >>

Algoritm: cum să setați indicatori de performanță în cultură
Descarcă / vizualizare >>

La efectuarea fazei de pregătire a inspecției fondului bibliotecii

Faza de pregătire a testării constă în mai multe etape, de exemplu:

• validarea documentelor contabile;
• verifica întregul act și instalarea patch-urilor în cazul unor omisiuni de detecție;
• Selectarea metodei de analiză cea mai potrivită;
• bonuri de formare;
• Membrii Briefingul verificarea fondului bibliotecii și identificarea responsabilităților fiecăruia dintre ele.

De la început, membrii comisiei procedează pentru a verifica corectitudinea acestor înregistrări, ca cărțile de inventar, cărți total de acte contabile-Piertdute între controalele efectuate, certificatele de audit anterioare și documentele justificative referitoare la primirea literaturii.

Trebuie reamintit faptul că actele de anulare a cărților care au fost emise în perioada dintre controale pentru a exclude vybyvshuyu literatura de cărți de inventar, doar verificate prin sondaj.

În plus, Comisia trebuie să furnizeze documentele și literatura aferente care au venit la bibliotecă între inspecții, inclusiv apelurile primite și în loc de utilizatori pierdute. Membrii comisiei verifică dacă aceste informații datele conținute de această literatură în cărțile de inventar.

Este demn de remarcat faptul că alegerea metodei de testare depinde în principal de mai mulți factori:

• volumul de colectare a bibliotecii;
• Fondul oferă cazare într-o cameră a bibliotecii;
• experiența specifică a personalului instituțiilor de cultură.

De regulă, comisia selectează unul dintre cele două tipuri de controale - folosind bonuri sau cărți de inventar.

Următorul pas este de a pregăti tichetele. Cu toate acestea, acest lucru este necesar doar în cazul în care membrii comisiei au optat pentru metoda de inspecție fond de bibliotecă folosind tichete.

În plus, membrii comisiei a avut loc informări participanților bibliotecii de control de colectare, după care definește responsabilitățile fiecăreia dintre ele. În acest caz, este necesar să se ia în considerare volumul și munca necesară pentru a efectua verificări.

Punerea în aplicare a etapei de testare de bază

Pentru a pune în aplicare a doua etapă de verificare colecția bibliotecii, pot fi utilizate diverse metode, de exemplu:

• automate;
• de cărți de inventar;
• de bonuri;
• combinate.

Esența metodei combinate este faptul că o parte din colecția bibliotecii, care este disponibilă pentru utilizatorii este verificat cartea de inventar, și partea la care cititorii au controale de acces folosind tichetele. De regulă, această metodă este utilizată pentru a optimiza procesul de verificare

Citiți, de asemenea, în revista „instituții culturale manager de referință“

La punerea în aplicare a treia fază a inspecției fondului bibliotecii

Dacă în timpul inspecției lipsa unora dintre publicațiile din fondul bibliotecii, sa constatat că, în acest stadiu, este necesar să se afle locul lor. Punerea în aplicare a căutării trebuie să-și petreacă pentru a evita erori în procesul de verificare și de contabilitate a fondului bibliotecii. De asemenea, de urmărire în jos cărți pe care trebuie să-și petreacă, și din alte motive, cum ar fi:

• pentru a evita literatura deplasării accidentale de la un raft la altul;
• pentru a identifica inventar în timp ce verificarea volumului utilizatorilor din literatura de specialitate a revenit fondul bibliotecii sau întârziată în repararea, anularea și se transferă la alte unități și așa mai departe.

Această etapă este efectuată timp de o lună, după care lista de titluri, care nu se găsesc din motive necunoscute.

La realizarea fazei finale de testare și de înregistrare a fondului bibliotecii

Etapa finală a controalelor fondului bibliotecii sunt, de asemenea, efectuate în etape. Membrii Comisiei rezuma de audit și contabilitate și se procedează la proiectarea documentației necesare. În primul rând, este necesar să se pregătească un raport de inspecție cu o notă explicativă și o listă a cărților care lipsesc.

Compoundat cu concluziile actului Comisiei, semnat de toți membrii săi, precum și o listă a literaturii lipsă furnizate șefului instituțiilor culturale pentru aprobare.

Bazat pe protocolul de verificare întocmit, conținând toate concluziile și recomandările Comisiei. Acest document trebuie să fie, de asemenea, aprobat de către directorul bibliotecii. Membrii comisiei includ în raportul toate propunerile sale referitoare la compensarea pierderilor de literatură, precum și recomandări privind prevenirea pierderilor.

Comportamentul în timp util și adecvată a auditului va contribui la asigurarea unui grad ridicat de siguranță a fondului bibliotecii.

Pe de verificare și contul fondului de bibliotecă folosind o metodă automată

Dacă informațiile privind fondul bibliotecii, este listat în catalogul electronic, pentru testarea de implementare este cel mai bine pentru a utiliza un mod automatizat. S-a inserat în carte, etichetele RFID, precum și coduri de bare unice, se va reduce semnificativ timpul de testare, creșterea eficienței sale, este ușor de identificat cărțile lipsă și să formeze listele sale.

Când se folosește această metodă funcționează citirea în primul rând de informații de la etichetă electronică plasate în fiecare publicație. Ulterior, informațiile vor fi introduse în program, care înregistrează faptul de a verifica fiecare carte. În identificarea copiilor care lipsesc format o listă a acestora.

Verificarea de punere în aplicare folosind cărți de inventar

Executarea controlului de colectare a bibliotecii cu inventarul de cărți este un proces laborios care necesită mult timp. În plus, utilizarea intensivă a inventarului de cărți poate duce la o deteriorare fizică prematură. Prin urmare, această metodă este folosită de obicei în instituțiile culturale mici, volumul fondului bibliotecii de nu mai mult de 50 de mii de exemplare.

Cu toate acestea, în ciuda complexității procesului și consumatoare de timp, are o serie de avantaje, printre care primul loc este precizia maximă de inspecție. Și dacă o instituție dorește să aleagă pentru verificarea și contabilizarea fondului bibliotecii este modul în care ar trebui să fie inclusă în componența unei astfel de persoane comision, care ar putea valida cât mai curând posibil.

Cel mai bun din toate, în cazul în care verificarea cărții de inventar a avut loc la închiderea bibliotecii. Cu toate acestea, primirea de cărți, care sunt închiriate de către utilizatori, este apoi realizată.

Următorul pas al procesului de verificare a fondului este de a pregăti tabele de numere de inventar pe care membrii comisiei sunt pregătite în avans, în funcție de volumul fondului bibliotecii. Ca regulă, utilizați un tabel pentru o mie de exemplare. Pentru această sumă a stocurilor Doda alta.

În tabelul marcat numerele de inventar de cărți, care sunt plasate pe rafturi sau sunt cititori. Astfel, într-o anumită secvență determinată de toate publicațiile disponibile, și scrie în utilizatorii de formulare. După aceea, trebuie să verifice numerele de inventar din tabel cu inventarul de carte.

În cazul în valoare de câteva cărți de inventar pentru a asigura pentru fiecare dintre ele angajat responsabil. tabele reconciliere cu înregistrări care există în cartea de inventar, relevă numărul de publicații, nemarcat în tabele.

În punerea în aplicare a inspecției de verificare trebuie să fie marcate în cartea de inventar a prezenței copiilor în bibliotecă. În cazul în care testul a arătat publicațiile dezafectate, acestea sunt notate în tabele. În acest scop, există un grafic special, care trebuie să poarte data anulării și numărul certificatului.

În cazul în care publicarea nu a fost identificat pe raft, și în cartea de inventar nici un semn pe ea amortizată, datele sunt introduse în lista de investigare a acestora sau o confirmare de primire. La sfârșitul testului este desenată în expunerea de motive, care include o listă de publicații, nu a fost detectat în timpul scanării.

De asemenea, în actul de date cu privire la numărul de documente introduse:

• înregistrate în timpul studiului;
• disponibile;
• nu este disponibilă în colecția bibliotecii din motive necunoscute.

Este obligatoriu să indice data actului și actul privind punerea în aplicare a numărului de inspecție anterioare.

După pregătirea raportului și o listă de publicații, care la momentul testării au fost absenți din motive necunoscute, acest document este semnat de toți membrii Comisiei și cu condiția ca șeful instituțiilor culturale pentru aprobare.

În cazul în care în timpul inspecției a relevat documentele lipsă și, în același timp, nu au fost stabilite autorilor, pierderile legate de lipsa de amortizată în conformitate cu legislația în vigoare.

După cum a verificat prin tichetele fondului bibliotecii

Această metodă verifică colecția bibliotecii nu necesită închiderea bibliotecii nu necesită întreaga perioadă de testare. În acest caz, instituția este închisă numai în timpul tichetele de formare. Dar, dacă este necesar, Fondul poate fi făcută prin cec și fără a închide instituția.

În același timp, vizitatorii pot profita de copii numai verificate ale cărții, care este ștanțat pe cec. Exact aceeași marcă și a pus jos la formele de carte.

Verificarea și înregistrarea colecției bibliotecii de tichete începe cu o ștampilă. Pregătirea lor se poate face în două moduri:

Următorul pas de testare a acestei metode este de a construi vouchere în ordinea numerelor de inventar. Veti putea sorta anunturile cel mai bun pentru fiecare 500 de numere de catalog folosite separatoare pe care mențiunea „la № № ___ ___».

Informații suplimentare înregistrate pe card de control, este verificat informațiile din cartea de inventar. Acest lucru se întâmplă în cazul în pregătirea tichetelor utilizate în publicarea imediată a cel mai mult.

Cartea de inventar, o notă este introdusă, iar cardul este la dosar. Pentru a evita duplicarea procesului de regularizare, testate cupoanele pot fi plasate într-o poziție orizontală. Când verificați în cartea de inventar rămân numere de inventar nemarcate, acestea trebuie să fie incluse în fișierele de ediții pentru investigații suplimentare care lipsesc.

În acest caz, în cazul în care cupoanele de control au fost compuse pe baza datelor obținute din inventarul cărții, ele trebuie să se sincronizeze cu literatura de specialitate, amplasate pe rafturi. În acest caz, atât în ​​card, și în publicația sunt puse anumite mărci care indică verificare.

După verificarea tuturor datelor mass-media incluse în cupoane, trebuie să se stabilească în cartea de inventar. Aceste cupoane pe care nici un marcaj, acesta merită să se retragă din dosarul de card și le utilizează pentru a alcătui o listă de documente pentru investigații suplimentare. Pe rafturile cu cărțile auditate plasate pe marca de verificare.

Ca și în cazul altor metode de verificare a fondului de bibliotecă, efectuarea de contabilitate și de verificare a tichetelor finalizand actului cu o notă explicativă și anexa sa o listă de literatură lipsă.

Actul a înregistrat, de asemenea, informații cu privire la numărul de documente care au fost descoperite în conformitate cu contul, precum și documentele disponibile și lipsește o parte a fondului, din motive necunoscute. În plus, în actul sexual fix numărul de inspecții anterioare și data punerii sale în aplicare.

Membrii comisiei semnează actul, după care a servit pentru aprobarea directorului instituțiilor de cultură. fond de bibliotecă sunt amortizate în cazul în care în timpul auditului a dezvăluit documente lipsă și pentru a identifica autorii în absența acestora, este imposibil.

Citiți în următoarea ediție a „instituțiilor de cultură manager de referință“