Al patrulea pas este crearea unui sistem tm personal

Personalizeaza sistem de planificare personală a zilei, folosind „rigide“ și sarcini „flexibile“ pentru a planifica în mod realist și au întotdeauna timp pentru a efectua cel mai important lucru.

- Anularea 10 minute seara sau dimineața pe crearea unei imagini complete cuprinzătoare a sarcinilor pentru a doua zi.

- Atunci când se planifică să utilizeze jurnal diferite culori, semne de carte, autocolante.

- Păstrați un „carton strategic“ - tab-ul obiectivele-cheie pe termen lung.

- În ceea ce privește ziua, problema separata „hard“ „flexibil“ și „buget“.

- Faceți o listă de sarcini orientate spre rezultate „flexibile“.

- Anularea lista 2-3 priorități și începe să lucreze cu ei.

- Atunci când se planifică un „hard“ întâlniri au fost o rezervă.

- Coordonarea cu standardele tale parteneri de punctualitate.

- Adunați excesul de informații, pentru că lucrurile nu merg conform planului.

Planificarea: Cum termene Întâlniți

Desigur, este convenabil să rămânem la monitor autocolante-memento

care trebuie să fie făcut în regim de urgență.

Incomod, că adezivul este slab,

șase luni mai târziu, ei cad.

Cu toate acestea, în ceea ce privește modul în care să împacheteze ceva de care aveți nevoie. Îndepliniți obligațiile sale, să nu fie târziu pentru o întâlnire, suna exact când a promis - un complet natural „igienă personală“ pentru orice om modern. Nici unul dintre noi nu trebuie să explice de ce va spalati pe dinti de zi cu zi și un duș. Același lucru este valabil și pentru precizia de timp-domeniu.

Nu este o veste bună. La cuvântul „planificare“ creierul nostru adaugă inconștient o „rigidă și detaliată“, dar nu este. Există mai multe tipuri diferite de planificare, inclusiv un foarte flexibil. Este important de a alege metoda care potrivește cel mai bine la caracteristicile tale de personalitate și specificul muncii tale.

„Kairos“ - o planificare flexibilă

Multe sarcini nu sunt atât de ușor de a planifica. De exemplu:

- „Mă duc acasă - nu uitați să renunțe la reparații auto, verificați frânele.“

- „Când sunt la bancă, în același timp, să plătească internet acasă.“

- „Dacă apelați Petrov de“ Alpha „- discuta despre ideea unui al doilea proiect.“

Grecii antici aveau două cuvinte de timp. „Cronos“ - liniar, timp astronomice, măsurabil, familiar pentru noi jurnale de timp și organizatori. Și „kairos“ - un moment convenabil, circumstanțele convenabile pentru comiterea oricărei afaceri.

Multe sarcini practic imposibil de a adera la rulare stricte. Posibilitatea de a le îndeplini datorită prezenței „kairos“ dorite, context, agregate circumstanțe favorabile. Amintiți-vă timpul - cât de multe activități pe care le-au legat de un rigid „Cronos“, și cât de mult - la un sistem flexibil „kairos“?

jurnal convențional de planificare greu sau un calendar electronic de gestionare a „kairosovymi“ Sarcina nu este adecvată. Nu putem scrie „kayrosovuyu“ sarcină sub timp clar în jurnal sau pentru a pune un memento electronice, t. Pentru a. Nu știu exact când sala va avea loc CEO-ul sau atunci când vom trece prin centrul de service.

Exemple de contexte ( "Kairos"):

. - Locul de amplasare: „bancă“, „stație de benzină“, „în ramura Tver“

- „la reuniunea de bord" O persoană sau un grup de persoane, „întrebări adresate șefului“, „atunci când vorbesc cu Berlage de la“ Hercules“,

- Circumstanțele interne „atunci când doriți / nu doresc să lucreze“, „atunci când valul de inspirație.“

- Circumstanțele externe „atunci când șeful este într-o stare bună“, „când la legea va dura ....“

Acestea sunt doar câteva exemple dintre cele mai comune „kairos“. Este important să se identifice cu precizie „kairos“, care sunt relevante pentru munca ta, și să învețe cum să le folosească în mod eficient.

Novosibirsk companie angajate în decorațiuni interioare și renovare. „Am avut recent o“ Kairos „- într-una din suburbiile potopului, toate umed mulți au nevoie, pentru a face reparații. Am găsit repede și a trimis reprezentanții de vânzări ... „-“ Da, într-adevăr, un exemplu tipic de „kairos“. „Gleb Alexeyevich, spune-mi, este posibil să“ Kairos „într-un fel a crea, organiza?“

Ca parte a Codului penal, desigur, posibil. Ei bine, cel puțin poți prezice - contactul cu orice serviciu, inundații prezicerea, și pentru a afla mai multe despre posibile „kairos“ in avans.

Planificarea „kayrosovyh“ probleme în jurnal

Sistemul de planificare Contextul ar putea fi stabilită în orice jurnal obișnuit. Pentru a face acest lucru, procedați în felul următor:

- Pentru a identifica contexte relevante pentru tine (suficient de obicei, 5-7).

- Atunci când se apropie de orice context ( „kairos“), este suficient să se uite la secțiunea relevantă a organizatorului și a reîmprospăta memoria de a face.

- Lăsând la birou, sa uitat în secțiunea „Locații“. Am văzut problema: „Voi merge acasă - nu uitați să renunțe la reparații auto, verificați frânele“; „Când sunt la bancă, în același timp, să plătească internet acasă.“

- Atunci când un apel client, discuta problemele curente, sa uitat în secțiunea „Clienți“. Am decis să însărcineze „Dacă apelați Petrov a“ Alfa. „- pentru a discuta despre ideea de al doilea proiect“

Un alt mod de a controla „kayrosovymi“ obiective în jurnal - le scrie pe autocolante și atașați la zilele în care vă asumați ofensiva „Kairos“. În cazul în care „kairos“ Amânat - sarcina va fi ușor să arunce în ziua următoare. Astfel, în jurnalul dumneavoastră traseu dispare problemele șterse și rescrise trecerea de la o zi la alta din cauza lipsei de „kairos“.

Două exemple interesante de context de planificare.

Table pentru contextul de planificare

Planificarea pentru obiectivele pe termen mediu pot fi organizate nu numai în jurnal, dar, de asemenea, vizual - pe o foaie mare de hârtie sau o tablă magnetică de culoare albă. O astfel de planificare este deosebit de utilă în lucrul în echipă. Cel mai adesea acest lucru se întâmplă atunci când structurarea sarcini pentru o astfel de „Kairos“, ca oameni și / sau proiecte. bord de planificare arata ca acest lucru:

Consiliul de Planificare: oameni și proiecte

Voi explica placa dispozitivului de exemplu unul dintre primii manageri Lomonosovsky fabrica de porțelan. Coloane - unitate de management. Linie - proiecte (serii de produse). La intersecția coloanei și rândul sunt plasate autocolante cu obiectivele managerului de proiect relevant. Diferite culori de autocolante desemnate sarcinile prioritare, precum și alte setări. Atunci când se planifică să lucreze la proiect un manager de top scanează linia și a vedea toate sarcinile din proiect. La contactul cu unul dintre subalternii de manageri de top pentru a vizualiza coloana corespunzătoare și a vedea toate sarcinile sub responsabilitatea unui subordonat. Astfel, problema este, de asemenea, planificată pe „Kairos“, „Oameni“ și „proiecte“.

Un alt exemplu de „kayrosovoy“ bord de planificare - experiența unei organizații non-profit angajate în proiecte educaționale și o mulțime de lucru cu agențiile guvernamentale. angajații săi pe parcursul TM de formare a dat seama că unul dintre cheie „Kairos“ pentru a le sunt locuri ca primirea și trimiterea de multe documente ar putea fi făcută numai în persoană.

Angajații razgrafili pe tablă instituțiile de bază și a fost de acord - toți cei care merge undeva, cu o întrebare care necesită prezența personală, atașați un autocolant pentru a semnala cu privire la aceasta. Cei care au ordine mici ( „Dă dosarul în al 5-lea biroul de semnătură“, „Citiți în studiul 20 dacă licența noastră este gata,“ și așa mai departe. D.), Atașați autocolante. Oricine merge la minister înainte de a le ocoleste și Părăsirea colectează ordinele.

Potrivit participanților la seminarul următor a avut loc într-o lună, datorită unui „reciprocitate kayrosovoy“ pe călătorie a fost să-și petreacă aproximativ jumătate din timp.

Este important să se ia în considerare: planificarea bord - nu neapărat un instrument pentru organizarea lucrului în echipă. secțiunea Câmpia a peretelui în fața unui birou, care atașați autocolante sau plută bord pe locul de muncă - este, de asemenea, „planificare bord“. Și ei exact la fel ca și în exemple, pot fi structurate de unul sau un alt mod convenabil pentru tine contexte.

Tehnologie de planificare „Zi - Săptămâna»

Noi deja știm cum să-și planifice flexibil „kayrosovye“ problemă. Dar multe probleme au mai mult sau mai puțin termene strânse. Pentru a păstra toate aceste probleme sub control, aveți nevoie de doar trei secțiuni principale în sistemul de planificare:

1. ZIUA: Sarcini pentru astăzi - planul de zi jurnal.

2. WEEK: obiectivele pe termen mediu - a căror punere în aplicare este proiectat în următoarea săptămână sau lună.

3. AN: obiective pe termen lung - toate celelalte.

Când ne gândim la planificarea pe termen mediu, primul lucru pe care, de obicei, vine în minte. - conceptul unui „plan de saptamana“, „planul pentru luna“, „planul pentru anul“ Această planificare rigidă este puțin probabil va fi nevoie. Planul de lucru personal pentru săptămâna va eșua în prima zi, planul pentru luna - primele trei zile. Ea nu are nevoie de un plan rigid pentru perioada și reguli stricte pentru circulația sarcinilor între secțiuni. Și anume:

- seara, atunci când planifică a doua zi, vezi secțiunea „săptămână“. Toate „maturate înainte de“ cele mai relevante, este transferat la secțiunea „DAY“.

- O dată pe săptămână, în planificarea săptămâna viitoare, sa uitat prin secțiunea „An“. Toate cele mai actuale este transferat la secțiunea „săptămână“.

Acest sistem vă permite să:

- Pe de o parte, nu se conduce în cadrul planului greu, nu încercați să prescrie în detaliu și pe viitor, ceea ce face planuri pentru săptămâna / luna.

Schematic, această planificare flexibilă ideologie poate fi exprimată ca:

În următoarele instrumente de planificare pot fi „săptămâni“:

- O listă de sarcini pentru următoarele câteva săptămâni pe o pagină separată a jurnalului.

- programul Panoramic sarcini obișnuite.

- Consiliul de sarcini de planificare pentru următoarele câteva săptămâni.

- În planninge (inversare - o săptămână, nu o zi, la fel ca în jurnalul) - lista de sarcini „flexibile“ pentru o săptămână de lângă grila de „hard“ timp sau fila cu sarcini „flexibil“.

- „pe termen lung“ secțiune sunt în general mai simplu. Într-un caz extrem, această „cutie strategică“ (a se vedea. P. 62), T. E. O filă cu o listă de obiective-cheie pentru următoarele șase luni sau un an. În plus, secțiunea „pe termen lung“ poate să conțină:

- activități cheie plan pentru anul (expoziții, conferințe, livrarea de rapoarte trimestriale și anuale).

- Informații cu privire la calendarul critic al proiectelor cheie - data lansării unei versiuni pilot a unui sistem de informații corporative, calendarul tranziției la noile standarde de contabilitate, etc ...

- Program de zile de naștere, aniversări, etc ...

Principiul „Ziua - Week“ de bord de planificare

Cum sa faci o cronologie de maximă vizibilitate execuție sarcini pentru toți angajații? Acest lucru, de obicei, încearcă să folosească placa de planificare cu un program dur anul calendaristic în care, prin intermediul unor magneți colorate pot sărbători diferite evenimente și activități. Am văzut acest consiliu în multe companii românești - din păcate, nu a văzut că a fost utilizat în mod activ. Motivul, cred următoarele: orice schimbare de planuri - și magneții ar trebui să se mute înainte și înapoi, ceea ce este foarte incomod. Planul rigid nu poate rezista la o coliziune cu imprevizibilitatea circumstanțelor românești.

O abordare mai flexibilă va da placa pe baza planificării „Zi-Week“, descris în capitolul precedent. Se poate arăta după cum urmează:

planificare bord pe principiul „Zi-Week“

Spune Gulmira Tuleshova, sef al Departamentului de motivație pentru a lucra cu personalul Băncii Naționale a Kazahstanului. „După instruire privind managementul timpului, am emis placa de planificare, prin care fiecare angajat unitate de planificare de zi cu zi de lucru pentru ziua de azi, săptămâna și luna, lipirea autocolante completate în coloana corespunzătoare. În plus față de acest lucru, am pregătit un „carton strategic“ cu sarcinile prioritare pentru unitățile. Acest ambalaj din carton este, de asemenea, asupra minții, și fiecare angajat poate privi în ea.

În coloana fiecărui angajat atașat rezultate plic în care, cu un simț al datoriei și adăugați pentru a facilita sarcinile noastre autocolante care indică calendarul și condițiile implementării efective planificate. Acest plic joacă un rol important în selecția lunară a celor mai eficiente unități ale angajaților. Ofițerul, în consultare cu managementul, acordat timp liber o zi. "

Sarcina cu o structură complexă

Principiul „Ziua - Săptămâna“ este suficient să ne amintim momentul de abordare a problemei. Acum, dragă cititor, cu atât mai mult „nivel avansat“: ce să facă în cazul în care această problemă nu este suficient în secțiunea „AN“, introduceți pur și simplu într-o zi jurnal? În cazul în care sarcina este structura internă destul de complexă, există mai multe sub-sarcini, pentru ea întâlni câțiva oameni?

Imaginați-vă: luni, planificarea săptămâna următoare, vizualizați secțiunea „An“ și a vedea sarcina stabilită de cap în urmă cu șase luni. De exemplu, „Spre începutul sezonului pentru a organiza un atelier de lucru pentru dealerii noștri.“

Datorită faptului că secțiunea „ani“ poate fi văzut o dată pe săptămână (a se vedea. Cele două capitole anterioare), vă gândiți la seminarul pentru dealeri în avans. Primul lucru pe care îl va purta această sarcină în secțiunea „Săptămâna“, care poate fi văzut în fiecare zi.

În al doilea rând - provocarea majoră trebuie să fie defalcate în sub-sarcini și să le alocați timp pentru a se asigura că atelierul va avea loc pentru dealeri, la momentul potrivit și la calitatea necesară.

Atunci când se ocupă cu astfel de provocări există un cerc vicios:

- Pasul unu: lucru pe sarcina de a fi „așa cum este necesar“, toate stocate în cap, ceva - în jurnalul. În ultimele două sau trei zile înainte de eveniment este dispus universal Avraam, problemele sunt rezolvate în modul de foc, ceva ce nu are în mod necesar timp.

- Pasul doi: încercați să program de lucru pe o sarcină importantă, cunoscând doar metodele de planificare rigide. Firește, planurile nu sunt îndeplinite. Du-te înapoi la Pasul unu.

Pentru a rupe rece vicios, aveți nevoie pentru a lucra pe sarcina de flexibilitate de planificare. Acest lucru se poate face folosind o imagine de ansamblu grafic bidimensional. În coloana din stânga a sarcinii este împărțit în mai multe domenii-cheie, sub-sarcini, fiecare conținând caz specific. A doua coloană - interpret. Chiar dacă nu aveți angajați, această coloană poate însemna furnizorii externi, colegi cu care ați fost de acord să coordoneze eforturile, etc. A doua dimensiune în această diagramă - .. Timpul (de sus în calendar datele de mai jos - zilele săptămânii).

După cum puteți vedea, întreaga sarcină este împărțit în trei blocuri principale (Subactivități direcție): eveniment secundar substanțială, colectarea oaspeții și facilități de instruire. Legare subactivități la calendarul lor de execuție prin intermediul unor benzi orizontale de-a lungul axei de timp.

Cea mai mare parte a colecției de clienți (pregătirea scrisori de invitație și apeluri telefonice ale potențialilor participanți) este limitată la momentul în care avem nevoie pentru a determina în cele din urmă locația (de exemplu, cu o săptămână înainte de eveniment). produse alimentare Comanda ne-am planificat să facem după a doua apelurile efectuate de participanți, atunci când știm mai exact numărul lor.

Rețineți că, pentru toată simplitatea ei, graficul oferă o imagine destul de clară a problemelor legate de calendarul și problemele în relația dintre ele. Și este aceste relații conduc la perturbarea calendarului de ceva care a fost amânată pentru o zi, în funcție de sarcina - deja timp de două zile, și așa mai departe. Ca urmare, planul a căzut ca piesele de domino, și a întrebat șeful, „bine, atunci când. „Urmat de orice“ trebuie să aibă „și“ despre ".

Privind la programul de studiu numai o dată pe zi, va garanta te manipulare de lucru privind provocarea majoră și posibilitatea de a respecta termenul limită. Shift în această diagramă cu privire la orice problemă majoră cu o structură complexă, se păstrează în „Săptămâna“ (care, după cum știm, poate fi văzut în fiecare zi), si vei fi placut surprins de modul în care a diminuat în munca ta, „foc“ și „locuri de muncă care implică toate mâinile.“