sisteme de management al documentelor, funcțiile lor

2.2. Document Management System

2.3. mass-media de comunicare

2.4. componente de integrare

2.5. componentele sistemului

Sistemul de management al documentelor (DMS) [1] - sistem capabil să se ocupe de documentele.

Informațiile care sunt stocate în documente disparate, conține o mulțime de valoare, detectabil numai în timpul prelucrării. Acest obiectiv răspunde judecătoresc de management al documentelor, și anume capabil de a crea, stoca, căutare, prelua, edita și partaja documente.

Funcția principală a acestui sistem - căutarea și indexarea documentelor, permițându-vă să localizați rapid și urmări starea lor. De asemenea, este important să se știe cine folosește documentele în orice moment.

Sisteme de management al documentelor Partea I., funcțiile lor

IDC Compania oferă următoarea definiție a sistemului de piață de gestiune electronică a documentelor:

ECU poate fi împărțit în cinci sub [3]. rezolva de la sine sarcini (a se vedea. tabelul).

Se creează o bază de date unică pe un server care vă permite să stocați în siguranță documente, să le organizeze și să găsească rapid informații. Acest lucru constituie un important principiu SEUD: documentul este stocat într-un singur exemplar, în loc, bine protejat împotriva accesului neautorizat.

documente de hârtie se încadrează în magazia, ca urmare a procesului de scanare și electronice - chiar din program în care acestea sunt create.

Pentru a găsi rapid un depozit de document este furnizat printr-un mecanism sau, cum este numit, o căutare full-text, care permite un timp foarte scurt pentru a găsi documentul corect conținea cuvintele cheie din cadrul acestora.

management al documentelor este considerat, de obicei în cadrul aceleiași companii, și este o reflectare a proceselor sale de afaceri, precum și modalități prin care puteți controla fiecare companie este unic.

În plus, orice organizație care funcționează cu succes este în continuă schimbare. Crearea de noi produse, achiziționarea de noi întreprinderi, noi piețe determină modificări ale structurii organizatorice, procedurile de gestionare, formele și căile de circulație a documentelor. Pentru a ține pasul cu aceste schimbări, trebuie să utilizați pentru a automatiza proceduri speciale de operare software.

Cu procesele de afaceri de designer proces de manipulare document poate fi reprezentat ca o secvență de pași. La fiecare etapă de prelucrare a unui document definit ce trebuie făcut cu documentul, și care ar trebui să fie executorul. La finalul etapei, sistemul calculează automat în cazul în care pentru a trimite documentul privind, și în mod automat alerta artist următor. În acest proces, toți participanții pot urmări sub formă de diagrame vizuale și vizibile pe ceea ce stadiu de procesare este un document.

Prin e-mail angajații primesc o notificare de evenimente care au loc în sistem, cum ar fi apariția unor noi documente, primirea documentului de revizuire, încălcarea termenilor de control. Notificarea este de obicei conține un hyperlink, care vă permite să deschideți documentul corespunzător din registrul central.

COURT - este doar una dintre componentele sistemului informațional, și, de regulă, nu este creată în primul rând. Și, desigur, Curtea trebuie să fie integrate în mediul global în așa fel încât nu au existat site-uri cu „manual“ de prelucrare a informațiilor.

mijloace tehnice pentru a asigura funcționarea OVC sunt autostrada informații, servere, matrice de discuri, biblioteci, unități optice, scanere pentru captarea documentelor de masă și software-ul de server specializat.

După cum arată practica, introducerea de studiu a avut loc în etape, componentele individuale, unele dintre acestea, se întâmplă, și nu să prindă rădăcini într-un proces special de afaceri.

Trebuie remarcat faptul că necesitatea unei astfel de sistem apare în organizație (companie), înainte ca acestea să aibă o oportunitate financiară, sisteme complete poate costa câteva sute de mii de dolari, și la fel de mult din nou introducerea. În România, utilizarea COURT importate complicată prin lipsa lor de a se adapta la condițiile realității noastre.