Cum se poate asigura participarea și performanța cu succes a șefului de conferințe importante know-how pentru

În cazul în care o persoană a lucrat mult timp în afaceri și în acest caz, este poziționat ca un expert, el are de multe ori să vorbească la conferințe, simpozioane, expoziții și alte evenimente. managerii moderni pot participa, de asemenea, la conferință ca participant, ascultător. Pregătirea cap la astfel de evenimente este de multe ori responsabilitatea secretarului și asistentul personal. Aceasta pare o sarcina descurajatoare, cu toate acestea, la fel ca în orice afacere, în pregătirea capului conferinței există o anumită secvență de acțiuni și nuanțe lor, cunoașterea care facilitează foarte mult activitatea secretarului. În acest articol ne vom uita la toate punctele principale legate de vizita la conferință.

IV Denisov
Ven. trenerkonsultant RSUH, un expert în cultura de afaceri

Pregătirea pentru managerul de evenimente

Prima fază a lucrărilor pregătitoare - manager de cunoștință cu informații proaspete cu privire la materialele de categoria profesionale relevante.

Când a pus sarcina de o căutare constantă de informații cu o anumită atitudine este adesea „activa“ intuiție, există o „trage“ informațiile de care aveți nevoie, oricât de ciudat ar părea aprobare. Persoanele care lucrează adesea cu texte și informații, știu acest efect. Principalul lucru - pentru a regla în producerea continuă a acestor informații.

sistematică de lucru privind căutarea de informații, desigur, de asemenea, trebuie să fie efectuate în mod regulat, adică. E. Alocați o anumită oră în fiecare zi pentru această activitate.

Trebuie amintit că interesul nu este toate știrile, iar singurele profesionale și industrie, subiecte potrivite pentru manager și compania.

Desigur, capul în sine este necesar pentru a citi ziarul, dar a fost un asistent personal / asistent îl ajută în modul menționat mai sus, offloading-l pentru a rezolva alte probleme mai importante în activitatea sa multifuncțională.

Deci, de exemplu, șeful de „copt“ și spune că dorește să participe la conferința de luna viitoare.

Ce ar trebui să aibă grijă de un asistent personal ca manager de administrator?

Cămașă și cravată (dacă este de sex masculin) se va ridica soția (deși de multe ori formarea imaginii face parte dintr-un asistent personal funcțional), dar pentru a colecta „pe drum“ un anumit set de lucruri necesare - este un asistent profesionist.

Ar fi frumos să colecteze unele informații nu numai pe difuzoare și, dacă este posibil, de asemenea, colegii și partenerii, seful care este, de asemenea, merge la conferință. Pentru a face acest lucru, vă puteți conecta cu prietenii și asistenți personali prietenoase ale altor companii. În același timp, și este de informații utile pe care capul tău va la un eveniment (sau, mai degrabă, ar putea fi de interes pentru superiorii lor).

În cazul în care managerul ia medicamentul, asigurați-vă că să-l pună într-un set de călătorie pentru conferință. Pe scurt, un asistent și un secretar trebuie, ca întotdeauna, arată aproape îngrijirea mamei despre șeful său.

În cazul în care capul este la conferința, asistentul personal trebuie să fie gata / pregătit pentru faptul că șeful poate apela (trimite SMS-uri) în orice moment din zi sau noapte pentru a clarifica ceva, astfel încât să fie vigilenți.

În cazul în care managerul face un raport

după conferință,

După conferință, un asistent personal / asistent poate oferi servicii profesionale de neprețuit pentru superiorul său, nu numai pentru a înțelege un mic prieteni noi de la conferința de depunere și de a stabili contacte în baza de date, dar, de asemenea, de a le trimite mulțumire scrisori.

În practica internațională, protocolul adoptat la o cunoștință a trimis după cărți de vizită, în colțul din stânga jos al r.f.s. abrevierea de scris (În descifrarea - rour faire connaissance; traducere literală din franceză înseamnă „pentru a face cunoștință“, tradus în mod tradițional „peste / cu ocazia iubirii“). Astfel cunoștință a exprimat satisfacția și dorința de a continua dialogul, de a stabili relații de afaceri cu partenerul tau.

Reguli de comportament în cadrul conferinței

Normele tacita de eticheta la conferinta sunt: ​​conferința a decis să se întâlnească prietenii, fără a aștepta pentru a treia persoană - acest lucru este normal. După o performanță strălucitoare, uneori, chiar trebuie să se grăbească să vină la vorbitor pentru a avea timp pentru a obține o carte de vizită și-i spune lui. În cazul în care există o oportunitate și un raportor nu a părăsit imediat după discursul (se întâmplă atunci când o persoană este în cerere și foarte ocupat), atunci puteți merge în siguranță la el și să vorbească. datând de algoritm este aproximativ același: să salute, să spună un compliment ( „! Performanța a fost foarte luminos și informativ Multumesc“, „În dezbatere, ați sugerat că am fost foarte interesat!“, „O mulțime de bun auzit despre compania dvs. / despre activitățile tale!“ și așa mai departe. p.), apoi exprimă dorința de a continua cunoștință.

Este de preferat ca o mână strângere de mână predat omul căruia a venit să învețe, și astăzi nu există nici o diferență de gen special în regulile de o strângere de mână, deși statut egal (care, la conferințele considerate a priori la fel) al primului braț se poate aplica o femeie, indiferent cine este cineva interesati.

Înainte de a merge la vorbitor, în timpul discursului său, este de dorit să se identifice pentru ele însele importante întrebări pe care, atunci când este vorba cu persoana care vă interesează în mod clar și corect pentru a le cere. Trebuie amintit că vorbitorul este obosit și cu ea, probabil, doresc să îndeplinească alte persoane.

Cu suficientă experiență manager de formare pentru a participa la conferinta este o afacere simplă. De multe ori, după câteva luni, el a produs un algoritm care vă permite să facă acest proces cât mai exacte și pentru a îndeplini toate nevoile seful tau. Cu toate acestea, la fel ca în orice altă afacere, există câteva trucuri, știind că nu numai că poate organiza în mod eficient șederea în fruntea evenimentului, dar, de asemenea, pentru a crea o imagine de nivel înalt a unui asistent profesionist.

În primul rând, venind la un loc nou, trebuie să cereți în avans ce participă lider de conferințe în mod regulat. Programul capului meu, de exemplu, există aproximativ 2-3 pe an. La nivel înalt evenimente cu mulți participanți ar putea avea nevoie pentru a găsi un hotel pentru o jumătate de an în avans. Și dacă ați aflat despre decizia sa de a participa la o astfel de conferință pe termen scurt, pot exista probleme cu cazare, dar este nervii care nu sunt necesare și pentru tine și pentru el. Din același motiv pentru care am cumpara bilete in avans, care, în caz de anulare a călătoriei, puteți trece cu ușurință. Pentru a evita cozile de la înregistrarea în ziua de deschidere a forumului, întotdeauna am să încercați să obțineți o insignă pentru cap ieri. În plus, se potrivesc foarte poate fi cunoașterea prezenței și localizarea săli de întâlnire și cafenea în cadrul conferinței, în cazul în care șeful tău vrea să continue cu cineva vorbi după performanță.

Daca seful tau este un vorbitor la conferinta, poate ajuta acest mic truc, ca un obiect luminos în haine. Să presupunem că, în acest caz întotdeauna cravată agățat luminoase în birou - el poate servi ca un accent strălucitor în imaginea de sef, pe lângă asta, el întotdeauna arată bine în fotografii și atrage atenția fundalul de aceeași culoare întunecată și cămașa de lumină.

Dacă eu însoțesc șeful lui, nu știu numai în avans locația camerei, unde se servește, dar, de asemenea, el oferă cele mai bune (central sau de lângă moderator), în Prezidiul avansului pus pe ea, de exemplu, un dosar cu materialele. Dar chiar și aici trebuie să fim atenți: un folder poate trece pe un scaun din apropiere difuzoare mai agilă!

Asigurați-vă că plăcuța de identificare a fost în mod clar vizibil. Acest lucru este util pentru a face cu întrebări din public, și va fi un mesaj de informații suplimentare ca amprentele nu sunt întotdeauna semnate de numele sub fotografie.

Dar sfatul principal - Pune-te în locul persoanei care pleacă pentru câteva zile pentru o conferință, și să încerce să prevină toate întrebările și nevoile posibile. Și apoi șeful va aprecia grija și profesionalismul dumneavoastră, ceea ce înseamnă că creați o bază solidă pentru relația pe termen lung.

Anna Buyalsky, asistent personal al directorului general

O astfel de desconsiderare pentru regulile de bun gust poate indica o lipsă de respect pentru public și publicul, care nu este cel mai bun mod afectează reputația persoanei.

Codul vestimentar pentru vorbitori: un costum de afaceri (un costum este preferat și „statut“, atât pentru bărbați și femei, mai degrabă decât doar o jachetă și pantaloni / fustă / blugi), tricouri, pentru femei - bluză de culoare deschisă (acest lucru creează un sentiment de puritate de gândire și intenții); pantofi - pantofi sau pantofi închise (bărbați întotdeauna întuneric, chiar dacă costum de vara, lumina (care este permisă), cizme / pantofi ar trebui să fie în continuare pe tonul mai întunecat).

Amintiți-vă că pantofii albi purta mireasa, stațiunea balneară din Rio deZhaneyro, chirurgi, și sătenii morți sub haine închise la culoare grele. În plus, pantofi albi tinde să devină rapid și confortabil acoperit cauza fracturi permanente.

Ascultătorii își pot permite stil casual, t. E. uzura casual. Și totuși, putem recomanda un sacou, bluză și alte elemente ale codului de rochie de afaceri, deoarece are sens să se mențină imaginea unei persoane de afaceri, chiar dacă în prezent este așezat în audiență.

Din păcate, multe femei tinere, uneori, vin în rochie de vara drăguț cu brațele deschise, ca urmare, atunci când este timpul să se familiarizeze cu un potențial partener, se execută riscul de a câștiga instantaneu reputația unei „fată drăguță“ și nu un om de afaceri și om serios. Același lucru este valabil și pentru ornamente de păr luxuriante sau zgomote. Aceasta funcționează împotriva imaginii de afaceri.

Ca un asistent personal directorului comercial al bine-cunoscute companii mari, cu aproape 6 ani de experiență, am organizat adesea pentru șefii de participare a acestora și prezentări la diferite conferințe. În timpul meu în compania înlocuiește trei director comercial. Fiecare dintre liderii, desigur, a fost atitudinea lor față de astfel de evenimente, cererile lor, dar regulile generale de participare ca un ascultător și ca un vorbitor în discursul rămân neschimbate. Și eu, ca asistent, trebuie să se conformeze acestora în pregătirea conferinței.

În primul rând au confirmat participarea la eveniment, apoi în ziua calendaristică managerului al conferinței sunt scutite de la reuniuni, care sunt transferate la alte date, de transfer înainte și înapoi, trebuie să fie pregătită și transmisă capului unui dosar cu hârtie sau notebook-uri, pixuri (posibil cu logo-ul companiei), precum și informații despre programul conferinței și vorbitorilor ei / ascultători, dacă este cazul.

Dacă liderul de conferințe este ca un ascultător sau ca un vorbitor, în orice caz, el va avea nevoie de cărți de vizită. Cărțile de vizită ar trebui să fie o singură față! Apoi, va exista posibilitatea de a face notițe pe partea din spate. Dacă o companie străină, sau în cazul în care șeful companiei românești vrea să vadă poziția și informațiile de contact în două limbi - rusă și engleză, cărți de vizită comandate separat pentru fiecare limbă.

Un alt punct: există cu contacte și fără ele. Cărți de vizită cu contacte acordate Personas cu care capul ar dori să continue să comunice și să colaboreze. Cărți de vizită fără contacte, dar cu numele complet și numele șefului companiei sunt transferate către cei cu care capul nu are planuri de a dezvolta relații de afaceri. Pentru persoanele „nedorite“, acest lucru este un fel de semn că nu trebuie să caute alte reuniuni.

Vă mulțumesc scrisori, trimise în numele șefului adjunct al tuturor celor cu care este de dorit să coopereze și să comunice cu cineva la conferința a fost plăcută și productivă, compania va arăta cea mai bună parte și se adaugă puncte atunci când aleg un partener de afaceri.

Elena Sosnovsky, asistent personal de manager

Dar, desigur, timpul nu sta încă, iar codul vestimentar este, de asemenea, dependentă de evenimente otformata direct din poziția persoanei.

Dacă este un producător cunoscut de sport, ea poate acționa ca un sacou bun de culoare închisă, cămașă albă, blugi și pantofi scumpe (prezența de blugi în ansamblul său, el și-a exprimat „componentă de sport“, în imagine). Și dacă este un popular eveniment-expert, el poate veni la forum (ca persoană creativă) într-un sacou denim elegant (nu jacheta!) Și cămașă plină de culoare. Aici vorbim despre imaginea persoanei, care este considerat marca.

Anunțuri de numere viitoare