Condiții de depozitare a documentelor

Acest articol enumeră principalele puncte pe care ar trebui să acorde o atenție atunci când vor crea o arhivă, având în vedere regulile de păstrare a documentelor. Astfel, considerăm că principalele politici de retenție a documentelor.

1. Hârtie și cerneală

normele de păstrare a documentelor implică faptul că hârtia pe care sunt tipărite documentele de arhivă, este stabilă fizic și chimic pentru o lungă perioadă de timp. În realitate, este puțin probabil să fie îndeplinite condițiile, la fel ca în hârtia utilizată în prezent, aciditatea crescută (pastă de lemn).

Ce înseamnă asta?

Aciditatea stimulează hidroliza legăturilor chimice în celuloză, distrugând astfel hârtia. Mai mult decât atât, cerneluri moderne sunt adesea solubile în apă și au, de asemenea, aciditate ridicată. Poluarea aerului are, de asemenea, un impact negativ asupra păstrării documentelor.

2. Principalii inamici ai hârtiei

Fără îndoială, regulile de păstrare a documentelor sunt scrise pentru a asigura păstrarea documentelor. Ce factori pot dăuna documentelor și modul în care cele mai bune pentru a le proteja? Pentru a răspunde la aceste întrebări, trebuie să înțelegem ce impactul este deosebit în detrimentul documentelor. În primul rând, lucrarea în sine este un pericol pentru document, imprimat pe ea. Aceasta este vina aciditatea, care este menționat mai sus.

Foc - inamicul principal al hârtiei

reguli de păstrare a documentelor furnizează cutii de arhivare de cazare cât mai strâns posibil unul de altul. Cu acest aranjament, în caz de incendiu, focul se răspândește mai lent, astfel, o probabilitate mai mare de a salva documentul.

Acest foc va fi capabil să elimine

Deci, nu lăsați lacune și fisuri între cutii și dosare în arhivă. Condiții de depozitare a documentelor, de asemenea, spun: mai multe separatoare, cu atât mai bine. Cu alte cuvinte, în conformitate cu regulile de stocare de documente, cutii de arhivare trebuie să fie separate din interior, documentele trebuie să fie stocate în foldere și fișiere dimensiune adecvată.

Dar nu uita de apa

reguli de reținere a documentului interzice utilizarea unei încăperi cu umiditate ridicată arhivă. documente brute rapid acoperite cu mucegai și de curățare a mucegaiului și restaurare este scump, în plus, nu garantează recuperarea documentului. O metodă cu adevărat eficientă - este de congelare si uscare prin congelare, dar în acest mod de recuperare a documentelor necesită costuri enorme. În cazul de inundații va fi eficientă, în general, un număr mare de bariere și separatoare.

3. Cutii de arhivare

Materialele, care sunt documente ambalate joacă un rol important în durata de păstrare a documentelor. Cutii și dosare sunt concepute pentru a proteja documentele de efectele dăunătoare ale căldurii excesive, umiditate, acestea asigură o funcție mecanică, și, uneori, de protecție chimică.

cerințele de stocare

norme păstrare a documentelor cer ca documentele de arhivă păstrate într-o arhivă cutii special amenajate. În conformitate cu regulile de păstrare a documentelor, este inacceptabilă pentru a păstra documentația în cutii de plastic. De asemenea, ca urmare a regulilor de stocare a documentelor, documentele nu ar trebui să fie stocate în fișiere și foldere care nu sunt proiectate pentru arhivare din plastic.

De ce să nu fie stocate în plastic

De-a lungul timpului, plasticul se topește în mod inevitabil aderă la hârtie și chimic reacționează cu cerneala. Pentru arhivarea documentelor de preferat non acid cutii și dosare de arhivare.