Activitatea secretarului pentru organizarea de întâlniri, conferințe

organizarea clară a reuniunilor sporește eficiența tuturor membrilor săi în cea mai importantă lucrare privind organizarea pregătirii reuniunilor documentației necesare și furnizându tuturor participanților. Secretarul organizează materiale de imprimare și de corespondență în termen de cel mult trei zile lucrătoare înainte de reuniunea capul listei aprobate de informații complete și în timp util cu privire la reuniunea face posibilă pentru a scurta timpul reuniunii și adoptarea celor mai eficiente gândit soluții. Informează participanții ora și locul reuniunii înregistrări, dacă este necesar. alte sarcini organizatorice în timp util evacuate de către secretarul în curs de pregătire pentru reuniunile conferinței sau largi, cu reprezentanți ai întreprinderilor nerezidente des.

În acest caz, secretarul va:

Checkout pe invitații buletinul informativ.

Rezervați camere de hotel.

Pentru a ajuta angajații în timpul conferinței de a stabili contacte cu vorbitori, pentru a stabili un control asupra materialelor de primire și de reproducere.

Pentru a rezolva această problemă, dacă întâlnirea ar fi în stenografie.

În ajunul reuniunii:

1. Împreună cu departamentul economic personalul sala de verificare a sala de ședință corespunzător numărului de locuri în sală și asigură existența bord, cretă, pointer, și așa mai departe, serviceability de echipamente, microfoane, magnetofoane, proiectoare de diapozitive.

Înainte de întâlnire:

Singur sau cu alți lucrători să se înregistreze participanților dacă participanții se cunoaște, utilizați listele sub formă de opt, deoarece această listă este utilizată pentru distribuirea materialului și invitații.

În cadrul ședinței, procesul-verbal menționând: discutarea problemelor discutate, numele, discuțiile făcute pe fiecare problemă, luarea deciziilor și termene limită.

După încheierea reuniunilor:

1. Secretarul de reimprimări, corectează și completează textul reuniunii.

2. Asigură semnare președinției minute în termen de o întâlnire - la două zile după întâlnire.

Pentru a controla momentul și cantitățile de transcrieri perepechataniya sau înregistrări.

Originalele protocoalele, întâlnirile și prezentate materialele păstrate de către secretar. Timpul de executare a deciziei adunării se calculează de la data reuniunii.

Controlul asupra executării ordinelor poartă secretar al reuniunii.

Dacă este necesar, a aranja ordinea materialelor de întâlnire și de reproducere (dactilografiere bazin, imprimare, copiere)

Coordonarea cu capul listei persoanelor care au nevoie pentru a trimite materialele la întâlnire.

Organizarea lor de e-mail în termen de un - două zile după semnarea protocolului.