Arhivarea documentelor de personal cum să nu fie confundate cu termenii

Trebuie să fie nomenclatura afacerilor? - Nu neapărat, dar este de dorit în organizațiile mari.

Ce trebuie să faceți înainte de a trimite documente la arhivare? - valoarea de examinare conduită a documentelor.

HR outsourcing implică nu numai documentare a raportului de muncă cu lucrătorii, dar, de asemenea, utilizarea documentelor în activitățile curente ale organizației, expertiza valorii și livrarea lor la arhiva. În timpul lucrărilor unui număr mare de documente stocate în orice companii care au o perioadă de păstrare stabilite.

Noi determina perioada de stocare a documentelor

Care este nomenclatura afacerilor?

consiliu
Pentru a organiza întregul volum de documente și de a facilita arhivarea acestora, stocarea documentelor diferite separat. Păstrați o separat ordine de jurnale de bord, contracte de muncă, acorduri adiționale la contractele de muncă, cărți de muncă și introduce spații libere pentru ei, emiterea de certificate, și așa mai departe. D.

Pentru a organiza stocarea corectă curentă și arhivare a documentelor, mai întâi de toate, trebuie să aibă grijă de grupările lor logice. Lucrul cu documente va facilita în mare măsură nomenclatura afacerilor - o listă sistematică a documentelor cu datele lor de conservare.

Nomenclatura afacerilor din punct de vedere al legii nu este obligatorie, dar importanța sa nu poate fi supraestimată. Acesta va simplifica documentele, în conformitate cu specificul organizației: hârtie de grup în funcție de tipul (de exemplu, comenzi, etc ...), și termenul de valabilitate, în funcție de faptul dacă acestea sunt produse în orice diviziune. O gamă deosebit de util pentru o companie mare, cu un document mare și complicat.

Procedura pentru crearea și menținerea nomenclatura afacerilor nu este reglementată prin lege, dar a existat o practică de mult timp. Nomenclatorul este un tabel sumar, în coloana care indică indicele (numărul) al cazului, titlul și termenul de valabilitate.

Baza pentru nomenclatura este personalul organizației, ca toate de afaceri alocate unităților de afaceri în care acestea sunt formate și menținute. Serviciul de documente de personal matrice reprezintă una dintre secțiunile cazuri nomenclatura comună (Exemplu p. 63).

Documente în acest subiect

Valoarea de examinare a documentelor Conduita

Înainte de a preda documentele pentru depozitare, trebuie să facă o examinare a valorilor lor, adică, să studieze și să se răspândească peste termenul de valabilitate, în funcție de importanța informațiilor pe care le conțin. În plus, decide dacă stocarea anumitor valori mobiliare, în organizarea de activități generează multe documente cu valoare redusă, care nu necesită stocarea pe termen lung și sunt supuse distrugerii.

Expertiza de valoare de documente ar trebui să efectueze un comitet special creat în organizație, care acționează în mod permanent. Compoziția, dimensiunea, funcțiile și atribuțiile Comisiei sunt stabilite prin reglementări locale, care este aprobat de către șeful organizației. Ca regulă generală, Comisia a inclus specialiști de înaltă calificare, cu o experiență mare și bine versat în specificul organizației. Precum și personalul care lucrează direct cu documentele (de exemplu, grefierul șef, secretar, grefier, șeful arhivele Organizației). Comitetul de experți include, de asemenea, un reprezentant al contabil (contabil-șef sau un contabil).

Selectarea documentelor de stocare bazate pe lista aprobată prin Ordinul № 558.

consiliu
Asigurați-gama de cazuri în populația de peste 50 de organizații, se va întocmi documentele necesare la timp, și să păstreze pentru întregul volum de valori mobiliare umane.

Conform rezultatelor valorii de examinare a documentelor întocmite un inventar al cazurilor:

• (Peste 10 ani), stocare permanentă și temporară;
• depozitarea pe termen scurt (mai puțin de 10 ani).

înregistrările personalului care să fie permanente și temporare (peste 10 ani) depozitarea, predarea obligatorie a arhivei. caz de depozitare temporară (10 ani), transmisia într-un depozit central, de obicei, nu sunt supuse. Acestea sunt păstrate în arhiva organizației și data de expirare trebuie să fie distruse în modul stabilit cu pregătirea unui act privind alocarea la distrugerea documentelor care nu trebuie să fie depozitate.

O serie de documente trebuie să fie depozitate și distruse pe baza actului relevant pentru sfârșitul anului privind rezultatele valorii de examinare a documentelor. Acesta poate fi, de exemplu, comenzi, dezvoltate de organizații care nu sunt prevăzute în listă. Ordinea distrugerii documentelor conținute în GOST R 51141-98 „Hârtiile și arhivare. Termeni și definiții“. Documentația că termenul de valabilitate nu depășește cinci ani, organizația poate distruge propria lor, bazată pe soluția comisiei interne de experți.

remedieri de erori

Cum să

înregistrările ocuparea forței de muncă ar trebui să fie păstrate în organizarea cererii și nerevendicat de carte de magazine de 75 de ani (n. 664 Lista aprobată prin Ordinul № 558). Rezultatele muncii Nerevendicat pot fi trimise prin poștă la angajat, dar numai după obținerea consimțământului său scris (art. 841 al LC RF).

Ce s-ar întâmpla dacă ...

Există riscul ca istoricul ocupării forței de muncă se pierde în timpul expedierii și angajatului să prezinte o cerere la angajator sau de a face apel la Inspectoratul Teritorial de Munca de Stat. În cazul în care personalul nu are consimțământul angajatului pentru a trimite cartea de lucru prin e-mail documentate, aceasta poate fi considerată ca o încălcare a articolului 841 din Codul muncii. Angajatorul, în acest caz, se confruntă cu o amendă pentru încălcarea legislației muncii, în conformitate cu articolul 5.27 din Codul administrativ (pentru funcționarul 1000 la 5000 freca. Pentru organizațiile de la 30 000 la 50 000 de ruble.). În plus, este posibil litigii cu compensare angajat pentru întârzierea în emiterea cărții de muncă.

Amintiți-vă de lucru principal

Potrivit experților, care au participat la pregătirea materialului:

Zulfiya Yupashevskaya,
Director adjunct al Departamentului de servicii de tranzacții (salarizare și resurse umane outsourcing), divizia de outsourcing a grupului BDO în România:

- Gama de cazuri - un document opțional. Cu toate acestea, în organizații mari, este de dorit să design, așa cum se va organiza documentele produse în cadrul organizației, ținând seama de caracteristicile lor specifice.

Pavel Zherdev,
Șef de livrare și documentare, externalizare divizie a BDO în România:

- Arhivarea documentelor de personal produse la sfârșitul anului calendaristic. Acest lucru necesită o examinare a valorii documentelor. Documentele au fost marcate pentru distrugere, depozitare nu poate fi.

Alena Lachugina,
, Documentul instituție de învățământ municipal de educație suplimentară a copiilor „Stație de tineri tehnicieni“ (Biysk)

- Examinarea valorii documentelor poartă o comisie specială, o situație în organizație, pe baza actului normativ local, aprobat de către șeful organizației.

** Aceasta se referă la tipul sau lista departamental.

Anunțuri de numere viitoare