Instrucțiunea cu privire la birou la locul de muncă într-o organizație mică

Instrucțiuni privind tinerea evidentelor (managementul înregistrărilor) este piesa principală a legislației ce reglementează activitatea cu documentele în stabilirea tehnologiei: normele, tehnicile, pașii necesari pentru crearea de documente, cum să lucreze cu ei, problemele organizatorice de bază.

Corespondența de afaceri reprezintă una dintre funcțiile administrative tipice specifice fiecărei structuri de management. Înainte de orice organizație, indiferent de forma juridică de organizare și domeniul de aplicare al activităților necesare de sarcini de gestionare a resurselor, fluxul de numerar, personal, și altele. Astăzi, munca de birou este văzută în primul rând ca o activități de management al documentelor.

Pentru administrare a înregistrărilor în organizații mari, o unitate specializată structurală (de birou, de management de caz, secretariat, etc.). În organizațiile mai mici, crearea de servicii neeconomice, astfel încât, de obicei, toate lucrările cu documentele atât administrative și de personal însărcinate cu secretarul. Adesea combină funcțiile Oficiului secretarului și departamentul de personal. Discuție despre sistemul de flux de lucru nu este necesar în acest caz. Sistemul nu a fost creat, iar taxele secretar sunt reduse la înregistrarea unora dintre documentele și le depune în dosare, numărul de care este arbitrară. La schimbarea secretarului noii angajați aduce inovație documente, nu dictate de oportunitatea de afaceri și propria sa experiență.

Este foarte important pentru organizațiile mici, stabilirea unui manual de administrare a înregistrărilor, ca Acesta va:

• reglementa toate procedurile pentru a crea, utilizarea, stocarea și distrugerea documentelor în cadrul organizației;
• sigure în cea mai eficientă organizare a tehnologiei de birou;
• face sistemul să funcționeze cu documente stabile;
• a se asigura că normele interne ale cerințelor în materie de documentație de acte juridice legislative și de reglementare;
• pentru a stabili responsabilitatea pentru lucrul cu documente.

Instrucțiunea cu privire la birou la locul de muncă, de obicei, constă dintr-o introducere (dispoziții generale), partea principală (secțiuni tematice) și aplicații.

Argumentul în favoarea instrucțiunilor

Cu toate că organizațiile mici există necesitatea de a consolida cerințele pentru păstrarea înregistrărilor, toate de prea multe ori du-te prin normele de reglementare a muncii individuale cu documente. În urma descoperirii unor erori grave în documentele (de exemplu, asociată cu pierderea documentelor, încălcarea de forță și altele legal.) În organizație a emis un ordin (alt document administrativ) sau sunt în curs de elaborare reguli, instrucțiuni, regulamente, care stabilește procedura de lucru cu documentele din organizație . Această practică a stabilit în sine atâta timp cât fără speranță, pentru că a lungul timpului, aceste documente sunt uitate, pierdute, și un sistem coerent de lucru cu documente în așa fel încât să creeze imposibilă. În același timp, instrucțiunea privind gestionarea înregistrărilor este privit ca un regulament local de holistică, care să permită crearea unui sistem complet de lucru cu documente, cea mai potrivită pentru organizația dumneavoastră.

dispoziţii generale

În „General“ stabilit aplicabilitatea, sfera de aplicare, responsabilitatea pentru nerespectarea prevederilor acestuia; indică poziția angajatului responsabil cu munca de birou în cadrul organizației; o listă de legi și regulamente, de orientare de reglementare documentează acțiunile intersectoriale care au fost utilizate în elaborarea regulamentelor de gestionare a înregistrărilor, precum și documentele organizatorice și administrative interne pe care este pregătit declarația.

principal

Instrucțiuni privind ținerea evidențelor ar trebui să reflecte întregul proces de documentare, toate operațiunile de proces cu documente într-o succesiune logică de execuție a acestora. În acest sens, redactorii instrucțiunilor definite de structura textului și componența secțiunilor sale. Numărul și numele principalelor secțiuni ale instrucțiunii depinde de organizarea dezvoltator.

Principala parte a instrucțiunii poate include trei secțiuni principale: „Reguli pentru compilarea și procesarea documentelor“, „Organizarea de lucru cu documente“, „Documentația privind personalul.“

A se vedea „Reguli pentru compilarea și procesarea documentelor.“ de obicei, include mai multe sub-secțiuni:

Cine ar trebui să elaboreze un manual?

În organizațiile mari de instrucțiuni dezvoltă servicii de birou cu participarea arhivei, serviciul juridic. În organizațiile mai mici, în cazul în care nu există nici un astfel de serviciu, această sarcină poate fi încredințată secretarului. În acest caz, secretarul va folosi toate documentele legale și procedurale ale acțiunilor intersectoriale, precum și liniile directoare ale instituțiilor științifice Rosarhiva2.

Cu toate acestea, în cazul în care secretarul nu are competențele necesare nu sunt învățământul special, instrucțiunile de preparare pot fi efectuate de către organizațiile din afara (de exemplu, instituții de cercetare), precum și angajații de stat și municipale arhive, un specialist în managementul de înregistrare. Astfel de angajați pe baza organizării anchetei, ținând cont de specificul funcționării sale, structura, documentează domeniul de aplicare pentru a elabora orientări care corespund cerințelor moderne pentru acest document.

A se vedea „Organizarea de lucru cu documente“, în mod tradițional, începe cu o subsecțiune „Document“. care reflectă următoarele întrebări:

• procedura de primire, prelucrare, distribuirea documentelor de intrare, organizarea transportului și a transferului de la o unitate structurală la altul (de la un artist la altul);
• principalele documente de circulație instanță;
• comanda pregătirea și expedierea documentelor de ieșire (inclusiv toate formele de comunicare care sunt folosite în organizație (poștă, telegraf, fax, curier, etc.).);
• volumul de documente contabile.

În subsecțiunea „pentru calendarul de control al organizării de executare a documentelor“, enumeră tipurile de documente supuse controlului obligatoriu, având în vedere ordinul de setare de control a documentelor, tehnologia de control, punerea în aplicare a taxelor, termenii standard de execuție, ordinea de agregare a datelor pentru executarea documentelor, procedura de informare șefii de disciplină executiv , utilizarea formelor și ștampile pe documentele.

În secțiunea „stocarea documentelor operaționale“ prevede reguli generale de păstrare a documentelor care reglementează proiectarea și utilizarea nomenclaturii cazurilor, procedura de plasare a comenzilor și cazurilor de indexare stabilite responsabilitatea pentru păstrarea documentelor. Această subsecțiune trebuie să conțină instrucțiunile și principiile de sistematizare a documentelor, cum ar fi carduri personale, cărți de muncă și alte.

În secțiunea „Pregătirea documentelor pentru livrare la arhiva“ ordinea fixă ​​a valorii de examinare a documentelor (selecție de documente pentru depozitare și distrugere). Selecția cazurilor de depozitare și eliminare trebuie să fie efectuate în cadrul unei organizații de aceleași reguli. În consecință, în instrucțiunile de care aveți nevoie pentru a instala funcționari individuali responsabili pentru livrarea documentelor la arhivă.

Această subsecțiune conține, de asemenea, reguli pentru pregătirea cazurilor pentru arhivare (inclusiv proiectarea cazului (un liant sau liant), numerotarea de afaceri foi, întocmirea înregistrarea finală, inventar intern, înregistrarea capacului de caz) impune obligația de a inventaria perioada de păstrare permanentă a documentelor și a stocurilor de documente personal, acționează cu privire la alocarea de distrugere a documentelor cu termen de valabilitate expirat, stabilește procedura pentru transferul cauzelor către arhivele și distrugerea documentelor.

La elaborarea a treia secțiune, „Documentația privind personalul“, trebuie remarcat faptul că documentația raportului de muncă are o specificitate determinată de profilul organizației. De exemplu, înregistrarea relațiilor de muncă într-o instituție științifică și o instalație industrială, o instituție medicală sau o instituție publică este diferită, în primul rând, compoziția documentelor necesare.

Bazat pe logica originea și dezvoltarea relațiilor de muncă această secțiune pot fi structurate după cum urmează:

• „Ordinea de înregistrare a ocupării forței de muncă“;
• „Ordinea de înregistrare a transferului la un alt loc de muncă“;
• „Ordinea de înregistrare a concedierii“;
• „Ordinea de înregistrare sărbătorilor“;
• „Ordinea de înregistrare a călătoriilor de afaceri“;
• „Ordinea de stimulente de înregistrare“;
• „Ordinea de înregistrare a sancțiunilor disciplinare“;
• „Ordinea de înregistrare și de întreținere a cărților de muncă“;
• „Înregistrare personal“.

Fiecare instrucțiuni subsectiunea trebuie să fie atașat:

• specii și varietăți de documente utilizate în organizație pentru a documenta activitățile de stabilire a relațiilor de muncă, de contabilitate și de circulație a personalului;
• normele privind întocmirea documentelor administrative (comenzi (ordine), inclusiv metoda semnăturii, vedere, coordonare, aprobare;
• regulile de efectuare a documentelor - motivele pentru care ordinele privind personalul (cerere, notificare, memoriu, prezentare, expunerea de motive și altele.);
• fabricarea comenzilor, reproducerea și distribuirea comenzilor (ordinelor).

În secțiunea „personalul de contabilitate“, descrie formularele de înregistrare aplicabile, matricele de referință, prevede procedura de întocmire, menținerea, organizarea și clasificarea stocare a informațiilor de referință.

Compoziția sub-secțiuni tematice pot fi adăugate în funcție de condițiile de organizare. Instrucțiunile pot fi incluse secțiuni privind proiectarea documentelor de înmatriculare militare, înregistrarea și utilizarea timpului, certificarea de înregistrare a angajaților și altele.

aplicaţii

Secțiunea „Aplicații“ trebuie să includă numărul maxim posibil de referință și material ilustrativ într-o ordine sistematică de aspect partiție. În fiecare secțiune (subsecțiuni) în text, de regulă, se face trimitere la cererea. De exemplu, care stabilește regulile în protocolul de procesare de instrucțiuni în anexă da un exemplu de înregistrare a acestui document. Aplicația poate include de informații și diagrame de flux, face probe de documente, imprimate ale sigiliilor și ștampilelor, exemple de înregistrare a anumitor tipuri de documente, liste de documente controlate, documentele care urmează să fie aprobat sau certificat de sigiliu, forma utilizată în organizarea de reviste, gama de cazuri, inventare, actul privind alocarea documentelor distrugere și colab.

Instrucțiunile aprobate de către conducătorul organizației și a pus în aplicare ordinea sa.

Ghidul este un document de acțiune de lungă. Revizuirea și actualizarea instrucțiunilor necesare pentru modificări în tehnologia de pregătire a documentelor, comanda semnătura lor, acord, aprobare. Acest lucru se întâmplă de multe ori, atunci când o organizație începe să se dezvolte în mod activ, schimbarea atât structura organizatorică și structura organelor de conducere. Necesară revizuirea reglementărilor și în cazul unor schimbări fundamentale în legislația actuală a muncii, reglementările și metodele de acțiune intersectorală, standarde de stat.

L.V.Sankina,
Profesor asociat la Universitatea de Stat din Rusia umanitar

Informațiile furnizate în format electronic. Puteți obține ajutor într-un cont personal în termen de 20 de zile lucrătoare.

Suntem în social. crearea de rețele