Cum să se pregătească documentele pentru arhivare - articole despre arhive, gestionarea documentelor,

Economisiți bani sau să dea de lucru pentru profesioniști? Este această problemă, mai devreme sau mai târziu, nedumerit șef al companiei, uita la haosul de hârtie domnea pe teritoriul exploatațiilor sale de birou. Pentru a încredința pregătirea documentelor pentru arhivare? Cum să o facă cât confortabil posibil, în primul rând pentru angajații societății, care nu numai că trebuie să se întoarcă la arhiva?

Prima modalitate - pentru a afla mai multe despre pregătirea documentelor pentru arhivare și auto-începe punerea în aplicare a acestuia. Al doilea curs de acțiune - pentru a studia cu atenție piața serviciilor de arhivă, și să caute ajutor de la o echipa de profesionisti.

Fără îndoială, compania arhiva va face totul mai repede și mai bine, dar nu orice manager este gata să intre în bilanț ca element cheltuieli suplimentare. În plus, există riscul ca rezultatul nu va satisface așteptările clientului. Acest lucru se datorează faptului că clientul nu merge de multe ori în textul contractului sau nu are cunoștințe suficiente pentru a evalua competenta companiei si calitatea serviciilor sale.

Nu contează ce fel te alegi pentru a rezolva problema, vă sugerăm să începeți cu cele mai simple - o înțelegere, care este procesul de elaborare a documentelor pentru arhivare și care sunt avantajele sau dezavantajele fiecăreia dintre metodele de mai sus.

In general, toate lucrările la pregătirea documentelor pentru stocarea arhivelor poate fi împărțit în patru etape:

• sistematizare a documentelor;
• întocmirea inventarului (descriere dosare, documente);
• pachet de documente în cutii de arhivare și coduri de bare;
• conducte de umplere (etanșare).

Sistematizarea documentelor: fiecare are propria lui ordine

Sarcina principală de organizare a documentelor - comanda mape pentru documente, în ordinea în care este cel mai convenabil pentru angajații companiei. Acest lucru poate fi o ordine cronologică sau sistematizare a tipurilor de documente.

sistematizare simplificată sugerează că dosarul cu documente sistematizate de un singur criteriu: vârsta, dată sau tip de document. Este foarte rapid și nu are nevoie de o mulțime de spațiu în birou sau în arhiva pentru a comanda documente. Acest lucru este util mai ales pentru selectarea documentelor cu expirat la distrugerea ca dosare în cutii de ani de zile nu se amestecă. Un alt avantaj distinct - minimizarea financiare, umane și consumatoare de timp pentru a efectua munca. Dezavantajul este că documentele pe un subiect în termen de un an, pot fi ambalate în cutii de diferite și arhivele în căutarea documentelor necesare va fi nevoie pentru a deschide numărul de cutii uneori semnificative.

sistematizare simplificată, în orice caz, nu complica procesul de constatare, prelevare de probe și distrugerea documentelor în prezența inventarului electronic de instrumente sau Web-office disponibile pentru clienții arhivei. Cu acesta, folosind termenii de căutare (documente de titlu, date, etc.), puteți obține documentele de probă necesare și pentru a determina exact în care cutiile de arhivă sunt stocate. eșantionare a datelor și gruparea permite tuturor obicei Microsoft Excel.

sistematizare integrată - dosare prin care se dispune de documente pe an, și în termen de un an - în funcție de tipul sau tipurile de documente (corespondenta la corespondenta, documente bancare la înregistrările bancare, etc.). Apoi, documentele care sunt în anul și tipul de sistematizate pe luni sau data documentelor. Această metodă de sistematizare are mai multe avantaje:

• în procesul de sistematizare este posibil să se instaleze dosarul lipsă cu documente și să efectueze recuperarea lor în timp util (în conformitate cu sistematizarea simplificată a acesteia se poate face numai după o regrupare inventare afaceri);
• justificate atunci când manipulați frecvent arhiva ca un document ușor de a lucra;
• a redus costurile de întreținere, deoarece fișierul este stocat într-un număr limitat de cutii consecutive;
• potrivit pentru selectarea documentelor de distrugere: nu trebuie să ambaleze din nou caseta - documentele sunt distruse cutii întregi.

Principalul dezavantaj al unei sistematizări complexe sunt mari costurile financiare ale activităților și prezența unei cantități mari de spațiu liber pe care doriți să organizați documentele.

Rețineți că, în cazul în care există organizația dvs. în ordinea documentelor nu este dificil atunci când căutați, selectarea și distrugerea documentelor, sistematizarea nu se poate efectua. Dar trebuie amintit că această procedură ar trebui să fie cunoscute și înțelese de către toți angajații autorizați.

Inventarul afacerilor ca fiind cheia succesului în stocarea documentelor

Metodologia pentru dosare de inventar sau cazuri, necesare în procesul de elaborare a documentelor pentru arhivare, care nu trebuie confundat cu o listă de documente pe interiorul carcasei, și anume, cu inventarul intern. De obicei, atunci când transferul documentelor depuse instrumentele nu sunt descrise în acest caz, deoarece este foarte consumatoare de timp și proces costisitor, care este în mod normal, trebuie să țină cont de anumite valori mobiliare. Cu toate acestea, în cazul în care aveți nevoie pentru a face propriul inventar intern, puteți utiliza un martor.

Important: Niciodată nu treci pe documentele fără a salva inventar, bazându-se doar pe memoria sa de a găsi documente în cutii. De asemenea, nu neglijați calitatea compoziției sale, deoarece este de aceasta va depinde de eficiența căutării ulterioare. Păstrați de economisire: inventar bine scris va permite selectarea documentelor pentru distrugere, nu overpaying bani pentru cazuri de stocare, a pierdut relevanța.

Cerințele de bază pentru inventarul de afaceri: Trebuie să fie clar pentru oricine (important mai ales la schimbarea de personal), precum și să conțină atributele afaceri și foldere (nume, dată, etc.) care sunt necesare pentru identificarea și recuperarea. Dosare cu același tip de documente trebuie să fie descrise în succesiune, adică același lucru.

tipuri de stocuri

Luând documente de stocare în afara amplasamentului. Compania Arhivistic oferă clienților trei tipuri de stocuri.

Scurt inventar (inventar al spinările cazuri). Când compilarea numele rescrise afișate pe coloana vertebrală sau capacul cazului. După cum arată practica, de multe ori conținutul în cauză nu se potrivește cu numele de pe coloanei vertebrale sau complet nu se afișează. Când rădăcinile plasarea pot apărea abreviat sau nume ambigue, cum ar fi „w / o 6“, „combustibil“, „registru de numerar“, „furnizori“, „corespondență“. Acest lucru poate deveni o bombă cu ceas, pentru că omul singur, în valoare de coloanei vertebrale poate înțelege cu ușurință conținutul său.

inventar detaliat. Spre deosebire de brief pentru întocmirea unui inventar al titlurilor de afaceri sunt unificate. Acest lucru înseamnă că un dosar cu același tip de documente trebuie să fie descrise în același mod, indiferent de ceea ce este scris pe coloana vertebrala. Faptele titlu ar trebui să fie aduse extins lista documentelor incluse în componența sa. De asemenea, ca un atribut suplimentar pe o linie separată, puteți face un nume de afaceri imprimate pe nivelul coloanei vertebrale sale. Elaborarea de inventar detaliat necesită o calificare înaltă de autoritatea de origine. Cu toate acestea, ca urmare a unei astfel de inventar este clar oricărui utilizator cont de unificare și de deschidere titluri de afaceri, precum și afișa numele prescurtate, efectuate pe coloana vertebrală a cazului.

Inventarul în conformitate cu cerințele de arhivare. Acesta include informații din inventarul detaliat, și ca adjuvant stabilește durata de depozitare a documentelor, precum și numărul de articol de pe listă. Puteți să-l utilizați pentru a identifica documentele care urmează să fie de stocare pe termen lung, precum și punerea în aplicare în timp util a documentelor selectate cu privire la distrugerea expirat. Acest lucru vă permite să optimizați costurile de depozitare a documentelor care și-au pierdut relevanța. Singurul dezavantaj este costul și durata pregătirii inventarului. De asemenea, este demn de remarcat faptul că, pentru definirea exactă a experienței necesară stocarea documentelor pe termen lung și aptitudinile profesionale ale arhivar.

Un număr de caz și caseta număr unic - informațiile principale atribut fără a stocurilor excepție. Numărul de cutii în care se păstrează cazul este atribuit în momentul marcării codului de bare purtat de arhiva. Acesta este un identificator unic al cazului și casetele, care va rămâne aceeași pe tot parcursul ciclului de viață de afaceri. Pentru angajații arhivei a codului de bare - este eticheta care vă permite să colecteze date privind prezența și circulația oricăror documente, precum și să se ocupe de această problemă în funcție de cererea clientului (de livrare, distrugere, selecție, etc).

Consultanță în pregătirea inventarului

documente pachet in cutii de arhivare și coduri de bare

Pachetul de documente pentru transferul către arhivele ce trebuie să-și îndeplinească atribuțiile părții care a efectuat sistematizarea și descrierea documentelor. Dacă sistematizarea și descrierea documentelor pe care le-au efectuat pe cont propriu, atunci pachetul de documente nu va fi dificil de realizat. cutii arhivistică și coduri de bare sunt disponibile companii de arhivă. Un cod de bare trebuie să fie lipite pe cutie, iar celălalt - pe coloana vertebrala a intrat anterior într-un inventar al lucrurilor.

Important: Codurile de bare afaceri și cutii de arhivă - identificatorul unic principal al contului, pentru client, a dat documentele pentru depozitare, cât și pentru compania de arhivare. Acesta coduri de bare în loc de numere de serie sau antete afaceri, trebuie să fie specificate în formularul de comandă, în cazul livrării, eliminarea și distrugerea documentelor, precum și verificarea existenței și inventarul de cazuri.

În cazul în care pachetul de documente în numărul caseta de arhivă, sau cazul codurilor de bare de mate lipite în fața titlul în inventar. Numărul din inventar trebuie să respecte în totalitate cu numărul de cod de bare lipit pe caz. În cazul în care codul de bare nu este lipit în inventar, și transferat manual (număr rescris), este necesar să se urmărească linia lor completă cu atenție, sau în viitor, pentru a găsi un lucru bun ar fi problematică.

Odată ce documentele sunt ambalate în cutii de arhivă, cutii indicate în numărul de inventar, și scoate în evidență (otcherchivayutsya) toate lucrurile incluse în ea. Pachetul de documente în sine trebuie să se potrivească cu ordinea de sistematizare a avut loc anterior și a elaborat inventarul.

cutii de umplere a proteja pacea ta de spirit

Astfel, documentele sistematizate, descrise, marcate cu un cod de bare și ambalate în cutii. Fie că este vorba de protecție împotriva accesului neautorizat la documentele stocate în arhiva societății? Convenționale de etanșare (sigilare) cutii de arhivare sigilii confidențiale poate oferi un nivel suplimentar de securitate.

Cel mai eficient și mai rapid mod de cutii (uneori) documente de etanșare - utilizarea de sigiliu de plastic cu un număr unic. Pentru fiecare cutie cu două pus pe două sigilii. Aceste sigilii de unică folosință, care autopsia pierde integritatea lor. După completarea cutii sau cazuri format numerele de etanșare registru care aparțin unui anumit canal. La primirea documentelor din arhiva companiei sau numerele de inventar ale documentelor sigilii verificate în mod obligatoriu.

Principalul dezavantaj de a lucra cu cutii sigilate constă în faptul că activitatea de a depune un instrument este exclusiv cutii întregi numai de către client. În plus, sigiliile pot fi o sursă de costuri suplimentare și timpul necesar pentru a pune în aplicare umplerea și desen sigiliilor registru.

Practica arată că, în încercarea de a salva clienții sigila cutia cu sigilii de hârtie cu sigiliul organizației sau banda obișnuită. Din păcate, aceste metode nu aduc nimic altceva decât o pierdere de timp și bani. sigilii de hârtie își pierd integritatea lor chiar și pentru transportul simplu, deoarece capacul cutiei fiind elementul mobil, și un adeziv lacrimi bandă și deformează cutii de arhivare. În ceea ce privește prețul și calitatea cea mai buna alegere sunt sigilii de plastic.

Denis Avdyushin
expert naaru