Conceptul de document și atributele sale
Managementul documentelor de înregistrare este văzută ca urmare a consolidării (afișare) de fapte, evenimente, fenomene ale realității obiective și activitatea mentală a persoanei în orice mod convenabil pentru materiale de construcții.
Documente de fixare (afișarea) informații, să asigure, astfel, conservarea și acumularea acestuia, capacitatea de a transfera către o altă persoană, reutilizarea, reutilizarea și întoarcerea repetată la ea în timp. Acestea afectează diferite sfere ale activității umane.
Pentru științele sociale, în funcție de subiect lor, scopurile și obiectivele, în definirea unui document se caracterizează prin alocarea unora dintre părțile sale individuale. Astfel, în domeniul științelor juridice se concentrează asupra aspectului legal. Ca urmare, documentul apare în primul rând ca un mijloc de documentare și dovada raporturilor juridice. În domeniul de management al documentelor studiate în primul rând ca un mijloc de fixare a deciziilor și de gestionare a transmisiei. În documentele istorice de știință sunt considerate în primul rând ca surse istorice, adică mass-media informații retrospectiv.
Document - unitate complexă care reprezintă obiectul și informații materiale purtător (real). Aflați esența ei - o sarcină care este rezolvată prin utilizarea unei abordări sistematice - tendințe metodologice în domeniul științei, care se concentrează pe dezvoltarea de instrumente, metode de cercetare obiecte slozhnoorganizovannyh - sisteme (sistema greacă -. O întreagă, compusă din părți, conexiune).
Documentul reprezintă sistemul - o multitudine de regularitate în legătură cu fiecare alte elemente și piese ca o unitate certă formarea integrală. Element - unitatea marginală de împărțirea documentului. Set de elemente omogene care efectuează funcția necesară pentru existența sistemului, numit un subsistem. În cazul în care sistemul are mai multe subsisteme, întregul sistem devine complicat.
Conceptul de sistem este relativ, deoarece conceptul elementului. Dacă sistemul considerat document ca atare, acesta va fi subsistemele esențiale și informațiile privind materialul (, reale substanțiale) componentele și elementele structurale ale documentului (foaia de acoperire, capacul, legarea și Flyleaf t. Q.), combinat într-un întreg complex. document de subsistem poate acționa și text format din capitole, secțiuni, paragrafe. Documentul în ansamblul său - este unitatea elementelor sale constitutive și subsisteme, super sistem în raport cu acestea. Din punctul de vedere al documentelor agregate organismelor de fonduri colectate de informații biblioteci, arhive, librării și colab., (În funcție de scara de sistem) documentul devine subsistem sau a unei componente.
Documentul este un sistem relativ independent datorită prezenței propriilor caracteristici și caracteristici care determină o diferență și asemănarea cu alte obiecte fizice. Contul reflectă semnele externe; prin combinația de caracteristici pot include obiectul observat la document. Spre deosebire de proprietatea caracteristică reflectă calitatea, și anume, diferență de document inerent. Documentul este caracterizat prin toate proprietățile în același timp (un grad diferit manifestările lor), și o caracteristică set documentului în fiecare caz în parte poate fi.
Caracteristicile distinctive ale documentului sunt:
a) prezența conținutului semantic semantic. Documentul - sens purtător, care set de caractere succesive cu transmitere.
b) formă reală stabilă, asigurând păstrarea pe termen lung a documentului, posibilitatea multiple (pe termen lung) utilizarea și transferul de informații în timp și spațiu;
g) mesajul de finalizare. Mesajul progres fragmentară nu poate fi un document plin. Cerința completitudinea este relativă, deoarece există un număr de mesaje în așteptare, care sunt de o importanță deosebită pentru cercetarea științifică (schițe, schițe, schițe).
a) primar. cele mai multe funcții generalizator documentului - o stocare și de transmitere (răspândire) a informațiilor în timp și spațiu;
b) caracteristicile generale ale documentului sunt tipice pentru toate documentele, indiferent de tipul și forma lor:
Funcția de informații - capacitatea unui document pentru a satisface nevoia societății de informații, și anume servi ca sursă de informații și cunoștințe. Criteriul principal este conținutul de informații al capacității de informare de documente, și anume cantitatea și calitatea informațiilor înregistrate în document. Există o regulă: mai multe informații în cel mai mic volum posibil. Această funcție este determinată de indicatori cum ar fi utilitatea, caracterul complet, fiabilitatea, valoarea, noutatea informațiilor etc. Funcția de informare este comună tuturor documentelor, fără excepție, și necesitatea de a înregistra informații este cauza oricăreia dintre ele. Funcția de informare are o structură complexă. Acesta include fixarea, conservarea, transmiterea de informații;
documente orientate într-o anumită direcție: de sus în jos (legi, decrete, ordine, instrucțiuni) și de jos în sus (memorii, declarații, plângeri);
instrumente cu acțiune dublă, interconectate (de afaceri și corespondența personală, documente contractuale);
Funcția cumulativă - capacitatea de a stoca documentul, să se concentreze, pentru a aduna și organiza informații pentru a le păstra pentru generațiile prezente și viitoare;
Funcția administrativă sau de reglementare - efectuate documente care sunt create pentru gestionarea și procesul de realizare a acesteia (legi, regulamente, statute, regulamente, decizii, ordine, protocoale). Documentele administrative reflectă stadiul de gestionare și de a face să aibă un impact asupra domeniului de aplicare al controlului. Funcția de management al documentelor acționează în principal în rolul normativ ca autoritate de reglementare a diferitelor aspecte ale activității societății, statul, organizația;
Funcția juridică - capacitatea de a servi drept dovadă a mijloacelor de documente, confirma orice fapte (date). Funcția juridică, în primul rând au publicațiile oficiale (Constituția, legi, decrete), sursele istorice, servește ca mijloc de martori. De asemenea, poate include toate documentele contractuale, asigurarea relațiilor contractuale;
funcția cognitivă sau cognitivă - abilitatea de a servi ca mijloc de obținere a documentelor și transferul de cunoștințe pentru studiul proceselor și fenomenelor naturii și ale societății. Acest document numire este de a oferi proces general de formare și profesională (atelier de tutorial, cititor, etc), precum și lucrările științifice (monografii științifice, dizertații, raport de cercetare și dezvoltare);
Funcția hedonică - capacitatea de a documenta servi ca mijloc de odihnă, divertisment, utilizarea rațională a timpului liber (lucrări de ficțiune, cărți despre artă, filme, CD-uri, coloane sonore magnetice, etc.).
Cunoașterea documentului vă permite să înțeleagă funcțiile țintă (pentru care este creat un document specific) și cititorul (pentru care a fost creat documentul - pentru copii, adulți, profesioniști, studenți, etc.) Numirea de documente în scopul de a utiliza cel mai eficient potențial. Cititorul țintă și destinația documentului depinde de natura informațiilor cuprinse în acesta, de tip, și tipul de document.
Funcții Document cunoștințe vă permite să:
să înțeleagă corect rolul informației documentului (spre deosebire orală, nedokumentnoy) pentru a satisface nevoile diverse ale comunității de cititori;
să efectueze clasificarea științifică și tipologia documentului (distribuirea documentelor către diferite atribute legate de tipurile și tipurile);
determina cele mai potrivite modalități și mijloace de fabricare, prelucrare, distribuție, depozitare și utilizare a bibliotecilor, arhivelor, librării, și așa mai departe d..;
Baza teoretică documentației, pentru a forma un aparat conceptual, etc.
Funcții documente care nu și-a exprimat într-un singur document, dar într-un document complex, o matrice majoră documentar.
Cerințe față de formele de documente
1. Documentele se fac pe formulare.
Stabilește două formate de bază documente necompletate - A4 și A5; permisiunea de a utiliza A3 și A6 formate de formulare în conformitate cu GOST 9327.
Formulare documentelor ar trebui să aibă un domeniu de cel puțin, mm:
· 20 - stânga;
· 10 - dreapta;
· 20 - sus;
· 10 - în partea de jos.
2. Formularele documentelor ar trebui să fie făcută pe hârtie albă sau hârtie de culoare deschisă. Blanks să fie produse în suport de hârtie prin intermediul tiparului offset sau reproduse prin intermediul tehnicii de calcul în mod direct în timpul producerii unui anumit document. Excepțiile sunt forme de organizații cu emblema de stat sau stema entităților România Romania, ordinea de fabricație, astfel cum sunt definite în secțiunea 5.
3. Formulare documentelor sunt planificate, în conformitate cu Anexa A. Liniile solide indică limitele fixe de detalii locație zonele de linie punctată - variabila. Fiecare zonă este determinată printr-o combinație a detaliilor sale constitutive.
4. Instalați două opțiuni detalii locație pe forme - unghiulare și longitudinale.
5. Detalii 01, 02, 03 este poziționată peste mijlocul accesoriului 06. Recuzita 06 li se permite să aibă la nivelul recuzita 03.
Elemente esențiale 06, 07, 08, 12, pentru a limita nivelul de detalii 09, 10, 11 în limitele zonelor detalii locație poziționate într-un fel:
· Align (începutul și sfârșitul fiecărui rând de elemente de recuzită sunt echidistant față de detaliile frontierele de zonă de locație);
· Flag (elemente de recuzită fiecare linie pornește de la stânga detaliile zonei de graniță).
6. Pentru organizarea, unitățile sale de afaceri, oficial stabilit următoarele tipuri de formulare documente:
· O formă generală;
· Antetul;
· Formarea unui anumit tip de document, cu excepția scrisorii.
Forma generală este utilizată pentru fabricarea tuturor tipurilor de documente, cu excepția scrisorii. Formează o subdiviziune structurală a unei organizații sau a unui proiect oficial în cazul în care șeful de departament sau ofițer au dreptul de a semna.
7. Forma generală, în funcție de documentele de constituire ale organizației include detalii de 01, 02, 03, 06.
scrisori goale în funcție de organizarea documentelor de constituire include detalii 01, 02, 03, 04, 06, 07 și, dacă este necesar, pentru a limita nivelul zonelor de frontieră detalii locație superioară 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19. Forma unui anumit tip de document, cu excepția scrisorii, în conformitate cu documentele constitutive ale organizației include detalii de 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, marca restrictivă pentru limitele detaliilor localizarea zonelor 09, 10, 11, 12; 17; 18.
8. Pe formele de organizații din România, având subiecți, împreună cu limba română ca limbă națională oficială, popi 06, 07, 12 sunt tipărite în două limbi: rusă și naționale, la același nivel de formă longitudinală.
10. În producția de documente în două sau mai multe pagini de a doua și următoarele pagini ar trebui să fie numerotate. Numerele paginilor sunt puse în mijlocul marginea de sus a foii.
11. imprimarea documentelor permise folosind partea verso a foii.
Deasupra numele organizației denumirii prescurtată sau completă a organizației-mamă, dacă sunt disponibile.
Denumirile organizațiilor ale subiecților Federației Ruse având, împreună cu limba română ca limbă națională oficială, tipărite în două limbi (rusă și naționale), la același nivel. Numele în limba rusă ar trebui să fie plasat pe stânga și pe plan național - la dreapta, cu excepția cazului stabilit altfel în subektovRumyniyane regulamente.
Abreviat numele organizației de plumb în cazul în care este consacrat în documentele fondatoare ale organizației, și plasat sub complet în paranteze sau fără ele.
Numele într-o limbă străină este reprodusă în cazurile în care este consacrată în documentele fondatoare ale organizației, și l-au sub numele în limba rusă.
Documentul preparat printr-o combinație de două sau mai multe organizații care nu sunt pregătite pe anteturile. În acest caz, numele organizațiilor care urmează să fie imprimate pe o foaie de hârtie și să le aranjați în funcție de rangul. La procesarea documentelor organizațiilor rangul numele lor plasate pe același nivel.
Numele organizațiilor subordonate, aflat sub numele de organizatsii.Esli mamă permite companiilor de hardware și software, puteți face detalii ale formularelor comune ale computerului.
8. Cerințe de recuzită „date de referință despre organizația“
Ministerul român al Departamentului Justiției al informatizării și sprijin științific și tehnic
Obraztsova OP Str. Garden, d. 5, q. 12, limesului, districtul Kireyevsky, regiunea Tula. 301264
10. Cerințe la data documentului
11. Procedura pentru armonizarea documentelor și de înregistrare a coordonării interne și externe
Ca regulă generală, documentele elaborate de către organizație, pentru a le da forță juridică (semnare, înregistrare, dacă este necesar - pentru aprobarea și aplicațiile de imprimare) sunt supuse aprobării. Articolul se ocupă cu conceptul; comandă de potrivire internă și externă. În lucrul cu documente, negocierea înseamnă evaluarea preliminară a documentului de proiect și / sau acordul pentru publicarea acesteia. Matching se face în cazurile în care documentele conțin orice norme juridice și este necesară expertiza lor pentru respectarea reglementărilor în vigoare, deoarece acestea afectează interesele organizațiilor alte, funcționari, etc.
coordonarea document al proiectului realizat cu organizațiile și funcționarii care sunt în conformitate cu competența lor sunt relevante pentru problemele cuprinse în proiectul de document. Potrivire poate fi realizată atât în cadrul organizației - cu unitățile structurale și funcționarii (coerența internă) și exterior - cu subordonații și organizațiile nesubordonate (coerență externă). coerența internă a emis vize, extern - ștampila de aprobare.
Ordinea coerența internă a documentelor
Sight sub rezerva ambelor documente interne și care își încetează activitatea. Pe documentele de viză interioare sunt puse pe stânga pe ultima pagină a primului exemplar al documentului de mai jos semnătura, sau pe partea din spate a ultima foaie a documentului. Al doilea exemplu de realizare este cel mai convenabil atunci când vederea documentelor administrative (ordine, decizii și colab.), Deoarece în reproducere și corespondență de copii ale documentului altor organizații de viză care nu pot fi redate. Documentele de ieșire (scrisori, certificate, memorii) semnate de copiile documentelor rămase în organizarea muncii de birou (așa-numita otpuski1), în conformitate cu aceleași reguli ca și documentele interne. În cazul în care este imposibil de a plasa documentul de viză trebuie să fie potrivire foaie separată.
Visa include titlul de semnătură vizir personală, numele complet (inițialele și prenumele) și data reperarea. De exemplu: