managementul timpului

managementul timpului personal este scris destul de câteva cărți, dar pentru a le citi va dura mult mai mult decât mai târziu vă va salva de data asta.

Prin urmare, acest capitol va oferi cele mai eficiente, și cel mai important metode aplicabile pentru a îmbunătăți eficiența utilizării timpului la locul de muncă și în afaceri.

Managementul timpului - este abilitatea de a folosi timpul cât mai eficient posibil. Asta este, pentru a ține pasul pentru a rezolva problemele și de a obține rezultate în cel mai scurt timp posibil. Managementul timpului pot fi împărțite în: 1. Planificarea corectă și 2. Implementarea corectă. Primul vă permite să acționeze în conformitate cu un plan prestabilit, și, astfel, pentru a reduce întrerupere, a doua ajuta pentru a termina rapid locul de muncă și de a finaliza mai mult decât altele.

După cum sa spus, totul începe cu o planificare bună. Dacă acționa fără un plan pentru a obține rezultatul va fi mai dificil, va dura mai mult timp și efort, pe măsură ce se va muta la țintă la întâmplare, și nu pe calea cea mai scurtă. Prin urmare, cele mai multe companii preferă să-și planifice afacerea lor, astfel încât mai mult pentru a ține pasul.

Cum să se pregătească afacerea ta?

Planificarea poate fi împărțită în:, mediu, pe termen scurt și lung strategice. Pe termen scurt - un plan pentru următoarele câteva zile, srednestochnoe - de la săptămâni la două sau trei luni, pe termen lung - de la unul la mai mulți ani, strategice - ce fac zadichi și obiectivele sale de afaceri pe termen lung (rezultatele primelor cinci, zece ani sau mai mult) .

În primul rând analizează planificarea pe termen scurt. Mulți oameni de afaceri, mai ales pentru incepatori, se pare că două întâlniri de afaceri, care sunt programate pentru mâine, el va uita niciodată. În primul rând, există doar două, și în al doilea rând, ei sunt mâine. Dar, odată cu apariția noii zile să-l cheme o altă persoană și a cerut să vină urgent la întâlnire, apoi altul și altul. iar acum cele două reuniuni are, chiar și fără a notifica celeilalte părți. Acest lucru se întâmplă peste si peste din nou, iar tranzacția eșuează.

Prima regulă. Ar trebui să nu se bazeze pe memoria lui. Ar trebui să fie înregistrate (scris în jurnal, un registru electronic în dispozitivul mobil sau în alt mod) toate sale reuniuni, evenimente, planuri, idei, comentarii subordonatilor, probleme nerezolvate legate de orice momet muncă.

A doua regulă. înainte de o promisiune pe cineva să facă ceva de un anumit timp, asigurați-vă de înregistrările, este posibil, dacă există cineva înregistrat în acest timp. Este mai bine să se adapteze noua numire într-un moment diferit de cel de a anula deja programată.

A treia regulă. să nu piardă și nu întârzia la întâlniri, evenimente și alte activități planificate, și, dacă nu, atunci asigurați-vă că pentru a apela și vă avertizez că nu.

A patra regulă: În cadrul primei ședințe, aranja imediat și planifica următorul și așa mai departe, un tratat va apela, specificând ziua (mai bună și ora). Dacă ați uitat despre planificarea omologul dumneavoastră, nu va trebui să uite despre asta vreodată.

A cincea regulă: urmați planul, dar face modificări, dictate de situația pe tot parcursul zilei. De exemplu, cineva a mutat întâlnirea pentru o altă zi și ți-ai format timpul liber - trebuie să-l petreacă la o bună utilizare (pentru acest caz, ar trebui să fie programată la caz la caz); sau, dimpotrivă, a existat o nevoie urgentă de a merge la reuniunea de urgență - atunci trebuie să ne mișcăm ceva în programul dvs. (mutarea sau amâna o altă întâlnire, de a face ceva într-un moment diferit).

Planul pe termen scurt a afacerilor la un moment dat - un scenariu de schematică a lucrării pentru următoarele opt ore. Este recomandabil să se înregistreze în afacerile de zi cu zi în avans, și în dimineața pentru a face planul final are deja toate datele pe care este mai important. Cazurile trebuie să fie distribuite în funcție de importanța lor, există o nevoie importantă pentru a se asigura, mai puțin importantă după aceea, iar restul, dacă avem timp sau până a doua zi. Doar face lucrurile în ordine, fără a lua în considerare importanța sa irațională și poate duce la pierderi, care nu pot fi tolerate.

Dacă și angajații dumneavoastră sunt misusing orele de birou proizvoditelnos fi poate fi de mai multe ori mai mici decât norma. Dacă aplicăm metodele de gestionare a timpului pentru toți angajații, fără excepție, proizvoditelnos să fie (și, prin urmare, profituri) poate crește de mai multe ori, fără nici un cost financiar.

Managerul nu trebuie să planifice numai în mod competent și să aloce timpul lor, dar, de asemenea, pentru a controla timp, angajații. Dacă un subordonat pentru a da libertate deplină de a dispune de timpul lor de lucru, ei vor cheltui pe pauze de fum, conversații cu colegii în jocuri electronice, conversație în rețea, pentru a rezolva problemele lor personale și alte lucruri care nu sunt legate de muncă. Prin urmare, fiecare dintre angajat nu trebuie doar știe ce ar trebui să facă, dar până la ce dată trebuie să îndeplinească această lucrare, și că se va întâmpla cu el dacă el nu a avut timp. În activitatea Microsoft a fiecărui angajat este controlat de un program special, care ia în considerare viteza, iar în cazul în care angajatul este prea lent este concediat.

Este mai bine să avem doi membri ai personalului rapid decât patru lent - volumul de muncă este la fel ca fondul de salarii pentru a demola două mai puțin.

Managementul timpului nu se limitează la simpla întreținere a jurnalului - aceasta este doar cerința minimă pentru organizarea timpului de lucru - este mult mai complicat.

Ai nevoie pentru a minimiza orice pauze inutile în muncă sau alte evenimente, acțiuni, vă distrage atenția de la munca ta. Excepția este pauzele obligatorii pentru odihnă.

Omul nu este o mașină, și necesită odihnă regulată. Nu numai după o zi de lucru, dar, de asemenea, în timpul acesta, trebuie să le dea timp - de la unu la zece minute să-și recapete puterea, atunci când sunt obosit. În vacanțelor școlare copiii cu condiția după fiecare lecție, și anume, la fiecare 45 de minute, în universitățile la fiecare 80-90 de minute.

Deci, înapoi la chiuvetele timpului de lucru - acțiuni sau evenimente pe care le distrage atenția de la locul de muncă. Primul lucru care ne distrage atenția, - acest gând. Daca nu sunteti la locul de muncă gândesc la locul de muncă - nu te ajunge nicăieri. Prin urmare, toate problemele lor personale deoparte pana seara, și să se concentreze pe problemele de afaceri.

Mai mult, este posibil să-și piardă o mulțime de timp, distras de lucruri mici și sarcini neimportante, așa că într-adevăr nu face nimic pentru intreaga zi. Prin urmare, este important să fie în măsură să izoleze cele două sau trei cele mai importante probleme și să le rezolve la toate costurile, de exemplu, nu cere să se conecteze cu tine o oră sau două. Contact Puteți suna la orice alt moment, și sarcina dumneavoastră urgentă este rezolvată cu succes.

În mijlocul zilei poate face alte cazuri unitare standard, de exemplu, lucrează cu angajații, controlul calității și așa mai departe.

Înainte de sfârșitul unității zi, de exemplu parsing și corespund în pregătirea pentru mâine.

Aceasta este ziua împărțit în trei părți: 1. Sesiunea de planificare și lucrul cu rapoartele subordonaților; 2. Întâlniri; 3. Lucrul cu problemele curente. Sau invers: prima parte - o întâlnire de afaceri, în al doilea - lucrul cu tekuchkoj, în al treilea - debriefing.

Main. în acest plan, nu veți uita să acorde o atenție la acea parte a afacerii, ceea ce este important în fiecare zi. În plus, puteți monitoriza cu ușurință propriile lor eficacitatea și eficiența angajaților lor.

Cum să se ocupe de problema acum? Ce se întâmplă dacă lucrarea a stagnat?

Pentru a rezolva o sarcină complexă, care necesită o mulțime de timp la care, din cauza complexității sale, într-adevăr nu doresc să înceapă; trebuie să-l rupe în jos în pași mai mici, care pot fi efectuate într-una până la două ore. După fiecare etapă te pentru mine sărbătorind succesul, să ia o pauză, aveți posibilitatea să comutați chiar și la o chestiune diferită. Deci, pas cu pas vă va învinge sarcina cea mai complexă și consumatoare de timp. Uneori, oamenii, știind că pentru executarea unor sarcini poate lua o zi întreagă, problema pune în dulap, în speranța că într-o zi vor avea „o zi in plus“. Dar, în practică, „zile suplimentare“ nu se întâmplă și la data de raportare nu se face lucrarea. Desigur, acest lucru nu corectează comportamentul, este mai bine să faci un pic în fiecare zi (o singură etapă) din marea lucrare decât să amâne punerea sa în aplicare nu este cunoscută când (dacă pot spune așa).

Destul de ciudat, o mulțime de timp de lucru este petrecut gândesc ce să facă în continuare, încearcă să recollect asupra a ceea ce sa încheiat conversația de afaceri neterminate ieri (mai rău săptămâna trecută), de multe ori trebuie să înceapă peste tot din nou, pentru că este deja imposibil de a găsi problema, care sa oprit. Ca urmare, acesta poate fi pierdut nu o oră, și aproape de timp.

Pentru a evita acest lucru, fac un obicei de a scrie totul în jos. Chiar dacă aveți o memorie bună, piese mici, în cele din urmă uzura, dar ele pot avea un rol-cheie în cadrul negocierilor, în pregătirea ofertei, în activitatea subordonaților și altele.

Jurnalul trebuie să fie programul de afaceri scrise (pentru astăzi, pentru mâine, pentru săptămâna ...), aici pentru a ajusta programul, izbitoare ora vechi și data gravau noi. Mai bine să nu treacă pe probleme nerezolvate sau de întâlniri, și a pus o bifă (un simbol), sau toate jurnalul dvs. va ischerkannym și va fi incomod să se uite dincolo de eveniment (dacă este necesar) în învălmășeala corecțiilor. Dacă sunteți de conducere de zi cu zi în format electronic, puteți utiliza aplicații speciale care vă permit să aloce culoarea cele mai importante lucruri într-o culoare diferită făcută, etc. Acolo puteți pune memento-uri audio. există mai multe funcții mai utile, dar pentru a le studia prea va lua timp.

În plus față de jurnalul util pentru a menține un tabel de rapoarte: clienții, angajații, vânzări, furnizori și altele asemenea. Totul depinde de specificul afacerii dumneavoastra. Cel mai adesea realizate rapoarte privind lucrul cu clienții și rapoarte financiare. Aceste două tipuri de rapoarte ar trebui să desfășoare în calitate de angajați (de lucru cu clienții sau finanțe), și personal cap. În cazul în care capul nu va verifica rapoartele și să pregătească un raport de sinteză, personalul relaxat și, în lipsa unei clare obiective de vânzări, acțiuni, numărul de evenimente, ei vor face minimul de muncă pentru un salariu maxim. Dar fiecare antreprenor sensibil vrea să inverseze subordonații. Prin urmare, atunci când construirea unui sistem de raportare, este important să se înceapă cu tine, să învețe pentru a crea rapoarte, verifica ele însele în mod regulat pentru a îmbunătăți performanța lor. Apoi, aceleași așteptări de la subordonații lor.

Doar țipa în fiecare dimineață la întâlnirea de planificare: „În cazul în care vânzarea. De ce atât de rău „-?! Nu cel mai eficient mod de a ridica cele mai multe vânzări. Managerul ar trebui, pe baza rapoartelor de unul singur pentru a înțelege ceea ce motivul pentru care se încadrează vânzări: în activitatea Noy satisfăcătoare a angajaților sau în declin real, în sectorul dumneavoastră, apariția pe vuiet de dumping alte motive rivale.

rapoarte bine scrise, în cazul în care acoperă toate procesele cheie de afaceri ale companiei dvs., vă permit să evalueze rapid situația în totalitate, sau dacă îl cunoașteți, și așa mai departe (în funcție de dimensiunea companiei), găsi puncte slabe, pentru a observa eventualele defecte în activitatea angajaților. În cazul în care raportul este incomplet sau făcut din greșeală, trebuie să-l modifice. Nu ar trebui să cruța angajații, să îi ierte declarații neglijente - lucrează așa va - într-un mod neglijent.

Pentru a putea lucra mai repede și de a obține mai mult de făcut. de multe ori trebuie să le adapteze, nu dau de lucru să se relaxeze. Ar trebui, de asemenea, face cu subordonații. O persoană se poate motiva și pe alții întotdeauna să lucreze mai greu. Oamenii rareori funcționează la capacitate maximă, în mod obișnuit până la această limită este foarte departe. În cazul în care un angajat nu se străduiesc să funcționeze mai bine, atunci este doar leneș. Nu ar trebui să fie de a convinge sau motiva financiar, trebuie să se despartă de ea. Materialul necesar pentru a încuraja pe cei care lucrează bine. Iar cei care spun că nu funcționează bine, deoarece acestea sunt prost plătite, sunt pur și simplu mint. Ei au nevoie pentru a justifica lenei.

Un om căruia îi place munca lui, nu lucrează pentru bani, ci pentru că el este interesat. Prin urmare, de dragul banilor o persoană poate schimba angajatorul sau de a începe propria afacere, dar să funcționeze mai bine pentru bani o persoană nu ar fi. De aici concluzia: angajatul leneș pentru a sugera ideea de gestionare a timpului este inutil, este lucrarea lui nu va fi afectată.

Cum să accelereze tine? Ai nevoie să te uiți în mod constant modalități de a face mai multă soluție rapidă și definitivă a problemelor de afaceri. De exemplu, du-te la o întâlnire de afaceri cel mai scurt traseu în loc de obicei; pentru a limita negocierilor și ședințelor de planificare, având grijă să nu încalce frontiera; Încărcarea proiectelor urgente numai acelor angajați care nu sunt termene perturbate; jongla mai multe sarcini în același timp (dacă nu ați obținut); au un plan de rezervă în cazul în care unele pauze de eveniment nu sunt vina ta; petrec pauzele dintre evenimente programate doar să se odihnească, mai degrabă decât hoinarind în jurul valorii de birou sau dressing în jos subordonații. Adică, toate acțiunile tale, evenimente, discuții, orice comunicare sau de odihnă ar trebui să fie limitată în timp, astfel încât corpul tău știe că fără margini la loc de muncă nimic - și atunci el va învăța (în special a creierului), toate pastreaza la astfel de ori specificați. Mai puțin timp va stabili pentru mine, cu atât mai repede voi începe prisposablivats creierul la noile condiții. Principalul lucru să creadă că totul este posibil și vă va învăța cum să realizeze mai mult în mai puțin timp.