contabilitate de gestiune a documentelor

Flux de lucru - un set de măsuri pentru primirea documentelor, înregistrarea lor, de expediere, de performanță de monitorizare, afaceri de formare, stocare, reutilizarea documentelor și a lucrărilor de referință.

Flux de lucru: documentele contabile primare

La proiectarea fluxului de lucru conduce organizația trebuie să stabilească tipurile de documente contabile primare, care vor fi utilizate pentru a confirma faptele activităților economice. Vă rugăm să rețineți că alin. 2, art. 9 № FL-FL 129 stabilește posibilitatea de a utiliza formulare standardizate, cum ar fi un document, și, în absența unor formulare standardizate, dezvoltate independent. Punctul 4 din art. 9 din Legea federală № 402-FZ impune actori economici să dezvolte forme de documente contabile primare pe cont propriu, fără a prevedea norme privind utilizarea unor formulare standardizate.

Flux de lucru: registre de înregistrare

Odată ce o organizație decide toate aspectele legate de documentele contabile primare, aceasta trebuie să stabilească în mod independent, pentru ele însele registrele contabile, forma, politicile și metodele de tratament care ar trebui să fie „eliminate“ din caracteristicile de sistematizare a informațiilor necesare pentru bilanțul companiei.

Flux de lucru: corectarea erorilor

Deoarece erorile din documentele contabile primare nu sunt mai puțin frecvente, organizația în procesul de stabilire a documentului este necesar să se definească și să asigure modalități de a le corecta.

Astfel, pentru a nu crea probleme inutile în prezent cu autoritatea fiscală, organizația ar trebui să stabilească modalități de efectuare a corecțiilor în documentele contabile primare în documentul său norme.

Vă rugăm să rețineți că, în ciuda faptului că autoritățile fiscale pe această temă deține o poziție oficială, în cazul în care organizația va consolida ca principala modalitate de a face corecții în „primar“ unul, care, în acest articol numit „condiționat - oficial,“ problemele la verificarea apar nu ar trebui, ca o interdicție privind utilizarea sa nu este în legislația în vigoare.

Document management: Schema documentului

În conformitate cu alin. 5.2 din numărul Regulamentului 105 activități legate de pregătirea programului de documente ar trebui să organizeze contabilul-șef al organizației. În același timp, nici Legea federală № 129-FZ, FZ și nici un număr de 402-FZ nu conține cerințe pentru fluxul de lucru este contabilul-șef al organizației. Se poate spune că o astfel de regulă este implicită în normele acestor legi, dar face referire directă, cu toate acestea, nu.

Printre principalele cerințe pentru fluxul de lucru necesar pentru a evidenția următoarele:
- programul documentului trebuie să conțină numărul minim de unități ale organizației pentru trecerea documentelor contabile primare;
- document de diagramă trebuie să conțină un număr minim de specialiști pentru trecerea înregistrărilor primare;
- programul documentului trebuie să prevadă perioade minime de a fi în fiecare departament al organizației și fiecare dintre ei pentru specialist documentelor contabile primare;
- programul de flux de lucru poate fi eliberat sau sunt specificate ca schema, care va fi etichetat „Path“ document în organizație, sau ca o listă de lucrări pentru a crea, valida și de prelucrare a documentelor care urmează să fie efectuate de divizii și experți de organizare, de asemenea, în această listă relații și calendarul acestor lucrări;
- determinarea diagramei de sincronizare în document ar trebui să fie ghidată de criteriul raționalității, în plus, de asemenea, normele de raportare către autoritățile fiscale, precum și interesele utilizatorilor externi, în special, organizarea de contractori.

După ce toate activitățile privind dezvoltarea și pregătirea graficii documentului va fi efectuată, contabilul-șef trebuie să prezinte documentul de aprobare de către șeful organizației. În cazul în care va fi comentarii, corectările, acestea ar trebui să fie incluse în graficul de flux de lucru. După șeful programului de a adopta documentul cu este necesar să se familiarizeze toți angajații menționate în acest document ca interpreți.

Puteți face acest lucru în mai multe moduri:

- pentru a da, el ar trebui să-i facă (trimite prin e-mail) flux de lucru diagrama diagrama care este marcat „cale“ a fiecărui document, și de la care un anumit artist poate trage o concluzie, la ce documente are o relație directă, în cazul în care (de la cine) și unde (a) trecere.

Această metodă este deosebit de important să se familiarizeze cu programul documentului de conducere și a angajaților „cheie“ care au nevoie pentru a avea o viziune integrată de circulație a documentelor a documentelor contabile primare în cadrul organizației.
În companiile mici, astfel introduse în programul fluxului de lucru al tuturor angajaților, deoarece permite, în unele cazuri, pentru a determina în cazul în care documentul este „blocat“ și de a accelera procesul de trecere a documentului „modul“ în organizație.

- problema (trimite prin e-mail) pentru fiecare angajat al extrasului din documentul grafic, care enumeră toate documentele referitoare la domeniul de aplicare al activităților sale, precum și precizează care părți ale organizației (orice angajat), și în ce interval de timp este obligat să furnizeze documentele relevante.

Acest mod de a învăța programul de fluxul de lucru este utilizat în mod obișnuit companiile mari, în care se presupune că fiecare angajat are aria lor de muncă și nu se aplică la activitatea altor angajați. Cu toate acestea, chiar și în acest caz, se recomandă să se introducă „cheia“ și directori cu fluxul de lucru de proces, în general, deoarece lipsa unor astfel de informații poate duce la pierderea unor documente sau la o încălcare a termenilor de prezentare a acestora utilizatorilor externi (contractanți), precum și la sărind peste termenele de raportare către autoritățile fiscale.

Vă rugăm să rețineți că programul documentului este direct legat de fișele de post ale angajaților, precum și prevederile departamentelor și diviziile organizației. Din acest motiv, în pregătirea unui astfel de document este necesar să se țină seama de aceste instrucțiuni și regulamente. Dacă este necesar, acestea pot fi modificate sau corectate, dar evita discrepanțele între întregul complex al documentelor ce reglementează activitatea organizației în ansamblul său și expertiza specifică, în special, nu poate fi.

De obicei, în procesul de lucru privind organizarea fluxului de lucru, de asemenea, programul desfășoară activități legate de optimizarea resurselor umane si optimizarea afacerii - procese. Faptul că este în pregătirea diagramă document identifică „în exces“ muncitori și „zadvoennye“ și, uneori, „zatroennye“ business - procese. Pentru a face aranjamentele pentru programul de documente de compilare a relevat „fenomene“ menționate mai sus sunt sfătuiți să creeze o „hartă locuri de muncă“, adică să solicite angajaților organizației descriu în detaliu exact ceea ce fac în timpul orelor de lucru, pentru care documentele au incidență asupra acestora, și așa mai departe. . etc rețineți că atunci când este adusă în starea corespunzătoare a afacerii - procese ar trebui să fie ghidate de interesele organizației să pună în aplicare de bază și non-core de afaceri - funcții. Dar a scăpa de „extra“ lucrătorilor - legislația muncii.

În timpul punerii în aplicare a controlului asupra circulației documentelor contabile primare în programul-cadru adoptat documentul făcut contabilul-șef al organizației.

La sfârșitul acestei luni, a petrecut documentele contabile primare referitoare la o anumită registrele contabile și vor beneficia de un tratament adecvat, ar trebui ambalată într-o ordine cronologică, la tiv în dosarul (bancare și numerar documente - răsucire) și însoțite de un certificat special la dosar. Dacă organizația dvs. nu este o arhivă ca o subdiviziune structurală specială, documentele pot fi stocate în conturi, dar sub rezerva procedurilor menționate mai sus.

De asemenea, pe tema: