de management al documentelor electronice

O trecere în revistă a conceptelor de „flux de lucru“ și „document electronic“, descrierea unei clase de sisteme informatice, furnizarea de management al documentelor electronice (EDMS).

Fluxul de lucru și de automatizare

document electronic - o mișcare a documentelor electronice în cadrul întreprinderii și activitatea privind organizarea mișcării. În acest caz, înseamnă, de obicei o automatizare completă a ciclului de circulație a documentului (pe chitanță sau generație înainte de expediere sau transferul arhivei) și substanțială (până la zero) reducerea utilizării documentelor pe hârtie. În acest caz, un flux de lucru electronice și informatizat - nu același lucru ca și document electronic poate manipula (și de multe ori se întâmplă), inclusiv imagini (originale care urmează să fie scanate) de hârtie. Nu este întotdeauna o diferență evidentă între cele două concepte: „clerical“ și „document“.

Hârtiile - un fel de afaceri care oferă documentare și organizarea documentelor oficiale (GOST 51141-98).

Document management - activități pentru circulația documentelor în companie de la crearea sau primirea acesteia pentru a finaliza executarea: trimiterea de organizare și (sau) direcția arhivei (GOST 51141-98).

Astfel, putem spune că documentul este inclus în gama de sarcini de birou. De regulă, SED nu includ doar automatiza fluxul de lucru, dar o mulțime de elemente de automatizare outsourcing, astfel că, în cele mai multe cazuri putem vorbi despre sistemul de management al documentelor și înregistrărilor electronice (SEDD).

Sistemul de management al documentelor (DMS). organizarea fluxului de lucru la întreprindere

EDS de lucru este construit în jurul unei noțiuni de bază - documentul. Acest document este o „unitate de informație“, în SED.
Document Management System oferă o operațiuni fundamentale document:

• depozitare
• audit
• mișcarea interpreților în organizarea documentelor
• executarea proceselor de afaceri, la care au fost întocmite documentele

În organizațiile în care ECD și implementat un sistem de management al documentelor este utilizat, documentul este instrumentul de management de bază. Nu există soluții simple, comenzi sau comenzi - există documente care conțin aceste ordine, aceleași decizii, instrucțiuni, etc. adică toate controalele în organizație, prin intermediul documentelor ... Ca urmare, multe dintre sarcinile pe care sunt executate de angajați în același mod atașat la documente.

Astfel, organizarea documentelor în întreprindere cu utilizarea EDS ofera tot ce ai nevoie pentru a lua decizii în timp util, de a răspunde la situația și a ordonat funcționarea stabilă:

Introducerea documentelor electronice. De ce avem nevoie să dezvolte și să pună în aplicare SED

Dacă vă apropiați de ideea introducerii de management al documentelor electronice (EDM) într-o organizație cu o poziție comună, ea imploră câteva întrebări, cum ar fi:

• Ce primim de la introducerea EDI?
• Performanța slabă a hârtiei?
• Care este efectul economic al introducerii EDI?
• Cât de repede se va achita această investiție?

Să încercăm să răspundă la aceste întrebări. În primul rând, trebuie doar să descrie ce schimbări va aduce introducerea SED în întreprindere:

• procesele de prelucrare a documentelor se pot modifica parțial și devin mai stricte
• numărul de documente de hârtie va fi redusă
• sarcinile vor deveni mai clare și ușor de gestionat
• rapoarte privind lucrul cu documente și disciplina executivă va fi obtinerea rapid în orice moment
• Personalul care lucrează cu documente, va trebui să învețe toți pașii în format electronic

Privind la această listă, vă puteți gândi că acest lucru nu este o listă a schimbărilor și o listă de beneficii. Da, în acest caz, aceste lucruri, desigur, aproape (altfel ceea ce este punctul de a se angaja în această introducere?), Dar cu privire la cheltuielile examinare mai atentă și o restricție sau o nouă cerință pentru fiecare dintre elementele. Prin faptul că trebuie doar să fie gata, întreprindere punerea în aplicare a ECD, și, în plus, EDS adaptarea la nevoile clientului poate automatiza fluxul de lucru de documente cu restricții minime.

Acum, despre beneficiile. Avantajul principal de introducerea EDI - este de a crește eficiența organizației (aici înțelegem raportul de eficiență pentru a obține rezultate la costul de realizare a acesteia - o formulă în acest context, mai degrabă speculativă, mai degrabă decât matematice). Pe baza acestei înțelegeri, creșterea performanței organizației în două moduri: prin reducerea costurilor și / sau creșterea rezultatului. De regulă, SED permite ambele. Figurat vorbind, introducerea EDI folosind un ECM adecvat permite unei organizații să-și petreacă mai puțin și să câștige mai mult. De regulă, SED permite ambele. Figurat vorbind, introducerea EDI folosind un ECM adecvat permite unei organizații să-și petreacă mai puțin și să câștige mai mult.

Să luăm în considerare în primul rând posibilitatea de a reduce costurile:

• Reducerea costurilor de documente pe hârtie
• Reducerea timpului de personal deasupra capului
• fluxuri de informații de accelerare

Acum, pentru rezultatele:

• Îmbunătățirea Manevrele organizației prin eficientizarea fluxului de informații și transparența
• Creșterea viteza și calitatea de luare a deciziilor
• Creșterea nivelului de disciplină executiv și eficiența angajaților, grupuri de lucru, organizația în ansamblu

Și, în sfârșit - exemple de întrebări care nu sunt atât de evidente, dar trebuie să fie luate în considerare în cadrul organizației tema documentelor electronice:

• Care este prețul organzatsii dvs. nu a fost de acord în timp pentru proiectul de contract?
• ceea ce poate provoca daune expuse prin timp?
• cât de multe documente nu au putut duce de mai multe ori în cazul în care a existat obiective de performanță mai mare transparență și setare?

Organizarea de documente electronice din diferite perspective

• liderii:
  
  • furnizează cu promptitudine informațiile necesare pentru luarea deciziilor
  • efectuarea subiecții de control operațional
• Grefieri, secretari și asistenți:
  
  • o căutare rapidă a documentelor
  • documente de căutare de înaltă precizie
  • facilitarea controlului disciplinei executive
  • simplificarea pregătirea diverselor evenimente, activități
  • accelera pregătirea, coordonarea și aprobarea documentelor finale
• Servicii financiare și de contabilitate:
  
  • creșterea vitezei de documente, de exemplu, a ramurilor în organizație mamă
  • Documente de reducere a riscului de pierdere
  • economii de timp în colectarea documentelor pentru efectuarea verificărilor de calcul sau de încercări ale autorităților de supraveghere
• Serviciul Juridic:
  
  • reduce intensitatea forței de muncă a lucrărilor privind pregătirea documentelor
  • un control eficient al momentului
  • o căutare rapidă a documentelor normative necesare

Probleme rezolvate de automatizare. documente corporative

organizarea fluxului de lucrări ridică activitatea întreprinderii la un nou nivel, iar pentru unele companii de a dezvolta SED doar posibilitatea de a funcționa fără probleme. Astfel, documentul este un astfel de lucru ca „corporate“

Produs „flux de lucru organizatorice și administrative“

• acces prin intermediul unui browser web
• Documente: inbound, outbound, interne, de organizare, administrativ
• de înregistrare, aprobare, semnare, aprobare, introducerea
• înlocuire
• execuție și control