Cum de a organiza recuperarea documentelor contabile

Făcând clic pe butonul, sunteți de acord cu prelucrarea datelor lor cu caracter personal.
Politica de confidențialitate

Cu cât compania operează, cu atât mai mare probabilitatea de apariție a unei situații în care necesitatea de a dispune recuperarea documentelor contabile. Dacă nu, compania și proprietarul acesteia poate fi tras la răspundere. Mai ales atunci când a efectuat un audit fiscal sau alte inspecții de către autoritățile de supraveghere.

Când trebuie să recupereze documentele contabile

Este nevoie de recuperare a documentelor contabile ale societății, în orice regim fiscal, cu orice formă organizatorico-juridică, indiferent de direcția și amploarea firmei. Motive, atunci când este necesar să se efectueze restaurarea documentelor contabile, a găsit câteva. Pentru fiecare caz, există o soluție pentru a rectifica situația.

Cel mai adesea se confruntă cu următorul scenariu:

Foc sau dezastru natural a condus la distrugerea documentației primare.

La momentul mutării într-o altă hârtie de birou au fost pierdute (la fel, uneori, se întâmplă atunci când iau pe stocarea temporară într-o altă cameră).

Contabilitate și contractori de contabilitate fiscală a trecut anterior, și după încetarea contractului, acesta nu a returnat documentul.

A existat conturi de daune, cecuri, contracte din cauza fading cernelii. Recent, în practică, de multe ori se referă la imprimarea pe dispozitive de numerar (fiscale).

Pentru a înțelege modul de a restabili documentele referitoare la contabilitate, mai simple, implicând în acest proces de specialitate competent. Există 2 modalități de cooperare: să-l încredința să facă totul complet, sau să se consulte, cum de a asigura recuperarea documentelor contabile.

Ce documente contabile pot fi restaurate

Înainte de a începe restaurarea documentelor în conturile societății, este necesar să se asigure că toate documentele au pierdut într-adevăr să efectueze acest proces. Și totuși - dacă este necesar să se facă acest lucru (să nu plătească pentru muncă suplimentară).

În procesul de determinare a modului de recuperare a documentelor contabile care caută, în cazul în care au predat organizației. Ca urmare, restaurarea documentelor contabile se reduce la astfel de evenimente:

Hârtie, tipărite înainte de informații din bazele de date de companie, retipărită și certificate de semnături și sigilii. Pentru o varietate de motive privind documentele Ștampila „duplicat“.

Cu furnizorii și clienții sunt întocmite acte de așezări și ale băncilor au posibilitatea de a comanda un extras de cont.

Trimiteți o solicitare către administrația fiscală, fondurile de pensii și de servicii de asigurare pentru a obține date privind întârzierea efectuării plăților.

Dacă nu recupera în mod constant documente contabile pentru a reuși în totalitate. Și pe această bază pentru a calcula rezultatele exacte pentru întreaga perioadă (mult depinde de regimul fiscal aplicabil și de alți factori).

Ce trebuie făcut atunci când acesta este detectat pierderea documentelor

Deși firma și este posibil, atunci când nu există documente pentru a restabili de contabilitate, deoarece întotdeauna a fost realizat, dar organizația este încă un număr de responsabilități. Este vorba despre necesitatea de a notifica părțile interesate, care evită responsabilitatea, de exemplu, pentru livrarea cu întârziere a rapoartelor. Dacă ignorați acest punct, calendarul de recuperare a documentelor contabile vor fi limitate la perioada de raportare selectată.

Datorită serviciului de sprijin contabil documentelor de restabilire va fi o procedură simplă. La urma urmei, un specialist cu experiență este familiarizat cu procesul și l-au însoțit de multe ori, și pentru diferite tipuri de organizații. Dacă aveți deja un contract de externalizare poate depune o cerere de restabilire a documentelor contabile, până la încheierea (de multe ori în favoarea outsourcing, pentru că va trebui totuși să înțeleagă inconsistențele rezultatelor anterioare ale firmei).

De ce nu face fără recuperarea documentelor contabile

Atunci când o firmă desfășoară procedura pentru a restabili înregistrările contabile pierdute, apare întrebarea de multe ori: „Ai nevoie să o faci?“. Uneori, impresia falsă că este ușor de făcut fără ea, dar practica arată că este necesar să se pregătească pe deplin duplicate toată hârtia.

Pentru a merge direct la locul de muncă cu privire la modul de a restabili documentele contabile pierdute, este necesar să se analizeze posibilele riscuri:

Lipsa de date privind salariile calculate și plătite efectiv ar putea duce la „întrebări“ din fondurile fiscale și bugetare cu privire la mărimea plăților pentru impozite și contribuții de asigurări.

Informații incomplete cu privire la activitatea exclude în mod normal, posibilitatea de a raporta investitorilor și fondatorilor.

În cazul inspecției de către IRS nici o documentație primară va elibera alocarea bazei de impozitare.

Există multe exemple în care recupera documentele contabile pierdut mai profitabile decât pentru a face față consecințelor acestei. În cazul în care comanda restaurarea documentelor contabile cu pierderea unui profesionist competent.

Cum documentele contabile pierdute privind impozitarea

Este deosebit de important pentru restaurarea înregistrărilor contabile pentru întreprinderile din sistemul comun de impozitare. Pentru ei, documentația primară este capabil de a reduce baza de impozitare, pentru a asigura calcularea corectă a amortizării mijloacelor fixe, etc.

În cazul în care documentele contabile nu pot fi restaurate, compania prezintă riscul de:

Pierderea de date privind experiența pierderilor istorice, care ar putea fi transferată în perioada curentă.

Cauza confuzie în calcularea amortizării sistemului de operare.

Petreceți mult timp în judecată cu FIU, FSS și IRS cu privire la suma salariilor efectiv acumulate.

Această listă este lung, astfel încât problema modului de a restabili înregistrările contabile pierdute necesare pentru a ridica cât mai curând posibil. Cu cât sunt mai active, activitățile desfășurate, cu atât mai important pentru a efectua recuperarea documentelor contabile pierdute cât mai repede posibil.

Nu toate înregistrările contabile pierdute necesare pentru a restabili

Dacă există îndoieli cu privire la loialitatea acțiunilor sale, este necesară pentru a restabili ordinea documentelor contabile de consultare. Un specialist competent va spune ce să faci, ce tipuri de documente pot fi lăsate fără duplicate. De asemenea, el va marca restaurarea termenilor cu pierderea documentelor contabile care să le permită să ofere timp pentru procesare.

În unele cazuri, în loc de duplicate puteți face elaborarea actelor de reconciliere. O astfel de abordare este relevantă atunci când suficient pentru a descoperi datele exacte cu privire la rezultatele operațiunilor de afaceri la o anumită dată. Deci, ars pe foc documentele contabile pot fi restaurate complet, dar de obicei durează numai acelea dintre ele care trebuie să fie păstrate pentru o perioadă lungă de timp (cum ar fi documentația HR).

Atunci când o companie declară că înregistrările contabile au fost arse, recuperarea lor este asigurată doar de către firma în sine. În cazul în care lucrătorii cu normă întreagă au calificări insuficiente, este necesar să-l aducă la o companie de outsourcing.

Cum de a preveni pierderea documentelor contabile

Outsourcerilor care furnizează servicii pentru a restabili documentele contabile de la Moscova, a menționat că mai multe întreprinderi iau măsuri pentru a preveni pierderea documentației primare. O modalitate - trecerea la documente în format electronic cu semnătură electronică (semnătură digitală). Acestea se ridică la un document cu privire la valoarea juridică și recuperarea înregistrărilor contabile pierdute cu ei se reduce la măsurile de politică.

Există o serie de măsuri pentru a ajuta la eliminarea crearea unor situații problematice:

Atunci când outsourcing de contabilitate pentru a trece la executorul numai copii ale documentelor.

După ce introduceți o documentație de date tranzacție de afaceri este arhivate (lucrări suplimentare se efectuează exclusiv cu „numerele din baza de date“).

Cele mai simple reguli fac posibilă pentru a scăpa de întrebarea, cum de a recupera documentele pierdute de contabilitate. O altă întrebare, dacă se întâmplă ceva neașteptat, cum ar fi incendii, inundații. În acest proprietarul firmei nu poate influența, astfel încât să se restabilească documentele contabile după un incendiu sau inundații, încă mai trebuie să afle.

Pentru a reconstrui documente contabile de încredere

Soluția optimă pentru remedierea situației - un contract cu o companie de outsourcing care furnizează servicii în acest domeniu. profesioniști cu experiență știu exact cum de a recupera documentele pierdute pe contabile și pentru a evita orice responsabilitate pentru aceasta.

Dacă se dorește, acestea vor oferi consiliere în restaurarea documentelor contabile, sau complet preia funcțiile de reprezentare. Deoarece procedura presupune negocieri cu toți furnizorii, clienții, autoritățile de reglementare (IFTS, RPF, FSS). Peste tot este necesar de a asigura în mod corespunzător cererile de declarații, reconcilierea actelor și a altor documente care să ateste operațiunile de afaceri.

În ceea ce privește buna la întrebarea este ușor să se stabilească o lucrare comună a angajaților statului și experții invitați. O astfel de abordare este adecvată pentru un număr mare de documente, atunci când treburile sunt atribuite angajaților cu normă întreagă, iar cele mai dificile momente este rezolvată de către un specialist calificat.

Aveți în continuare întrebări? Vă vom suna înapoi!