Servicii de organizare de birou

Organizarea de servicii de birou.

1. Serviciul de organizare de birou de construcții.

Există trei forme de organizare de birou: centralizate, descentralizate și mixte.

Într-o formă de organizare centralizată a tuturor operațiunilor de prelucrare a documentelor de birou sunt concentrate (centralizarea) într-un singur centru pentru întregul aparat - birouri, departamentul generale sau secretar. forma de păstrare a documentelor Descentralizată implică dispersarea operațiunilor între departamentele instituției; în același timp, în fiecare dintre ele efectuate în raport cu un set uniform de operațiuni de birou. Nu amestecați o formă de organizare descentralizată de evidență în care operațiunile de redactare sunt efectuate în diferite divizii instituția, structura organizatorică a serviciului de birou, care are unități specializate: expediția, dactilografiere piscină, grupuri de control, etc. Când formeoperatsii mixte efectuate la nivel central (servicii de referință și informații, stocarea documentelor, formarea de cazuri) (primirea, înregistrarea, controlul, reproducerea documentelor) și descentralizate.

Forma de organizare de birou este selectat în funcție de mărimea instituției, volumul de documente, compoziția unităților structurale. La instalațiile mici (când documentația este efectuată în mod direct în unități), precum și geografic separate (distanțate, de exemplu, în diferite zone ale unui oraș mare) selectarea unui formular centralizat. În cele mai multe instituții și organizații folosesc o formă mixtă de organizare de birou.

Modul cel mai rațional de organizare a proceselor de evidență a datelor individuale și a operațiunilor este centralizat, deoarece vă permite să:

reduce costul operațiunilor de redactare;

îmbunătăți organizarea personalului clerical muncii și, în special, de a introduce o evaluare;

asigură specializarea și interschimbabilitate a angajaților;

utilizarea instalațiilor progresive și productive;

pentru a asigura unitatea de orientare organizațională și metodologică.

În condiții moderne ale unui complet centralizat de servicii de evidență numai în instituții relativ mici. În instituțiile mari, ar trebui să caute centralizarea birou corespunzătoare anumitor funcții, cum ar fi trimiterea și primirea documentelor, înregistrarea și controlul executării documentelor, prescurtare și a documentelor de tastare, reproducerea lor, administrarea de birou de orientare.

În instituțiile mai mici, care nu au departamentele generale, departamentele de birou, serviciu de birou efectuează asistent manager administrativ.

În cazul în care o organizație sau instituție are un volum mare de documente, a introdus o unitate structurală responsabilă de evidență: papetărie, departamentul general, departamentul de management al înregistrărilor, etc. Activitatea acestei unități structurale se reflectă în poziția mod special (vezi fig. App. 1.1).

În scopul de a reglementa procesul de evidență a documentelor, identificarea tehnicilor și metodelor de creare și prelucrare a documentelor în departamentul de birou de organizare elaborează instrucțiuni de administrare a înregistrărilor care sunt stabilite prin ordin al conducătorului instituției (a se vedea. App. 1.2).

2. Împărțirea funcțiilor între departamente și interpreți de birou

Baza de organizare a personalului de muncă clericale este diviziune profundă și clară a funcțiilor între departamente și contractori. Aceasta se reflectă în reglementările - reglementările privind unitățile de evidență a datelor și fișele de post ale angajaților.

Poziția departamentului de birou dezvoltă și menține șeful departamentului de șef al unei instituții. Prevederile departamentului subdiviziunilor se dezvoltă șeful unității, împreună cu șeful de departament și aprobat de către șeful de departament, manager de afaceri sau șeful unui alt departament, care include departamentul de birou.

Reglementările privind departamentul sau divizia sa structurală include următoarele secțiuni:

funcțiile și sarcinile de bază;

taxe, drepturi și responsabilități ale capului (acest punct este cazul, în cazul în care nu este dezvoltat fișa postului de manager);

Este necesar să conțină o formulare clară nu permite diferențe în întrebarea cine ar trebui să facă ceea ce, care este subordonat cui, etc. Puncte dispoziții care definesc relația dintre biroul de departament cu alte entități ar trebui să fie coordonate cu aceste unități.

La proiectarea unui departament de birou reglementări model de poziție. Acesta este completat (dacă este cazul - tăiate) și ajustată în funcție de condițiile de funcționare specifice ale aparatului de control și a serviciilor sale de evidență.

Pentru fiecare departament evidență angajat a dezvoltat o fișă a postului care definește statutul de organizare și juridică a angajaților din departamentul structurale și oferă condiții pentru o funcționare eficientă (a se vedea. App. 1.3).

Instrucțiunea este format din următoarele secțiuni.

chast.Ustanavlivayutsya lucrător total de bază de activitate (de exemplu, sarcina grefierilor osn9vnaya - documente de înregistrare), procedura pentru pozițiile de înlocuire (de exemplu, care este numit și eliberat din funcție de către angajat), cerințele profesionale ale angajatului (nivelul de educație, experiența de muncă, ar trebui să știe. ar trebui să poată.), o persoană care este subordonat direct angajatului, documentele și materialele de bază, care trebuie să fie ghidat de către un angajat în activitatea lor.

Responsabilitati sarcinilor rabotnika.Ukazyvayutsya legate de pregătirea documentelor, achiziționarea, prelucrarea și furnizarea de informații care implică utilizarea obligatorie a anumitor forme și metode de lucru (de exemplu, o monitorizare periodică a formării afacerilor în subdiviziuni, informări, etc.), care necesită respectarea condițiilor punerea în aplicare a unor acțiuni specifice, stabilirea ordinii de executare a ordinelor, standardele etice care trebuie respectate în cadrul grupului. Uneori, în această secțiune descrie elementele de tehnologie funcționează.

Drepturile Drepturile rabotnika.Opredelyayutsya ale angajatului să îndeplinească funcțiile care îi sunt atribuite.

Relațiile (din oficiu comunicare). unități și angajați, din care sunt specificate primește executantului, și care transmite calendarul de transmitere a informațiilor, care este implicat în executarea anumitor documente, cu care au fost de acord și, etc.

Evaluarea Raboty.Perechislyayutsya criteriilor de evaluare a gradului sarcinilor angajaților și responsabilități, utilizarea drepturilor, etc. Principalele criterii sunt calitatea și oportunitatea punerii sale în aplicare.

Descrierea postului semnată de șeful departamentului de birou și aprobat de către șeful adjunct sau, care supravegheaza biroul departamentului.

3. Organizarea activității Secretarului referentul

Figura principală a procesului de clericale - asistent administrativ. Sarcina cea mai importantă, care este pus în aplicare în exercitarea multe funcții - pentru a oferi asistență maximă la cap și-l economisind timp.

Prezența fișei postului - cea mai importantă condiție pentru organizarea rațională a muncii de secretariat. Luați în considerare caracteristicile asistentului administrativ fișa postului (a se vedea. App. 1.4).

În „General“ ar trebui să fie cercul strict limitat de persoane care sunt direct subordonate secretarului. Soluția optimă - subordonarea directă a asistent administrativ la o singură persoană. Ar trebui să se acorde lista cea mai completă a documentelor metodice, ghidarea asistentului administrativ în activitățile sale, de referință și alte beneficii.

Este necesar să se stabilească cerințele nu numai la alfabetizare asistent administrativ profesional, dar și pentru abilitățile sale profesionale (de exemplu, de imprimare, să întocmească documente utilizând mașini de copiere, să dețină un computer, etc).

Trebuie să fie determinată în mod exhaustiv de către secretarul interimar pentru fiecare dintre funcțiile realizate de aceștia (de birou, dactilografiere, comunicare, primirea de vizitatori, manager de serviciu, etc.). În cazul în care enumeră sarcinile pe care ar trebui să fie stabilite în mod clar, precis și fără echivoc, este recomandabil să se specifice acțiunile care decurg din aceste sau alte condiții sau rezultate ale unui set de responsabilități.

Secțiunea „asistent administrativ de responsabilitate“, ar trebui să indice responsabilitatea, pe care secretarul are pentru performanță incompletă sau necorespunzătoare a atribuțiilor lor, pentru utilizarea necorespunzătoare sau neutilizarea drepturilor lor. Trebuie avut în vedere faptul că unitatea de comandă nu este să lucreze pentru punerea în aplicare a care nimeni nu este responsabil.

Organizarea primirii de vizitatori - una dintre cele mai importante funcții ale secretarului. Când este executată secretarul exercită tact și capacitatea de a intra în contact cu vizitatorii, pentru a decide anumite probleme. Este necesar să se distingă trei grupuri de persoane la care capul se află în contact constant sau ocazional - este personalul agenție, reprezentanți ai altor organizații, cetățeni, al căror cap ia în soluționarea problemelor ce țin de competența instituției pe care o conduce.

Organizarea personalul de la recepție, este recomandabil să se respecte următoarele reguli.

În cazul în care un angajat insistă asupra necesității unei întâlniri cu capul în cel mai scurt timp alocat pentru recepție, asistent administrativ este obligat să raporteze acest lucru la cap, pentru a comunica numele angajatului și există un interes de întrebarea lui; în continuare asistent administrativ acționează în conformitate cu instrucțiunile capului, informându-i despre angajat.

În nici un caz asistent administrativ nu ar trebui sosiri directe la cap, fără notificare. Prezentarea vizitatorului, asistentul administrativ trebuie să-l numele, titlul, organizația suna în mod clar.

În cazul în care perioada de pre-desemnat pentru a primi capul este absent din motive cunoscute asistent administrativ, asistentul administrativ este necesară în numele managerului să își ceară scuze, să explice motivul absenței sale (întârziere) și sunt de acord cu privire la următoarea reuniune.

În mod semnificativ diferite de sarcinile declarate ale secretarului organizației de primire a cetățenilor. În cele mai multe cazuri, acesta îndeplinește următoarele funcții:

menține un registru al cetățenilor care doresc să fie acceptate de cap, în timp ce în formularul de înregistrare (carte) trebuie să conțină informații despre vizitator și documentele prezentate de acestea. asistent administrativ cu experiență poate indica lipsa documentelor necesare pentru examinarea cazului;

prevede o procedură de recepție în timpul recepției (reglează comanda, preia la cererea șefului documentelor necesare, invită lucrătorii de mașini, etc.);

dacă este necesar, să conducă conversația de înregistrare cap cu o persoană care ajunge la recepție, face un semn pe parcursul procedurii de pe card sau revista.

În pregătirea și organizarea de reuniuni de funcții asistent administrativ sunt după cum urmează:

pregătirea listei participanților și pun la dispoziția oaspeților materialele necesare și materiale de scris;

Managerul de proiectare al raportului, pregătirea materialului ilustrativ;

Înregistrarea participanților și raportează șefului numărului de participanți sunt în întârziere, lipsă, din motive de absență, etc.;

păstrând minute sau o transcriere a reuniunii;

selectarea materialelor pentru cap;

executarea ordinelor de manager operațional, a primit în timpul ședinței;