3 Crearea unui fond de asigurare de documente de valoare și utilizarea fondului - asigurarea siguranței

3 Crearea unui fond de asigurare de documente de valoare și utilizarea fondului

Fondul de asigurări - un set de copii de asigurare ale documentelor de arhivă valoroase. copie Asigurare a unui document pe suport de hârtie este prima generație microfilm negativ din film fotografic de tip corespunzătoare fotografierea în mod direct un document și, ulterior, numit „fond de asigurare microfilme.“ [5]

Fondul de asigurări este creat pentru a păstra informațiile valoroase documente în caz de pierdere sau deteriorare a documentelor originale. Fondul de asigurare este de neatins și păstrate geografic separat de documentele originale, care sunt realizate cu o copie a asigurării, în arhive speciale (Centrul pentru Conservarea fondului de asigurare este în Yalutorovsk regiunea Tyumen).

Ordinea copiei de asigurare se determină prin luarea în considerare starea fizică a documentelor unice și a documentelor de valoare și intensitatea tratamentului acestora. prioritate Copiere între ele să fie cele mai utilizate puternic, cu daunele materiale purtătoare și informații de documente.

La copierea activității de asigurare, de regulă, nu sunt supuse de îmbinare. Afaceri de lux realizate în cazuri excepționale, în acord cu gestionarea arhivei nu poate fi copiată în cazul întrețesut completă. La sfârșitul problemei este de laborator impletesc sau organizație - producătorul de copii de asigurare din nou.

Asigurare copie de arhivă a unui document pe substrat de hârtie este microform negativ (microfilm sau microfise) prima generație produsă pe fotografic filmului halogenură de argint de tipul corespunzător fotografierea instrumente optice.

Colecția de copii ale documentelor de arhivă, realizate pe diferite suporturi fizice, și destinate a fi utilizate pentru a asigura păstrarea originalelor documentelor de arhivă (în continuare - utilizarea fondului) este creat, de regulă, concomitent cu crearea unui fond de asigurare și ordinea țintă documente de arhivă la cele mai utilizate în procesul de alte lucrări (desecretizarea documentelor de arhivă, organizarea utilizării acestora).

utilizarea Fondului simultan cu fondul de asigurare stabilit kit obligatorie care conține:

- pentru documente de arhivă pe bază de hârtie - un microfilm 2-a generație pe film halogenură de argint (negativ sau pozitiv) realizate dintr-un microfilme negativ prima generație, și o microformă treia generație a făcut cu microfilme 2-a generație;

- pentru documente fotografice - un fotografic unul pozitiv și unul negativ dublu;

pentru înregistrări audio - o copie a casetei;

Includerea în fondul de a utiliza copii ale documentelor de arhivă, inclusiv în format electronic, stabilită în cursul altor lucrări efectuate pe cont propriu arhiva.

Utilizarea fondului pentru a include copii ale elementelor complet copiate. Copii ale documentelor de arhivă individuale pot fi incluse în utilizarea fondului, ca parte a colecțiilor de documente de arhivă.