Aceasta include o pregătire pentru primirea delegațiilor de abonat emite revista „Ghidul

Aceasta include o pregătire pentru primirea delegațiilor? Aș dori să obțină un plan clar de acțiune coerent, astfel că nimic nu este pierdut. În plus, sunt deosebit de interesat în partea de protocol a vizitei.

Pregătirea pentru delegația include programul de dezvoltare a vizitei delegației, organizarea și desfășurarea evenimentelor de protocol necesare.

Este necesar să se afle de capul data (ziua, luna) de sosire și de plecare al delegației, mărimea sumei de bani alocate pentru primirea delegației, precum și acceptarea părții care invită la costurile legate de călătorie și cazare.

Persoana responsabilă pentru primirea delegației, elaborează și prezintă conducătorului programului provizoriu al vizitei delegației.

Programul ședere poate include: program de întâlnire (discuții), recepția oficială a programului într-un restaurant, un program cultural, evenimente sociale.

În plus, aveți nevoie pentru a obține departe de lista invita partid a membrilor delegației, în Vol. H. Lista membrilor oficiali ai delegației și lista de participanți.

În cazul în care delegația a inclus cetățeni străini, este necesar să se clarifice dacă vizele de vizită, și să facă o listă a persoanelor care au nevoie de sprijin de viză.

Ar trebui să fie de acord cu persoana autorizată a părții care invită:

aranjamente instituționale pentru primirea delegației includ:

• rezervări de bilete;
• galerie imagini Hotel;
• închiriere și o sală de decor, care va găzdui evenimentele oficiale;
• programarea evenimentelor cu timpul și durata acestora;
• activități de dezvoltare de protocol;
• Comanda recepția oficială la restaurant; Comanda bilete pentru evenimente culturale și sociale; vizita de servicii de transport;
• distribuirea sarcinilor între angajații care participă la organizarea primirii delegației.

În ajunul sosirea delegației, urmați acești pași.

1. Verificați informațiile cu privire la sosire (plecare) delegației: locul, timpul exact de sosire (plecare), numerele de zbor.

Asigurați-vă că biletele achiziționate și livrate de către un invitat (în cazul în care tariful poartă părții care invită).

2. Clarificarea lista membrilor oficiali ai delegației și invitații lor de însoțire.

Poziția curentă, numele, prenumele și patronimicul.

3. Asigurați-vă că aveți vize de intrare pentru persoane (în cazul în care delegația include oaspeții străini).

4. hoteluri Confirmare.

5. Asigurați-vă că toate comenzile necesare asociate cu evenimentul.

6. Clarificarea traseului de circulație și programul de circulație de transport și, dacă este necesar, pentru a informa conducătorii auto cu privire la modificările.

7. Pregătiți camera de negociere, a verifica afară:

• numărul și dispunerea de mobilier;
• spațiu de proiectare (logo-ul companiei, imagine, plante, etc ...);
• dotarea tehnică a camerei și starea echipamentului:

hârtie (notebook-uri) pentru înregistrările, stilouri, broșuri, calendare.

9. Pentru a achiziționa băuturi (alcoolice și nealcoolice), tratează de cofetărie pentru oaspeții după întâlnire.

10. Pentru a furniza informațiile finale cu privire la posibilele modificări în programul vizitei delegației tuturor angajaților care participă la evenimente sociale.

11. Comanda carduri suplimentare de afaceri pentru participanții care au primit părții care invită.

12. Comanda flori pentru sosire și plecare (alte activități), în cazul în care componența delegației și / sau între însoțitoarele sunt femei.

13. Informați șeful lucrării efectuate.

Ca regulă, grupul de lucru este creat organizarea ordinii de primire a șefului delegației (comitetul de organizare), cu repartizarea responsabilității pentru domenii de activități pregătitoare.

Aspecte protocolul de primire delegare

Protocol - un set de reguli standard, tradiții și convenții, sunt respectate în comunicarea diplomatică și de afaceri. Pentru a respecta standardele de protocol este dorința de a sublinia statutul de oaspeți distinși și respect pentru gazda aceasta. Protocolul definește:

• Procedura pentru reuniunile delegației și compoziția cantitativă a persoanelor oficiale primitoare și însoțitoare, clasa de transport rutier, care este folosit pentru întâlniri, cablarea și întreținerea delegației;
• rochie de cod al persoanelor care participă la primirea delegației;
• plasarea comenzii la masa de negocieri și pentru o masă de banchet;
• utilizarea și plasarea de simboluri părți, cărți de vizită de design;
• nivelul de evenimente culturale și sociale.

În cazul în care gradul de vizita oficială a postului unei reuniuni din gazda trebuie să se potrivească cu rangul oficial al șefului delegației sosește. Într-o mai puțin formale ocazii, în cazul în care șeful delegației vine șef al companiei, pentru a conduce delegația sa întâlnit adjunct poate prima persoană care se ocupă de direcția de cooperare, șefii unității structurale relevante.

Pentru întâlnirea reprezentantului țării gazdă, de obicei, vine insotit de 2-3 persoane.

Ia oaspeții la locul în care trăiesc, ar trebui să spună la revedere de la ei în lobby-ul, asigurându-vă că formalitățile de înregistrare sunt finalizate cu succes, și fiind de acord într-o vizită de protocol (vizită de curtoazie).

Nu ar trebui să fie pentru a escorta oaspeții la ușa camerei, forțându-le astfel, invitându văzut pe camera pentru ceai sau cafea.

Conform tradiției, înainte de a începe partea de afaceri a vizitei, șeful delegației a sosit determină o vizită de curtoazie la capul părții destinatare. Necesitatea acestei vizite este faptul că, în cursul șefilor de delegații pentru a specifica gazda programului, ceea ce face ajustări la acesta.

În plus, o vizită de curtoazie de a percepe, de asemenea, ca o formă de răspuns pentru a satisface oaspeții delegației.

De obicei, o reuniune de protocol a avut loc în biroul gazdă. Invitat în hol trebuie să se întâlnească și să efectueze la locul de desfășurare asistent (secretar) al capului. Numai în cazul în care vine foarte onorat de oaspeți, capul îl întâlnește personal.

În conformitate cu protocolul invitaților este plasat în zona mesei de cafea în biroul șefului organizației. În acest loc de onoare este o canapea. proprietar al biroului stă într-un scaun, pe partea stângă a canapelei. Dacă oaspetele și persoana gazdă stau pe canapea, oaspetele trebuie să fie la mâna dreaptă a comandantului.

nu ar trebui să scaun oaspeții se confruntă la fereastră, sau să le ia, stând în spatele unui birou.

De obicei, o vizită de protocol durează aproximativ 20-30 minute. La începutul întrunirii oaspeții oferă băuturi răcoritoare (ceai, cafea, biscuiți, bomboane de ciocolată). Băuturi alcoolice în timpul vizitei protocolul nu este servit. Inițiativa de conversație este la partea de primire, lăsând inițiativa rămâne cu oaspeții.

normele de curtoazie solicita proprietarului de a efectua oaspeții la sala, lift sau casa scărilor.

Partea de afaceri a vizitei

Ca o regulă, partea de afaceri a vizitei (negocieri), numit de dimineața următoare.

Delegații la negocierile trebuie la intrare, în hol să se întâlnească și să în camera unde discuțiile vor avea loc, un reprezentant al companiei: asistent manager, secretar, manager de birou, un angajat al departamentului de protocol.

Este important ca reuniunea nu a fost parte de negociere.

Membrii delegației gazdă își așteaptă oaspeții la masa de negocieri.

Scaune la masă trebuie să fie făcută în conformitate cu normele general acceptate și luând în considerare rândurile oficiale ale persoanelor implicate. Există mai multe opțiuni pentru plasarea participanților la negocieri.

Șefii delegațiilor pot fi plasate în capul mesei, ceilalți membri ai delegațiilor se află oficiali de rang descendent (opțiunea 1). Cu toate acestea, cele mai multe dintre șefii delegațiilor sunt așezați în centrul mesei opuse unul de altul, în timp ce ceilalți participanți la discuțiile sunt situate pe ambele părți ale mesei în funcție de nivelurile de grad (opțiunea 2).

Pentru fiecare dintre aceste opțiuni și în cazul în care negocierile au avut loc cu reprezentanții companiilor străine, traducători sunt situate în partea stângă a șefilor delegațiilor.

opțiuni de cazare la masa negocierilor

Trebuie remarcat faptul că forma de tabel, cu excepția protocolul de asemenea, are o valoare psihologică.

De exemplu, rotunde (sau ovale), masa creează o atmosferă mai liberă, se elimină diferențele de stare dintre negociatori, astfel încât sunt folosite (ovale) mese rotunde, de regulă, atunci când lucrează împreună la un proiect cu privire la negocierile care au managerii de nivel mediu loc.

Programul cultural al vizitei, de obicei, implică o vizită la teatru, expoziții, concerte, muzeul sau turul orasului. La organizarea de evenimente culturale (bilete pentru precomandă și transport rutier, notificare) este oportun să se întocmească liste cu persoanele care doresc să viziteze un anumit eveniment.

Vizita de serviciu de transport este în ordinea vehiculelor personale pentru persoanele oficiale ale delegației și, dacă este necesar, pentru persoanele însoțitoare, în determinarea tipului (clasa, culoare, capacitate) de transport pentru fiecare eveniment, precum și în dezvoltarea rutei de transport.

Anunțuri de numere viitoare

Selecțiile dvs. personale

Alte stiri