Reguli de bază pentru organizarea documentelor în cadrul organizației (instituției) - studopediya

Organizarea de lucru cu documente - documentează organizarea, stocarea și utilizarea documentelor în activitățile curente ale instituției.

management al documentelor este o parte importantă în organizarea biroului de muncă în organizație (instituție), așa cum definește nu numai autoritatea de circulație a documentelor, dar, de asemenea, viteza de circulație a documentelor. Documentul documente este considerat ca suport informațional al personalului administrativ, documentația, stocarea și utilizarea documentelor create anterior.

Regulile de bază sunt fluxul de lucru:

trecerea rapidă a documentului, cu cel mai puțin consumatoare de timp;

reducerea maximă trecerea instanțelor de documente (fiecare document de circulație trebuie să fie justificată, necesară pentru a exclude sau limita documentele de călătorie retur);

ordinea de transmitere și prelucrare a principalelor tipuri de documente trebuie să fie uniformă.

Respectarea acestor norme face posibilă realizarea principiului de bază de organizare a serviciilor de gestionare a înregistrărilor - capacitatea de a efectua operații la nivel central tehnologice omogene.

Structura baza oricărui document este un document. Toate documentele (hârtie tradițională și suporturi magnetice) din complex trebuie să fie însoțită de caracteristici de conformitate care furnizează informații cu privire la fiecare dintre purtătorii.

Organizarea documentelor - acestea sunt regulile, potrivit căruia ar trebui să fie circulația documentelor. Fluxul de lucru Organizația reunește întreaga secvență de mișcări ale documentelor în organizarea unității de control (instituții), toate operațiunile pentru primirea, transmiterea, compilarea și înregistrarea, trimite (și depunerea) a documentelor, în cazul. management al documentelor este o parte importantă a birou și a sistemelor informatice de management. flux de lucru organizat în mod clar accelerează trecerea și punerea în aplicare a documentelor în cadrul organizației (instituției)

Procedura de documentare și organizarea tuturor operațiunilor atunci când se lucrează cu ei, ar trebui să fie reglementate de instrucțiuni privind gestionarea înregistrărilor în cadrul organizației (instituției) și foaia de formulare de documente unificate.

Permiteți accesul la un management al documentelor și la nivel de document de unitate structurală centralizată. Documentul centralizat include toate documentele să fie centralizate de înregistrare. Documentele înregistrate numai în unitățile structurale cuprind unitate structurală la nivel de document.

Ca o regulă, centralizat de documente prezentat documentația organizatorică și administrativă și unitatea structurală la nivel de document - o documentație de specialitate, oferind principalele activități ale societății (poate include documente organizatorice și administrative).

În organizațiile mari, există o unitate structurală separată, a cărei sarcină este de a oferi un flux de lucru centralizat. unitate structurală poate fi numită în mod diferit: managementul de caz, articole de papetărie, departamentul general, etc. În organizațiile în care volumul de management centralizat document nu este atât de mare încât a fost angajat într-o unitate independentă pentru funcțiile sale de întreținere pot fi atribuite secretarului de șef al organizației.

Există trei tipuri principale de documente care alcătuiesc un flux de lucru centralizat.

Primite. Document de intrare - un document primit de instituție. Cele mai multe documente de intrare trebuie să genereze ieșire corespunzătoare, în timp util. Calendarul poate fi setat reglementări de prescriere un timp de răspuns special, care corespunde unui document de intrare sau pot fi specificate în mod direct în documentul de intrare.

Ieșire. documente de ieșire - un document oficial transmis de instituție. Cele mai multe documente de ieșire sunt o organizație de răspuns la documentele primite. Unele dintre documentele de ieșire întocmite pe baza documentelor interne ale organizației. Un număr mic de documente de ieșire poate solicita primirea documentelor de intrare (cum ar fi cereri altor organizații).

Internă. Document intern - un document oficial nu se extinde dincolo de organizația l-au pregătit. Aceste documente sunt folosite pentru organizarea instituției (organizației), deoarece acestea oferă o soluție orientată a sarcinilor de gestionare în cadrul unei singure organizații. Documentele interne includ documente organizatorice, juridice, organizatorice și administrative. grup independent de documente interne constituie protocoalele și actele, planificare și raportare documente, documente cu privire la materiale de contabilitate și resurse financiare, echipamente, corespondența oficială internă (memorii, expunerea de motive), personal, etc.

Prin biroul nu sunt toate documentele interne și corespondența doar cea mai mare dintre diviziunile structurale ale organizației (în special în cazul în care acestea sunt separate geografic) și ordinele șefului organizației. Prin biroul trece, de asemenea documente interne care generează documente de ieșire.