bancare electronice arhiva de documente de un nou instrument de afaceri eficiente - articole despre arhive

Prin ordin - sunt obișnuiți cu verificarea - gata

Fiecare bancher știe valoarea de timp și bani, dar de multe ori uita valoarea materialului primar a cărei activitate constă într-o instituție de credit. operațiunile băncii este inevitabil legată de necesitatea de a crea, proces, și stocarea în continuare vaste cantități de documente pe hârtie (ordine memoriale, ordine de plată, etc.). Problema organizării unei game mari de date stocate pe suport de hârtie, cu care se confruntă aproape toate departamentele cheie ale managementului băncii :. de credit și de administrare a investițiilor a activității de vânzare cu amănuntul, gestionarea operațiunilor de trezorerie, gestionarea tranzacțiilor de schimb valutar și plăți internaționale, etc. Cum de a aranja corect documentele bancare din diferite departamente și, în același timp, cu încredere pentru a se întâlni cu reprezentanții autorităților de reglementare?

Arhiva Electronică - un nou instrument pentru o gamă largă de probleme de afaceri, care sunt pe ordinea de zi a oricărei instituții de credit. În același timp, vă permite să rezolve nu numai problema stocării fizice a documentelor prin conversia acestora în format electronic, dar, de asemenea, drept rezultat un flux de hârtie fragmentat într-un fișier complet structurat înainte de etapa de scanare. Este cunoscut faptul că înregistrările bancare sunt adesea ținute în conformitate cu principiul românesc notoriu „la întâmplare“: fără nici o structură, și, uneori, dincolo de lege. Ca rezultat, acest lucru conduce la faptul că documentul drept este dificil de găsit (în cazul în care nu a pierdut), iar numărul total al documentelor (tranzacții cu contrapartide, fișiere și așa mai departe.) Sunt dificil de cuantificat.

Ce probleme sunt rezolvate arhive electronice

Arhiva Electronică - tehnologia de afaceri de succes de la introducerea acestui sistem în cadrul organizației ne permite să rezolvăm o serie de probleme:

• arhiva pentru a aduce într-o ordine deplină în conformitate cu parametrii specificați,
• reducerea riscurilor asociate cu diverse controale,
• crește nivelul de protecție a documentelor bancare,
• reducere a costului total de a face afaceri și îmbunătățirea eficienței zilei de lucru.

Organizarea structurată de stocare

De multe ori, înainte de a trece la digitalizarea directă a arhivelor bancare. trebuie să-i ceară un cadru clar de referință, adică, pentru a restabili ordinea. Ce face? stocare structurat va rezolva mai multe probleme în același timp. În primul rând, sistemul ordonat (încă) documente de hârtie va facilita căutarea unei arhive fizice, în cazul în care, dacă aveți nevoie de originalul pe suport de hârtie. Managerul sau persoana responsabilă va avea întotdeauna o idee despre cât de multe documente referitoare la un departament sau tip de contracte stocate în arhiva sa. Mai mult decât atât, atunci când se creează un fișier electronic având o structură clară a simplifica, și, prin urmare, să accelereze punerea în aplicare a sistemului, deoarece lucrările privind structurarea a fost deja realizată în timpul etapei de pregătire.

Pregătirea pentru audit și inspecții CBR

Creșterea nivelului de securitate a documentelor

Arhiva electronică nu funcționează doar ca o bază de date și un sistem inteligent cu drepturi de acces personalizate la documente specifice. Fiecare angajat, divizie sau sucursală a organizației va avea acces numai la acele documente care sunt deschise la setările de program. Dreptul de a edita documentul poate fi, de asemenea, limitat, în funcție de setul de acreditări profesionale. În plus, datorită unui sistem de contabilitate automatizat bazat pe tehnologia de codificare poate urmări mișcarea oricărui document bancar.

Eficiența de creștere a timpului de lucru

Arhiva electronică a lucrării, există o regulă importantă: mai puțin timp, un angajat petrece pe căutări de documente, cu atât mai eficient devine timp el poate dedica punerea în aplicare a priorităților relevante sau mai mult. documente bancare electronice sistem de arhivare automat vă permite să căutați rapid imagini pe detaliile online și stocarea arhivelor. Acest lucru reduce semnificativ costul de timp de creare, procesare și stocare arhivă, rezultând într-o creștere generală a eficienței muncii.

Accesul controlat la documente

Reducerea costurilor de numerar de a face afaceri

Posibilitatea unui nou sistem de banca

Înainte de a începe crearea unei arhive electronice în bancă, este necesar să se determine capacitățile sistemului electronic, care, atunci când contactați arhiva companiei, puteți transforma în cerințele pentru arhiva viitoare. Desigur, nu există nici un set universal de cerințe, dar unele caracteristici tipice pot fi descrise printre cele mai importante pentru funcționarea cu succes a arhivei.

Sincronizarea cu principalele programe bancare

sistem de arhivare electronica profesional ar trebui să fie integrat cu ABS, EDS, CRM, ERP si alte sisteme ale băncii. Acesta vă permite să lucrați cu imagini electronice ale documentelor din ordonatorul principal de program. În plus, este important să se asigure capacitatea de a reactiva automat rola / upload / trimite documente de la ABS într-o arhivă electronică la sfârșitul fiecărei zile de lucru. Documentele sunt atribuite automat atributele specificate de client (de exemplu, o sucursală a unei bănci, data curentă, perioada de stocare a documentelor, etc.). Conform rezultatelor acestui program de lucru generează un raport privind numărul de documente încărcate în arhivă, care se numește „Informații cu privire la numărul și sumele totale ale documentelor primare pentru fiecare cont.“

setări flexibile

Pentru a obține cel mai eficient sistem, este ascuțită de organizația dvs., trebuie să știți în prealabil cu privire la toate opțiunile posibile și setările. Diverse produse software se disting nu numai prin numărul lor, dar, de asemenea, gradul de control. Unele companii pot oferi un sistem cu o gamă largă de opțiuni standardizate, altele cu lista de mai puțin impresionante sunt în măsură să ofere posibilitatea de a personaliza complet sistemul pentru ei înșiși. În plus, încă în faza de instalare a cererii băncii compania-contractantul poate modifica un set de module, de exemplu, setați opțiunea de a genera rapoarte și fila diverse programe pe teren.

Copierea de rezervă a documentelor

Pentru a asigura securitatea informațiilor din întreaga colecție de documente stocate în format electronic, în unele sisteme, un mecanism pentru a crea copii de rezervă ale documentelor. Sistemul de permisiuni personalizate previne copierea neautorizată, elemente de înlocuire și accesul la backup-uri lor.

Pas cu pas: punerea în aplicare a unui proiect de arhive electronice

Implementarea unui electronice a documentelor bancare arhiva proiectului cuprinde mai multe etape.

2. Selectarea software-ului și programul de instalare

Atunci când alegeți software-ul, ia în considerare nu numai caracteristicile programului, dar și fiabilitatea dezvoltator. Dacă în trecut, compania a implementat deja proiecte similare, va crește șansele de succes în lucrul cu tine. Aflați mai multe despre detaliile proiectului. Pentru a face acest lucru, trebuie să facă o întâlnire cu un reprezentant al companiei sau de a veni la birourile lor, în cazul în care vă va demonstra capacitățile programului. Astăzi, multe companii oferă o versiune de încercare gratuită pentru a testa arhiva electronica gratis. În ciuda faptului că această versiune a volumului funcțional și de încărcare a documentelor este limitat, acesta va permite ca produsul să intre în contact cu vii și să aprecieze avantajele și posibilele dezavantaje. În plus, alegerea software-ului este fără specificații mai puțin importante necesare pentru programul de lucru (pentru un server, DLP, etc ..).

3. Document atribute de intrare de scanare, recunoașterea documentelor

Partea leului a lucrării cade pe traducerea tuturor documentelor în format electronic, pentru a crea o arhivă electronică. În funcție de capacitatea organizației, există mai multe opțiuni pentru digitizarea documentelor bancare.

Crearea propriului departament de scanare.

Pentru a face acest lucru, va trebui să achiziționați un echipament de scanare profesionala (in principal, in-line scanere), precum și de a efectua de formare în rândul angajaților și să angajeze noi, dacă este necesar.

Transmiterea documentelor de externalizare.

În cazul în care societatea în fiecare zi, un număr mare de documente, elementul scanat poate fi organizată în bancă. În același scanarea va fi efectuată de către personalul executiv al companiei. În cazul în care documentele sunt puține și sunt trimise la biroul central în fiecare zi, este mai bine să recurgă la servicii scanările de utilizator. În acest din urmă caz, angajații arhivei se va traduce documente în format electronic, pe perioade (de exemplu, o dată pe lună).

Potrivit companiei arhivă cererea băncii produce OCR imagini electronice ale documentelor. Este necesar să se organizeze căutarea rapidă în funcție de context în toate documentele. Procesul este însoțit de o intrare de scanare a documentelor atributele în baza de date și încărcarea simultană a acestora într-un sistem de arhivare electronică. Acesta este un strat mare de lucru. Fiecare document este atribuit caracteristicile sale de atribut (de obicei 3-6), care au intrat în program. Din cauza necesității de a trata game largi de date în acest stadiu dactilografe cel mai adesea conectate.

4. Instruirea angajaților băncii de lucru cu arhiva electronica

Evident, noul program prevede instruirea personalului care va lucra cu sistem de arhivare bancar electronic. Chiar dacă vi se pare o foarte simplu, și interfața - un sistem intuitiv, nu se grăbesc să concluzii: Doar experții pot spune despre toate posibilitățile programului pentru a finaliza lucrările cu ea.

5. Modernizarea și finalizarea programului

De afaceri nu se opune în continuare. Creșterea afacerii și nevoile companiei cresc. Prin urmare, se poate întâmpla ca după un anumit timp, banca va avea nevoie pentru a instala noi module software. Cel mai simplu și cel mai ieftin mod de a face față cu această sarcină - se referă la compania-executant. În procesul de lucru cu arhiva electronica poate fi, de asemenea, o problemă minoră. Unele companii absolut oferă suport tehnic gratuit timp de un an.

Fiecare document are o valoare. Din ordinul documentelor depinde de ordinea în treburile tale. Documentația care este produsă în fiecare zi, în cadrul instituției de credit, implicat în luarea deciziilor strategice importante și în îndeplinirea sarcinilor de rutină minore. În cazul în care comanda de pe desktop-ul poate înțelege cu ușurință un angajat obișnuit al departamentului, activitatea coordonată și eficientă a întregii organizații poate oferi o soluție completă modernă. Crearea unei arhive electronice a documentelor bancare - nu este o sarcină simplă. În afară de etapele de mai sus ale proiectului, este important să se aibă în vedere activitățile pregătitoare care vor ajuta să aducă ordine în fluxul de date separate. Dacă documentele de hârtie de organizare seamănă cu mai degrabă un depozit decât un dosar profesional, cu o structură coerentă, apoi înainte de a trece la pasul de scanare se recomanda prelucrarea arhivistică a documentelor disponibile bancare pentru a le organiza într-o singură matrice cu parametri bine definite (data, tipul documentului , divizare, etc ..). Aceste lucrări pot lua cu ușurință peste arhiva de companie. Posedă cunoștințele necesare și o vastă experiență practică, arhiviști profesionale efectuează procesarea documentelor de arhivă a calității și în cel mai scurt timp posibil.