Ceea ce sa schimbat în arhivele regulilor de lucru

Statutul de noi reguli de arhivare

H și care este acum sprijinit în domeniul sprijinului metodologic de reglementare și a arhivelor?

Am nevoie pentru a stoca documente?

În primul rând, în cazul în care există o organizație care există lucrători, ceea ce înseamnă că setul complet de documente cu privire la personal pentru fiecare dintre ele.

În al doilea rând, în cazul în care există o organizație, care este, și înregistrările fiscale prezentate sub forma de hârtie sau documente electronice.

În al treilea rând, chiar dacă toate documentele de mai sus trebuie să fie păstrate în termenul prevăzut. Surse de termen de valabilitate - liste speciale:

Depozitarea documentelor electronice

2.30. Condiții electronice de legătorie documente de depozitare sunt:

disponibilitatea de organizare de arhivare pentru cel puțin două copii ale fiecărei unități de stocare a documentelor electronice (primar și copii de lucru ar trebui să -Recruiting pe diferite dispozitive fizice);

disponibilitatea de hardware și software proiectat pentru a reda, copia, rescriere a documentelor electronice, controlul stării fizice și tehnice;

furnizarea de stocare modul de documente electronice, cu excepția pierderii, buletinul informativ neautorizat, distrugerea sau falsificarea informațiilor.

2.31. Trimiterea documentelor electronice de text pentru organizarea arhivare, care este sursa de achiziție a arhivei de stat și -munitsipalnogo se realizează în format PDF / A.

Procedura pentru transferul fișierelor electronice și a documentelor descrise în secțiunea 4.34 din Regulamentul. Din textul avem următoarele:

În cele din urmă, „pentru acces rapid la documente electronice pentru referință și căutarea de arhivare a utiliza un fond de documente electronice“ (alin. 2.33). utilizează conceptul de fond nu este dezvăluită.

documente contabile

3.5. Organizațiile de arhivă sunt cele de bază (obligatoriu) și înregistrările de sprijin. Compoziția și forma de evidențe contabile de bază stabilite în conformitate cu aceste norme. Compoziția și forma documentelor auxiliare -uchetnyh arhivele proprii definite.

Documentele contabile în organizarea arhivei - definirea cantității și compoziției în ceea ce privește contabilitatea stabilită și înregistrare (înregistrare) furnizează fiecare unitate de raportare la un anumit -complexul și numărul total în înregistrările 2.
contabilitate sistem de arhivare de documente - un set de înregistrări legate între ele și baze de date reflectă cantitatea și compoziția organizației arhivei și a documentelor de schimbare, o parte integrantă a sistemului de înregistrare de stat a documentelor Fondului Arhivistic -Romania 3.

primirea și registrul de eliminare a fișierelor, documentelor;
o listă a fondurilor;
foaie facilitate;
un inventar de fișiere, documente;
inventare de registru.

expert de evaluare a documentelor

4.12. Organizațiile, ale căror activități nu sunt documente ale Fondului Arhivistic de România, de a crea un inventar al cazurilor de personal și inventar al cazurilor de timp (peste 10 ani), termenul de valabilitate și să asigure siguranța acestora.

Această dispoziție se aplică conversația pe care, indiferent dacă organizarea arhivei și apartenența sa la o serie de surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale), angajate în documentele de cel puțin un grad minim le datorează. La urma urmei, probabil, puțini oameni vor fi în măsură să facă un inventar al cazurilor de timp (peste 10 ani) termenul de valabilitate, nu ajunge la intervalul de pre de cazuri.

afaceri Nomenclator

„Nomenclatorul afacerilor consolidează clasificarea (gruparea) a documentelor executate în cazul (e-business)“;
nomenclatura afacerilor este la forma atașată;
nomenclatura de organizare a afacerilor se face pe baza nomenclatoarelor de afaceri de unități structurale (forma atașată, cu toate acestea, tabelul cuprins pentru a găsi că nu va funcționa: ea conține două aplicații cu numele „Nomenclatorul afacerilor“ se referă la numărul -podrazdeleniyam structurale 26);
nomenclatura de organizare a afacerilor este dezvoltat pe baza standardului, departamentale și alte liste de documente cu date de conservare, alte acte normative, precum și nomenclaturi standard și -primernyh ale afacerilor;
organizații - surse de achiziționare de stat arhive (municipale) coordonare cu „arhivele de stat (municipale) APE relevante sau, în conformitate cu puterile acordate lui“;
organizație - nu sursele de achiziționare de stat arhive (municipale) coordonează gama lor de cazuri, în mod independent.

Efectuarea ministru

4.19. Încheiat afaceri clericale viață permanentă și temporară (peste 10 ani) termenul de valabilitate, inclusiv personalul, după sfârșitul anului calendaristic în care au fost deschise, pregătite pentru transferul la arhiva organizației și care fac obiectul înregistrării și dezvăluirii.

În funcție de timpul de stocare pentru a efectua o autorizare completă sau parțială a cazurilor. de înregistrare completă sunt supuse cazul (peste 10 ani) viață permanentă și temporară raft și a personalului.

pentru afaceri decor de hârtie prevede:

de liant sau de afaceri care leagă documente (documentele neformatate sunt stocate în dosare solide sau cutii închise);

foi numerotate ale cazului;

caz foaie de desen martor (app № 8);

întocmirea unui inventar al afacerilor interne ale documentelor (număr aplicație 27);

capacul carcasei de proiectare (număr de cerere 28).

Pregătiți fișiere electronice pentru transferul la arhiva organizației presupune întocmirea unui inventar al fișierelor electronice, documente (numărul de aplicare numărul 17, 18).

Aceasta include un clearance-ul parțială a cazurilor în care se află, în funcție de calendarul de depunere, nu sunt raportate.

Fișierele electronice trebuie să descrie nu toate, ci numai cele care au un temporare (peste 10 ani) și viața de stocare permanentă (formulare -opisey -, respectiv, în anexele 17 și 18).

executarea cererilor

În zona de executare a cererilor organizațiilor și cetățenilor, depuse în arhive, există o noutate: „să fie date pe un suport electronic în format electronic sau transmise pentru rețelele de informare și comunicare“ certificatul de arhivă, extrage și copia noile norme ar putea Certificat de astfel de certificate, copii și extrase de „semnătură electronică de șef al organizației sau o altă persoană autorizată -dolzhnostnogo“.

Aplicații: Formulare de documente

Inventarul de fișiere electronice, documente, timp (peste 10 ani) termenul de valabilitate;
Anexa la inventarul de fișiere electronice de timp (peste 10 ani), termenul de valabilitate;
Actul de acceptare și transferul de documente de arhiva depozitului (de la o organizație la alta - ed ...)
Afaceri de inventar;
Inventarul de fișiere electronice, documente cu aplicația în inventarul de fișiere electronice, documente.

Ultimele două forme de acceptare sunt destinate să înlocuiască inventar și constituie de fapt acte de primire și transmitere a documentelor în arhivele organizației.

Inventarul cazurilor de temporare (peste 10 ani) de stocare permanentă, și a personalului de diviziuni structurale ale organizației - (Anexa 12 din regulile de bază);
Rezumatul mărturisirii și eticheta de înregistrare (anexa 13);
Cover foaie inventar stocare permanentă a documentelor (Anexa 14);
Comanda (cerere) pentru eliberarea documentelor (Anexa 17);
Documentele de carte emitente (Anexa 19);
Inventarul de afaceri valoroase (Anexa 23);
Ledger primirea și eliminarea fondului de asigurare și utilizarea fondului (anexa 27);
fond de asigurare de inventar (Anexa 28);
organizații de arhivă documente administrative pașaport de depozitare (Anexa 29);
Pașaport organizației care deține fondul de sectorul de documente (Anexa 30);
Unitatea de contabilitate a documentelor contabile card electronic (ED) (Anexa 31);
Legea privind migrația și documentele electronice suprascrierea (Anexa 32);
Registrul intrare și ieșire a documentelor electronice (Anexa 33);
Jurnalul migrației de contabilitate sau a documentelor electronice suprascrierii (anexa 34);
Actul de a descrie documentele de origine personală (Anexa 38);
Fondul Legea Educației unificat de arhivă (Anexa 39);
Jurnalul de copii de înmatriculare eliberate, extrase, certificate, materiale de caz (Anexa 44);
Utilizatorii jurnal de prezență în sala de lectură (Anexa 45);
Planul de lucru anual Arhiva (Anexa 46);
cont de card cu organizația (Anexa 47);
Actul de recepție și transmitere atunci când schimbă managerul de fișiere (Anexa 48).