gestiune electronică a documentelor în avantajele întreprindere, schema
În ceea ce privește schimbul de documente și semnarea de contracte între agenții economici, există mass-media de hârtie sunt folosite aproape întotdeauna.
În timp ce documentul electronic vRumyniyapytayutsya pune în aplicare numai structurile de stat, care primesc aceste subvenții semnificative, și reprezentanțe interne ale companiilor străine.
Majoritatea covârșitoare a întreprinderilor românești încă folosesc documente pe hârtie, fără să realizeze că respingerea lucrării ar duce la o creștere a eficienței muncii lor.
Avantajele gestiune electronică a documentelor în întreprindere
În același timp, nu a fost luată în considerare prețul de rechizite de birou, fără de care nu se poate face în pregătirea documentelor pe suport de hârtie. În plus, un acord pe suport de hârtie este greu de găsit chiar și sub stricta supraveghere a unui ofițer responsabil al arhivei.
Compararea timpului și a costurilor financiare pentru a lucra cu un document nou în hârtie și managementul electronic al documentelor
Oamenii de știință estimează reducerea utilizării hârtiei de către țările dezvoltate 10% conduce la reducerea emisiilor de GES a vaporilor la mai mult de 1,5 Mill. Tone, echivalent cu mașini de poluare a atmosferei 280 mii.
Mai mult decât atât, dacă este necesar, imprima documente importante pentru examinare în cadrul întreprinderii poate utiliza partea verso a hârtiei.
Organizarea documentelor electronice
Pentru a utiliza schimbul electronic de documente ar trebui să fie specificate în politica contabilă a entității pentru anul următor că documentele originale pot fi întocmite nu numai pe hârtie, ci și în format electronic și certificat prin semnătură electronică.
Semnătura electronică poate fi calificate sau necalificate. În conformitate cu legislația română, documente electronice certificate de o semnătură electronică calificată, echivalentă cu valabilitatea lucrării.
Pregătirea documentelor pentru deschiderea reducerii FE inacceptabilă. Pregătirea documentelor pe cont propriu, trebuie să se asigure că nici unul dintre ei nu au avut erori. Informații utile la deschiderea SP pot fi explorate aici.
Pentru schimbul de documente electronice cu contractori este necesar să se încheie un acord scris cu ei despre ea separat sau ca un supliment la contract specific.
În primul caz se va aplica tuturor relațiilor de afaceri între parteneri, în al doilea este valabilă numai într-un anumit contract. Acordul poate fi executat, nu numai pe hârtie, ci și în mod direct la e.
A se vedea, de asemenea: schimbul de documente electronice cu FIU
Este necesar să se înregistreze:
- Un fel de semnătură electronică utilizate;
- Procedura de semnare a documentelor electronice;
- Acțiunile părților în caz de defecțiune a sistemului informațional;
- documente Condiții de recunoaștere semnate de semnătură electronică necalificată, legal echivalente cu documentele pe hârtie semnate;
- Procedura de interacțiune între părțile la accentul de certificare.
Schema document electronic în întreprindere
Acest lucru permite introducerea SED într-o companie separata, care va fi obligat să împartă cu contractele lor încă mai folosesc omologii pe suport de hârtie.
Singura excepție este factura, ca aici, atât de întreprindere trebuie să se angajeze să utilizeze un schimb electronic.
În plus, împărțirea puterii în ordinea Ministerului Finanțelor nu poate avea loc în mod direct, ci doar prin intermediul furnizorului electronic de management al documentelor.
Există trei modalități de efectuare a documentelor electronice în cadrul întreprinderii:
- După dealer utilizând metodele de criptare comune ( „Krypto-pro“ și „Ruotken“);
- Printr-un dealer cu dezvoltarea de protocoale de criptare unice;
- Crearea propriului departamentul de informații cu angajarea de programatori si ingineri.
Într-o diagramă simplificată a unui document electronic în cadrul întreprinderii este după cum urmează:
- Un membru al documentului și îl semnează cu ajutorul EDS EDS oferă o verificare valid semnătură electronică și transmiterea documentului către părțile interesate,
- veniturile angajaților B la prelucrarea, încrezător competenței sale,
- Ofițerul B semnează apoi documentul semnării, dacă este cerut de reglementările, și trimite din nou angajat al lui A, prin intermediul sistemului de informații.
În ceea ce privește documentele primite sunt scanate și ele rămân în munca de birou. Managerii și angajații le pot examina electronic, folosind voce și instrucțiuni grafice pentru interacțiunea dintre ele.
document electronic cu taxe
A se vedea, de asemenea: document electronic
Aceasta nu a fost determinată de format, care trebuie să fie împărțite între contribuabil și autoritatea fiscală. Un an mai târziu, FTS a aprobat formatul de document primar.
Părțile pot utiliza un format diferit pentru interacțiunea cu altele, dar în acest caz, ei vor fi capabili să-și exercite dreptul lor în format electronic, la cererea autorităților fiscale. Dar pentru aceasta trebuie mai întâi să se înregistreze în calitate de contribuabil electronic.
Rapoartele fiscale pot fi întocmite pe suport de hârtie sau suport electronic. În ambele cazuri, confirmarea depunerii gonflarea contribuabilului este o confirmare de primire. În acest din urmă caz, la cererea inspecției fiscale contribuabilul este obligat să furnizeze astfel de documente în format de hârtie.
- Printr-un sistem de livrare garantat de mesaje în contul personal al contribuabilului;
- Pe suport magnetic cu EDS
- Prin programul „terminal al contribuabilului“, în birourile inspectoratului fiscal.
Creșterea eficienței și reducerea costurilor - un obiectiv care se confruntă cu orice întreprindere, intenționează să rămână în afaceri încă de ani. Și poate fi realizat prin introducerea circulației electronice a documentelor, cu atât mai mult este prevăzută în legislația românească.
Este important să se acorde o atenție la documentele care trebuie să fie tipărite pe hârtie cu privire la legislația și grijă ca hârtia și documentele electronice nu se suprapun unele cu altele, pentru că în acest caz nu va putea salva nimic.
Dacă vom organiza totul în mod corespunzător, managementul documentelor electronice - este esențială pentru eficiența întreprinderii moderne.