Organizarea de birou în subdiviziunile

Contrar credintei populare, compania se ocupa de birou, nu numai cu Serviciul Office sau DOW. Pentru a lucra la documente sunt de obicei implicați și alți angajați ai companiei - angajații unităților structurale, ceea ce înseamnă că serviciul de gestionare a documentației ar trebui să înțeleagă foarte bine ce se întâmplă „pe teren“. Pe aceasta depinde de calitatea lucrului cu documente în societatea în ansamblu. În acest articol vom vorbi despre modul de a atribui persoanelor responsabile pentru ținerea evidenței, care funcționează pentru a le transfera și modul în care să reglementeze noile norme.

Contrar credintei populare, compania se ocupa de birou, nu numai cu Serviciul Office sau DOW. Pentru a lucra la documente sunt de obicei implicați și alți angajați ai companiei - angajații unităților structurale, ceea ce înseamnă că serviciul de gestionare a documentației ar trebui să înțeleagă foarte bine ce se întâmplă „pe teren“. Pe aceasta depinde de calitatea lucrului cu documente în societatea în ansamblu. În acest articol vom vorbi despre modul de a atribui persoanelor responsabile pentru ținerea evidenței, care funcționează pentru a le transfera și modul în care să reglementeze noile norme.

subdiviziune structurală este organul de conducere în cadrul organizației, care are un anumit set de funcții. Cantitatea și compoziția personalului unităților structurale asigurate în documentele de organizare și de personal ale companiei.

Unități structurale pot fi împărțite în exterior (de asemenea, numit distincte - ea filiale și reprezentanțe) și interne, care includ departamente, servicii, managementul, etc. Mai jos, referindu-se la organizarea evidenței în unitățile structurale, vom putea referi la trecut, nu au semne de auto-organizare și geografic situat în apropierea unității de management al companiei.

Este în apropierea conducerii organizației constă dificultatea principală stabilirea de birouri în subdiviziuni: șefii de departamente cred că, dacă organizația dumneavoastră are un departament de serviciu sau grup de lucru, care sunt responsabile pentru lucrul cu documente, departamentul lor nu poate face acest lucru - „el și fără caracteristici suficiente. "

În mod tradițional, există trei forme de organizare evidență în cadrul companiei: centralizate, descentralizate și mixte.

1. Tsentralizovannayaforma presupune administrarea de birou de către un departament special de organizare - Biroul, serviciul preșcolar sau departamentul general.

2. O formă descentralizată - exact opusul a primului: aici, fiecare unitate dezvoltă propriile sisteme de management al documentelor.

3. Forma mixtă. după cum sugerează și numele, este o divizie a funcțiilor de a lucra cu documente între birou și diviziuni.

Această formă de organizare a birou apare cel mai des.

Pasul 1: atribuirea responsabilității pentru păstrarea înregistrărilor

Nu contează ce formă de organizare de birou practicate în cadrul companiei, în fiecare unitate structurală trebuie să fie un angajat responsabil pentru actele. Responsabilitățile sale determinate pe baza funcțiilor pe care sunt transferate de birou unități.

Persoana responsabilă pentru administrare de birou, numit prin ordin al șefului organizației. Descrierea postului său se modifică în mod corespunzător.

De asemenea, este recomandabil să se trimită responsabil pentru cursuri de scurtă durată în managementul de birou sau de a preda-te. Cu o distribuție corectă a funcțiilor angajaților responsabili de externalizare, devin indispensabile ajutoare ale ofițerilor DOW.

Ordinul privind numirea recomandată cel puțin o dată pe an pentru a revizui. În cazul în care un angajat se va deplasa în sus pe scara carierei, se pensioneze sau du-te în concediu pe termen lung, a emis un nou ordin privind persoana căreia i traversată responsabilitățile responsabile pentru actele. Nu uitați să înlocuiți angajatului pe durata concediului anual sau medical: Șef al Departamentului trebuie să știe exact cine va fi angajat în documentele din aceste perioade.

Etapa 2: Alocarea responsabilităților

Responsabil pentru munca de birou în unitățile structurale ale responsabilităților transferate pentru lucrul cu documente, care sunt efectuate în cadrul general și de orientare serviciu DOW.

documente contabile și Crearea

În cazul în care organizația dvs. a fost nominalizat și au anumite responsabilități responsabile de documente, acest lucru nu înseamnă că serviciul DOW poate respira un oftat de ușurare, și amintiți-vă că ele există doar în zile de la primirea rapoartelor. Este necesar să se efectueze o monitorizare continuă a activității responsabile, remarcați în timp util și corectarea greșelilor, pentru a găsi probleme comune și pentru a le rezolva împreună.

Anunțuri de numere viitoare