Thrifty birou la locul de muncă șef organizație contabil

contabilul-șef al oricărei companii este o figură cheie importantă și cât de bine organizată eficiența procesului de lucru depinde nu numai de munca lui, dar performanța companiei, în ansamblul său. Face rol nu lipsit de importanță în acest sens este organizarea rațională și confortul la locul de muncă a contabilului-șef.

Luați în considerare organizarea contabilul-șef al locului în ceea ce privește producția cu costuri reduse, care sa bazat pe menținerea sistemului de ordine cinci S, ceea ce permite de a economisi timp și de a crește în detrimentul productivității. În acest caz, puteți utiliza notația un termen japonez, și este posibil limba engleză:

1. Sort (SEPR - Japonia Ordonați - .. ANG) - pentru a determina ceea ce aveți nevoie și nu este nevoie, și de a scăpa de acesta din urmă;
2. Sort (Seyton - Japonia, Îndreptare - .. ANG) - aranja toate elementele, astfel încât acestea au fost ușor de utilizat;
3. Clean (Seiko - Jpn Scrub - .. ANG) - pentru a menține curat stație de lucru;
4. Sistematiza (Seyketsu - Japonia sistematiza - .. ANG) - face curățenie practica de zi cu zi normală;
5. Standardizati (Sitseku - Japonia STANDARDIZE -. Ing.) - a standardiza celor patru pași anteriori pentru a dezvolta obiceiul de a le cheltui în mod constant și cultiva.

Să începem - ordine.

La locul de muncă al contabilului-șef - este zona cu resursele necesare, materiale și tehnologii, organizate într-un anumit fel, ceea ce a făcut activitatea sa de lucru. În același timp, organizarea locului de muncă - un set de acțiuni pentru mijloace și instrumente de echipamente de stații de lucru și plasarea lor într-o anumită ordine.

Nu vom insista asupra normelor sanitare prevăzute de legislația pentru spațiile industriale, suprafața desktop, și lumina, precum și capacitățile tehnice și financiare ale organizației special. Atenția noastră se va concentra în principal pe organizarea desktop (Ing. - Desktop - suprafața mesei) contabilul-șef și zona „pe jos“ pentru el, ca un elemente raționale plasate pe ea și instrumentele de muncă pentru a economisi timp, crește productivitatea și în timp util a finaliza setul sarcină.

Șef birou contabil ar trebui să fie suficient pentru a oferi spațiu nu numai pentru calculatoare, dar, de asemenea, spațiul de lucru mare (pentru a scrie, de a lucra, etc.). Birou ar trebui să fie plasate perpendicular pe fereastră. Lumina naturală ar trebui să scadă pe stânga de pe desktop direct la el.

scaun de lucru, birou și o consolă pentru aceasta ar trebui să fie plasat în așa fel încât să nu se ridice putea obține cât mai multe obiecte care nu au nevoie pentru a ajunge la ele.

Toate hardware-ul pentru operațiile manuale și mecanizate (pixuri, agrafe, creioane, gume de șters, skoroshivateli, rigle, foarfece, etc.) sunt cel mai bine stocate într-un spațiu special adaptat pe masa - organizator. Aceasta salvează o mulțime de timp, comparativ cu instrumente tradiționale de stocare în cutie. La amplasarea obiectelor și mijloacele de a lucra direct pe desktop sau set-top box pentru aceasta trebuie să se țină seama de faptul că nu ar trebui să fie păstrate pe masă nu este nimic de prisos, doar tot ce ai nevoie, desktop-ul ar trebui să fie utilizat numai pentru contul curent al lucrării, și nu pentru stocarea dosare, documente și alte materiale.

Documentele care sunt utilizate în activitatea curentă, trebuie să vă lucrări de montaj pentru a oferi imagini de ansamblu rapide și de căutare. În cadrul „atenția directă“ ar trebui să fie nu mai mult de 5-9 documente. Un număr mare de documente de pe desktop distrage atenția de la prioritățile de rezolvare, selectați-le împiedică prioretetnye. Restul ar trebui să fie extins în registrele respective, tati, de exemplu, „documente primare Inbound“, „Documente de a transmite clientului“, „procesarea documentelor“. Aceste documente, care contabilul-șef al muncii terminat, și nu au ridicat întrebări suplimentare ar trebui să fie eliminate în dosarul sootvetvtsuyuschuyu, în conformitate cu nomenclatura cazurilor selectate. De exemplu, registrele privind impozitul pe venit pentru o anumită perioadă ar trebui să fie eliminate în dosarul „de raportare fiscală, LLC ... pentru perioada ...“. Documentele care necesită caietul de sarcini ar trebui să fie mutat într-o locație cu marcajele stânga de pe eticheta de pe desktop, sau plasate într-un dosar separat „Întrebări“. În plus, este necesar să se aloce un dosar separat „privind semnătura capului.“

Folder, care este adesea utilizat în timpul zilei de lucru, ar trebui să fie plasate în zona contabil de lucru (una sau două etape), astfel încât dulapuri și rafturi pentru documente este cel mai bun pentru a plasa mai aproape de spațiul de lucru al contabilului-șef poate fi în fundal. Că un astfel de aranjament va oferi acces rapid și ușor la documente și dosare. Cu același scop, înregistrările contabile și documentele de afaceri de pe rafturi trebuie să aibă un loc permanent. Dosare cu documente periodice (statut, documente de înregistrare, politici contabile, etc.) trebuie să fie depozitate într-un anumit dulap cu acces liber la alți angajați ai departamentului de contabilitate.

documente de arhivă trebuie să fie păstrate într-un dulap separat sau o cameră separată, astfel încât să nu interfereze în activitățile curente. Luate din arhivele documentelor trebuie să fie returnate la locul de îndată ce lucrarea este terminat cu ei

La sfârșitul zilei pentru a pune documentele din dosarele corespunzătoare. Spațiul de lucru ar trebui să fie liber.

organizarea corectă a locului de muncă va economisi timp și spațiu de lucru - nu este nevoie pentru a căuta documentul necesar într-un teanc de hârtii, mers pe jos între tabele pentru a găsi folderul pe care doriți să stimuleze productivitatea, nu va fi distras și în timp util pentru a finaliza sarcinile, păstrează spiritele bune pe tot parcursul zilei.

Nu numai o dată pentru a aduce pentru desktop, este important să se mențină ordinea indusă să-l mențină în mod constant. Principalul lucru pe care acest proces să devină un obicei. În realizarea a patra și a cincea pașii S sistem 5 trebuie să respecte următoarele reguli:

- nu aranja pe desktop „arhivă“ a documentelor - utilizați pentru acest dosar. Pe masă trebuie să fie doar acele documente sarcinilor curente;

- Fă-o regulă pentru a procesa documentele în fiecare zi, se înregistrează în mod clar data, ora și performanța tema documentului. Dacă trebuie să utilizați documente din arhivă - le restituie la locul cât mai curând posibil;

- în cazul în care există îndoieli cu privire la valoarea (relevanța) orice alt document - în condiții de siguranță trimite-l în urnă;

- Nu mutați teancul de documente neprelucrate de pe desktop la set-top box la acesta, sau pe rafturi (dulapuri);

- monitoriza prezența și amplasarea elementelor de lucru (creioane, pixuri, capsator, bandă, etc.) trebuie să fie întotdeauna la îndemână. obiectele inutile trebuie să fie curățate în locuri speciale (sertar, raft într-un dulap);

- la sfârșitul zilei, plasarea comenzii inițiale pe desktop.

• Responsabilitate: Contabil - Contabil Senior -Zamglavnogo în contabilitate Contabil șef
• De prevenire a instituționalizării: corectitudinea înregistrării documentelor primare, introducerea unui algoritm pentru intrarea în program
• curent de control (proces)
• ieșire de comandă (rezultat). Funcționează bine, de exemplu, „controlează forma închiderea perioadei de raportare.“
  

Este important să nu uităm de feedback-ul în controlul funcțiilor, determină reglementările pentru a aborda problemele cu fiecare nivel de referință (lipsa de documente, probleme complexe de contabilitate, etc.). Eficacitatea reglementărilor, documente de lucru și forme de control este îmbunătățit în mod semnificativ, în cazul în care documentele sunt într-adevăr facilitează activitatea angajaților, iar în cazul în care crearea documentelor implicate majoritatea personalului contabil.