Conceptul de „documente“

Termenul „clericale“, în România a apărut în a doua jumătate a secolului al XVIII-lea. Din acel moment, utilizarea de dicționare lingvistice fixe. Termenul a fost creat prin combinarea cuvintelor „de producție de caz.“ Inițial, aceasta a însemnat o decizie a unei materie judiciară sau administrativă și înțeleasă ca activități legate de procesul de luare a deciziilor, adică. E. Producția de afaceri. Aceasta este ceea ce a fost stabilit într-o baza conceptului de „documente“. Valoarea de lucruri cum ar fi de asamblare de documente referitoare la orice aspect - o origine mai recentă decât prima valoare.

„Managementul înregistrărilor“, termen descrie colecția de lucrări cu privire la activitățile de management de documentare ale instituțiilor și organizațiilor în documentele lor.

În mod tradițional, activitățile asociate cu procesarea documentelor, numit administrația de birou.

Hârtiile implică în primul rând crearea de documente, sau a unei documentații, care se referă la înregistrarea de informații pe o varietate de medii de regulile stabilite. Documentația - proces reglementat de înregistrare a informațiilor pe suport de hârtie sau alt suport, asigurând validitatea acestuia.

Hârtiile numita activitate umană pe dezvoltarea și executarea documentelor, organizarea mișcării lor, de înregistrare și stocare.

O parte din procedura direct legate de crearea documentelor menționate la documentația. Probleme ale documentelor de circulație și contabile sunt acoperite de conceptul de flux de lucru. Activități pentru stocarea documentelor menționate de afaceri de arhivare.

Munca de birou - o activitate pentru a crea documente și fișiere, în conformitate cu standardele de stat și organizarea muncii cu ei, și anume crearea condițiilor pentru circulație, căutarea și stocarea documentelor.

Având în vedere această definiție, putem spune că sarcinile de flux de lucru sunt după cum urmează:

înregistrarea documentelor de afaceri în conformitate cu standardele;

crearea condițiilor pentru circulația documentelor (documentelor de înregistrare ale organizației, controlează circulația documentelor și termenele de executare a acestora);

crearea condițiilor pentru documentele de căutare executate (crearea documentelor, în cazul, în conformitate cu nomenclatura din cazuri);

crearea condițiilor pentru stocarea documentelor.

Lucrarea include primirea, de umplere, prelucrarea și transmiterea documentelor, monitorizarea circulație și performanțele acestora, dacă este necesar - actualizarea.

Există trei forme de organizare de birou: centralizate, descentralizate și mixte.

Într-o formă de organizare centralizată a tuturor operațiunilor de prelucrare a documentelor de birou sunt concentrate (centralizarea) într-un singur centru pentru întregul aparat - birouri, departamentul generale sau secretar. forma de păstrare a documentelor Descentralizată implică dispersarea operațiunilor între departamentele instituției; în același timp, în fiecare dintre ele efectuate în raport cu un set uniform de operațiuni de birou. Nu amestecați o formă de organizare descentralizată de evidență în care operațiunile de redactare sunt efectuate în diferite divizii instituția, structura organizatorică a biroului de servicii, care sa specializat unități: expediție, dactilografiere piscină, grupuri de control, etc. Atunci când operațiunile de formă mixte sunt efectuate la nivel central (servicii de referință și informații, stocarea documentelor, formarea de cazuri) (primirea, înregistrarea, controlul, reproducerea documentelor) și descentralizate.

Forma de organizare de birou este selectat în funcție de mărimea instituției, volumul de documente, compoziția unităților structurale. La instalațiile mici (când documentația este efectuată în mod direct în unități), precum și geografic separate (distanțate, de exemplu, în diferite zone ale unui oraș mare) selectarea unui formular centralizat. În cele mai multe instituții și organizații folosesc o formă mixtă de organizare de birou.

Modul cel mai rațional de organizare a proceselor de evidență a datelor individuale și a operațiunilor este centralizat, deoarece vă permite să:

- reduce costul operațiunilor de redactare;

- îmbunătăți organizarea personalului clerical muncii și, în special, de a introduce o evaluare;