Schimbul de date între Microsoft Excel și Microsoft Access

Lucrul cu date Microsoft Access în Microsoft Excel

date Microsoft Access pot fi copiate folosind modul de masă sau a unui element de pagină de acces date de control, și apoi lipiți datele în Microsoft Excel.

În plus, într-un registru de lucru Microsoft Excel, puteți salva datele din tabel, interogare, forma, sau un raport Microsoft Access. Această metodă ar trebui să fie utilizată pentru a crea copii statice ale unor cantități mari de baze de date Microsoft Access.

Notă. Această metodă este folosită atunci când datele în Microsoft Excel nu trebuie să fie actualizate de fiecare dată când modificați o bază de date Microsoft Access.

Migrarea la baza de date Microsoft Excel Microsoft Access actualizat

Dacă doriți să actualizați datele din foaia atunci când modificați o bază de date Microsoft Access, cum ar fi o actualizare lunară a trimis la rezultate Microsoft Excel, care conține datele pentru luna curentă, se transferă datele în Microsoft Excel poate crea o interogare sau ODC-fișier. Anchetă ar trebui să fie configurat, dacă doriți să obțineți date din mai multe tabele, sau doriți să schimbați limitele datelor. ODC-fișier ar trebui să fie utilizat în cazul în care doriți să obțineți date dintr-un tabel în baza de date și, în același timp, elimina toate datele din tabel. Datele pot fi returnate la Microsoft Excel ca o serie de date externe sau un raport PivotTable, și, în ambele cazuri, actualizarea este disponibilă.

Utilizarea Microsoft Access pentru gestionarea datelor Microsoft Excel

date Microsoft Excel cu caracter obligatoriu într-o bază de date Microsoft Access. Lista Microsoft Excel poate fi plasat într-o bază de date Microsoft Access ca un tabel. Această abordare ar trebui să fie utilizat în cazul în care aveți de gând să continue să mențină lista în Microsoft Excel și, astfel, este necesar ca lista a fost disponibilă în Microsoft Access. Datele dintr-o listă Microsoft Excel conectat, puteți vizualiza și actualiza în mod direct într-o bază de date Microsoft Access. Pentru a crea acest tip de conexiune poate fi direct într-o bază de date Microsoft Access, dar nu și în Microsoft Excel. Pentru mai multe informații, consultați Microsoft Access Help.

Microsoft Excel importul de date într-o bază de date Microsoft Access. Dacă lucrați în Microsoft Access la baza de date pe care doriți să copiați date dintr-un registru de lucru Microsoft Excel, puteți importa datele în Microsoft Access. Această metodă ar trebui să fie utilizat pentru a transfera o copie a unei cantități mici de date, care este de așteptat să continue să sprijine în Microsoft Excel, în baza de date existente, Microsoft Access, fără a fi nevoie să reintroduceți.

În cazul în care Microsoft Excel add-in-ul este instalat legături cu Microsoft Access, puteți utiliza unele caracteristici ale Microsoft Access pentru a salva datele Microsoft Excel. Acest add-in este disponibil pe site-ul Web Microsoft Office.

Conversia lista de Microsoft Excel într-o bază de date Microsoft Access. Dacă aveți o listă mare de Microsoft Excel, care doriți să migreze într-o bază de date Microsoft Access pentru a profita de oportunități pentru a reprezenta Microsoft Access de gestionare a datelor, securitate, capabilități sau multi-utilizator, puteți converti datele din Microsoft Excel la baza de date Microsoft Access. Această metodă ar trebui să fie utilizat atunci când transferul de date de la Microsoft Excel pentru Microsoft Access, precum și pentru utilizarea și modificarea datelor în Microsoft Access mai târziu.

Crearea unui raport Microsoft Access la date Microsoft Excel bazate pe. Dacă doriți să compilați și să organizeze datele Microsoft Excel cu raport Microsoft Access, atunci prezența de experiență în dezvoltarea acestui tip poate crea un raport Microsoft Access rapoarte bazate pe datele dintr-o listă Microsoft Excel. Pentru mai multe informații despre dezvoltarea și utilizarea Microsoft Access, consultați rapoartele de sistem Microsoft Access Help.

Folosind un formular Microsoft Access pentru a introduce date Microsoft Excel. În cazul în care intră, de căutare, și să șteargă datele dintr-o listă Microsoft Excel, trebuie să utilizați formularul, puteți crea un formular Microsoft Access pentru listă. De exemplu, puteți crea un formular Microsoft Access, care poate face intrări în lista de Microsoft Excel într-o ordine diferită de ordinea coloanelor de pe foaie. Această metodă trebuie utilizată în cazul în care doriți să profite de anumite caracteristici disponibile în forme Microsoft Access. Pentru mai multe informații despre dezvoltarea și utilizarea formularelor Microsoft Access, consultați Microsoft Access Help.

Microsoft Excel oferă următoarele tipuri de formulare pentru a ajuta la introducerea datelor în liste.

Microsoft Excel poate genera o listă a formularului construit. Formularul afișează o listă cu toate titlurile de coloane dintr-o casetă de dialog cu un câmp gol de lângă fiecare titlu pentru introducerea datelor din coloana. În acest caz, puteți introduce date noi, găsiți linia pe baza conținutului de celule, a actualiza datele și a șterge rânduri din listă.

Utilizați formularul, în cazul în care doar o simplă enumerare de coloane și nu necesită caracteristici mai complexe sau personalizate. Formularul poate facilita introducerea de date, de exemplu, atunci când există o listă lungă, numărul de coloane care depășește numărul de coloane care pot fi afișate simultan pe ecran.

Formulare Microsoft Access

Dacă este setat la aplicație Microsoft Access, Excel AccessLinks suprastructură vă permite să creați un formular Microsoft Access pentru a lucra cu datele din lista Microsoft Excel. Utilizați formularul de acces expert pentru a crea un formular personalizat, iar apoi utilizați formularul pentru a introduce, de căutare și șterge datele stocate pe foaia. Acest program add-in este disponibil pe site-ul Web Microsoft Office.

Formele Microsoft Access oferă o mai mare flexibilitate pentru a crea machete și formatare decât formularele pentru a introduce datele Microsoft Excel cu machete fixe. Pentru informații despre caracteristicile și parametrii formularului Microsoft Access, consultați Microsoft Access Help.

Dacă doriți să creați o formă complexă sau specializată pentru introducerea de date, creați o foaie sau un șablon să-l folosească ca o formă, și apoi a înființat o formă de foaie, în conformitate cu cerințele necesare. De exemplu, puteți crea un formular de raport de cheltuieli care urmează să fie completate în format electronic sau pe suport de hârtie.

Expertul șablon formular

Puteți crea un șablon de formular în Microsoft Excel și apoi utilizați Expertul de șabloane pentru a crea o listă separată de Microsoft Excel pentru a colecta date introduse în formulare create dintr-un șablon. Această metodă este folosită în cazul în care, de exemplu, o copie a formularului va fi completat de către mai mulți utilizatori.

Se determină cantitatea de date care trebuie să funcționeze în: 1) întregul tabel, o interogare sau o formă de date sau de raport; 2) Doar niște înregistrări.

Efectuați una dintre următoarele acțiuni.

Copiați toate datele în Microsoft Excel

În baza de date Microsoft Access, selectați tabelul, interogarea, formularul sau raportul la care doriți să lucrați în Microsoft Excel.

În meniul Instrumente, indicați spre Oficiul Link-uri, și apoi faceți clic pe Analiză în Microsoft Excel.

Tabelul, interogare, formular sau raport Microsoft Access va fi salvat ca un registru de lucru Microsoft Excel (cu extensia de fișier XLS), care va fi apoi deschis în Microsoft Excel. Fișier cu numele tabelului, interogarea, sau un alt obiect de bază de date este stocată în directorul de lucru curent.

Notă. În prezența formei de bază și una sau mai multe forme auxiliare sau principale ale rapoartelor și unul sau mai multe înregistrări auxiliare stocate în datele de carte doar forma de bază sau raport Microsoft Access.

Copiați selectat intrările în Microsoft Excel

În Microsoft Access, selectați tabelul, interogarea sau formularul cu înregistrările pe care doriți să le copiați.

În meniul View, faceți clic pe Foaie de date View.

Evidențiați intrarea pe care doriți să le copiați.

Dacă doriți să selectați mai multe coloane adiacente, trageți prin titlurile lor.

Faceți clic pe butonul Copiere.

Comutați la fereastra Microsoft Excel.

Faceți clic în colțul din stânga sus al foii unde doriți să puneți numele primului câmp.

Pentru a copia înregistrările nu înlocuiesc intrarea existentă, de mai jos și la dreapta celulei selectate ar trebui să fie nu există date.

Faceți clic pe butonul Inserare.

După introducerea fișei de date poate fi necesară pentru a modifica înălțimea rândurilor respective. Pentru a face acest lucru, efectuați una dintre următoarele:

selectați linia, pentru a alege comanda Format Cells. fila Aliniere. și apoi debifați caseta pentru a încheia;

din meniul Format, indicați spre rând. și apoi faceți clic pe înălțime Potrivire automată.

Asigurați-vă că datele Microsoft Excel sunt prezentate în format listă: prima linie a fiecărei coloane conține semnătura, alte linii - același tip de date, linii goale sau coloane din listă nu sunt disponibile.

Închideți registrul de lucru Microsoft Excel care conține datele care urmează să fie utilizate în Microsoft Access.

În Microsoft Access, deschide baza de date pe care doriți să copiați datele Microsoft Excel.

În meniu, fișierul Microsoft Access, selectați Obține date externe și apoi faceți clic pe Import.

În caseta de dialog Import, selectați elementul Microsoft Excel în lista de tipuri de fișiere.

În listă, selectați folderul care conține fișierul de importat și apoi faceți dublu clic pe el.

Urmați expertul Tabel de import.

Pentru mai multe informații despre acest expert și certificatul de display caseta de selectare Microsoft Access după finalizarea expertului.