Ajuta modalități de a îmbunătăți fluxul de lucru

MODALITATI DE DOCUMENT

La creșterea volumului de documente afectează factorii obiectivi: crearea de noi instituții, organizații, întreprinderi, extinderea relațiilor de producție și comerciale, creșterea producției, utilizarea activă a informațiilor documentate, etc. Cu cât societatea se dezvoltă și nevoia de informații, cu atât mai mult îl produce și folosește .. Mai mult, volumul fiecărui document este determinată de funcțiile sale de organizare specifice și sarcini în procesul de management. În aceste condiții, o mare importanță este ordonarea utilizată de informații documentate, îmbunătățirea organizării muncii cu documente.

Principalele direcții de îmbunătățire a documentului sunt:

- reducerea volumului de documente,

- îmbunătățirea tehnologiei fluxului de lucru.

Ca principale metode de îmbunătățire a tehnologiilor de flux de lucru este izolat:

- dezvoltarea de modele de flux de lucru în organele și organizațiile de stat;

- compilare hărți ale rutelor de proces;

- scheme de dezvoltare rațională documentului: operogramm și dokumentogramm, modelele de trafic și alte documente.

Principalele metode de îmbunătățire a documentului discutat în detaliu.

1. Unificarea și standardizarea documentelor. Unificarea documentelor - este stabilirea compoziției și a formelor de documente administrative generate în cursul aceluiași tip de funcții de management și sarcini uniform.

În punerea în aplicare a lucrărilor privind unificarea organizației realizată unificarea compoziției documentelor create în rezolvarea problemelor de management și unificarea formelor de documente. Ca urmare a unificării compoziției documentelor excluse documente formular care nu sunt cauzate de nevoile reale de management, rezultând într-o listă a documentelor organizației poate fi redus în mod semnificativ.

Pentru a optimiza compoziția utilizată în organizarea formelor de documente sunt elaborate și albumul Tabel de formulare ale documentului.

2. Îmbunătățirea calității deciziilor documentate. O metodă de reducere a fluxului de informații inutile este de a îmbunătăți calitatea deciziilor luate. flux mare de documente apare în publicarea documentelor de slabă calitate, în special reglementările, cauzând o mulțime de întrebări și clarificări.

Textul documentului, reflectând acțiuni de management, ordine, decizii, ar trebui să conțină numai informațiile necesare pentru a exprima în mod clar esența problemei, pentru a stabili termenele reale și rezonabile. În acest scop, atunci când pregătirea documentelor trebuie să utilizeze la maximum de formulare standardizate, textul care conține structura optimă și limbajului specific.

Pentru a economisi timp în pregătirea documentelor și organizarea de lucru cu ei, este recomandat să taie textul prin reducerea diferitelor tipuri de introducere tradiționale și preambul, excluderea din corespondența oficială referințe personale nemotivați și expresii de mulțumire etc.

- solicitare de informații (solicitare de răspuns și transmise oral);

- atunci când răspunde la un document scris de inițiativă (în acest caz, documentul de inițiativă emis ștampila cu privire la executarea și direcția în materie, care indică modul în care problemele identificate de documentul de inițiativă).

6. Utilizarea tehnologiilor moderne de informare pentru pregătirea, transmiterea și prelucrarea informațiilor. Una dintre modalitățile de a îmbunătăți fluxul de lucru al sistemului este utilizarea documentelor electronice, în primul rând utilizarea de e-mail. Trecerea la e-mail îmbunătățește semnificativ interoperabilitatea diferitelor agenții și organizații guvernamentale, vă permite să obțină rapid informații, să ia decizii și să organizeze punerea în aplicare a acestora.

Utilizarea tehnologiilor electronice oferă un înlocuitor pentru mediu poate fi citită automat de documente de hârtie, care permite formarea bazelor de date și de date locale bănci, reducând astfel numărul de documente pe hârtie de circulație.

7. Îmbunătățirea tehnologiei fluxului de lucru. Metoda principală de îmbunătățire a tehnologiei fluxului de lucru este o metodă de modelare. Această metodă permite prima etapă a modela activitățile organizatorice a instituției, diferențierea în cadrul unui sistem ierarhic de niveluri de luare a deciziilor, autoritățile și unitățile de management, dotate cu acest drept, în a doua etapă - activitatea funcțională instituției, care va identifica gama de probleme tipice abordate în activitățile instituției, și întreruperea fluxului de informații nu este de competența organului sau oficial. În a treia fază de construcție a modelului de informații document care permite determinarea fluxului de documente utilizate și produse în procesul de adoptare și executare soluțiilor standard, pentru a determina rutele cele mai raționale ale mișcării lor și pentru a stabili fluxul de lucru optim de timp.

Procesul de proces foaie de parcurs a fluxului de lucru (în continuare - harta proces de flux de lucru) a reflectat traseul de circulație a documentului, deoarece a fost elaborat înainte de livrarea la arhiva. operațiuni de rutare verticale aranjate în ordinea lor de prelucrare, orizontale - timpul procesului, de muncă, materialele și echipamentele utilizate. Procesul harta fluxului de lucru face posibilă ajustarea succesiunea operațiilor efectuate cu principalele tipuri de documente.

Flux de documente grafic întocmit în forma următoare:

Numele operației, fabricat cu un document

Aici este un exemplu de schemă de ghidare a traficului documentelor de intrare.

schema de constructii de ghidare a documentelor primite de trafic dezvăluie stadiul examinării lor preliminare a fluxului de două informații: înregistrate și documentele neînregistrate. documentele neraportate sunt determinate pe baza listei de documente care nu face obiectul înregistrării se efectuează în fiecare organizație.

documente înregistrate, la rândul lor, sunt împărțite cu privire la obiectul înregistrării în serviciul de management al documentelor (în schema - Oficiul) și să fie înregistrate direct în unitățile structurale. Documentele care fac obiectul înregistrării în subdiviziunile menționate la ele, ocolind conducerea organizației. Astfel de documente întocmite o listă specială de documente nu este supusă înregistrării în serviciul de management al documentelor.

Andrei Rybakov, Director de Cercetare și Belorumynskogo issledovatelskogoinstituta

Records Management și Arhivistic, Ph.D.

Ratele de schimb ale Băncii Naționale a Belarus

acte juridice, adoptarea