Cum de a optimiza procesele de afaceri

În acest articol vă va citi:
- Ce oferă optimizarea proceselor de afaceri
- Atunci când este necesar să se reglementeze procesele de afaceri
- Cum să descrie procesele de afaceri existente
- Surse de idei pentru optimizarea proceselor de afaceri
- Erori în optimizarea proceselor de afaceri

Optimizare - o legare a diferitelor procese de afaceri cu unul de altul. Să presupunem că ai venit la magaziner și întreabă: „Ce faci?“. Ca răspuns pentru a auzi: „Componentele certificatului de depozit.“ „Pe cine da?“ - „V-am să-l dau pe cineva? Eu doar o fac. " Evident, „ieșire“ a acestui proces nu este „de intrare“ la un alt proces. Există necesitatea de a simplifica: Ai nevoie pentru a înțelege de ce magaziner pregătește în fiecare noapte certificat de depozit pentru ca apoi procese de andocare.
De obicei, problemele care sunt cel mai des obiectul unor conflicte și litigii cu privire la întruniri operaționale sunt rezultatul „lacune“ în procesele de afaceri. înțelegere reciprocă între managerii vor fi realizate numai atunci când toate neconcordanțele sunt descrise și reglementate.
Descrierea generală a proceselor de afaceri ia de la o săptămână la trei sau patru luni. În cazul în care procesul este mai mult de patru luni, atunci cel mai probabil, a existat o sarcină în mod incorect și ați intrat adânc în descrierea detaliilor inutile.

Ce oferă optimizarea proceselor de afaceri
În primul rând, activitatea companiei este transparentă. Există o oportunitate de a îmbunătăți activitatea de îmbunătățire a procedurii de reglementare și remunerarea personalului și altele.
În al doilea rând, puteți face o alegere inteligenta a proceselor care urmează să fie automatizate. Doar pentru că un impact semnificativ asupra veniturilor și rezultatelor financiare ale companiei, necesită automatizare. Începeți cu procese secundare în mod corespunzător.
În al treilea rând, personalul mai conștienți de obiectivele organizației, creșterea manipulării.
În al patrulea rând, calitatea crescută a produsului final. În fiecare curs trebuie să stabilească, care poate îmbunătăți calitatea acestuia. Dacă aveți 10% din căsătorie, trebuie să determine motivul defectul, imperfecțiunea procesului duce la pierderi. Identificarea „blocaje“ permite un minim de efort pentru a obține o îmbunătățire semnificativă a rezultatului global. Dacă aflăm că 80% depinde de rezultatul aceluiași proces, dar, pe de altă parte - 20%, atunci este necesar să se îmbunătățească cursul primului.

Atunci când este necesar să se reglementeze procesele de afaceri

În unele cazuri, descrie procesele de afaceri eficient?

Atunci când este necesar să se reglementeze procesele?

1. Dacă doriți să crească vizibilitatea și controlul companiei.
2. În cazul în care transferul de managerul de control angajat, atunci când schimbă capul sau vânzarea unei afaceri. Proprietarii de afaceri au nevoie de afaceri descriere proces, ca orice act de transfer necesită pregătirea unui inventar a ceea ce se transmite.
3. La implementarea sistemelor informatice (ERP-sistem și m. P.). În acest caz, nu numai o descriere, dar, de asemenea, proces de afaceri reingineria.
4. În construirea unei exploatații integrate. De exemplu, o companie care vinde mobilier, cumpararea productia de mobilier, apoi Fabrica de cherestea și construiește structura verticală. Pentru a curăța noua structură este posibilă atunci când procesele descrise, intrările și ieșirile sunt indicate.
5. Când este vorba de fosta întreprindere de stat. De obicei, toate procesele de afaceri ale organizațiilor din perioada sovietică, sunt stocate în mintea inginerului-șef sau sef tehnolog. Acești oameni sunt din ce în ce mai mici, iar cunoștințele lor merge nedescrisă.

Judecă proces optim de afaceri cat, este posibil pentru următoarele:

Calitatea rezultatului final. Estimarea numărului de plângeri oficiale ale clienților, nemulțumirea față de artiștii de management și reclamații ale companiei.

Compactitatea și consecvența diagrama proceselor de afaceri. Următorii indicatori sunt utilizați pentru a evalua:
- numărul de așa-numitele intrările și ieșirile din proces. Cu cât mai puține mai bine idealul de a avea un singur unificat „de intrare“ și două-trei „exit“ (la alte procese), și unul „ieșire“ - cu un flux adecvat de proces, iar restul - excepțiile;
- numărul de proceduri de proces (optim - între 7 și 11, în care caz procedeul poate fi controlat, pentru a planifica și să le gestioneze în mod eficient);
- numărul de posibile excepții (deoarece fiecare excepție - o amenințare pentru procesul de manipulare);
- numărul de lucrători implicați, de unități.

Cum să descrie procesele de afaceri existente

Alocarea sarcinilor într-un proiect separat. Crearea în cadrul organizației un grup special de lucru și să alocați un manager de proiect. Pune-l pe starea și resursele corespunzătoare.
În cazul în care procesele de afaceri sunt descrise numai în scopul de a convinge investitorii de transparența întreprinderii, managementul proiectului poate deveni Deputy CEO. Dacă este necesar să se reorganizeze procesul real, managerul de proiect poate fi doar prima persoană. Trecerea această sarcină subordonaților, este puțin probabil să realizeze ceva. La urma urmei, trebuie să se stabilească o cooperare cu departamentul de vânzări de contabilitate, atunci departamentul de vânzări - .. Pentru a face cumpărături, etc. De obicei, doar directorul general păstrează articulațiile în cap. De aceea, el ar trebui să conducă proiectul.

Optim, grupul de lucru pentru a include în calitate de consultanți externi și specialiști din compania în sine. Complet dat la descrierea proceselor de afaceri în afara specialiștilor este periculos: este conectat cu viitorul în funcție de riscul. Limitată numai la resursele interne - aceasta înseamnă să distragă atenția oamenilor de la lucrările în curs de desfășurare pentru a le preda, care ia timp și este prea scump. Cooperarea mai eficientă a propriilor angajați cu consultanți externi. În același timp, ar trebui să fie traversată limitele competenței de profesioniști și angajați ai organizației. Consultants trebuie să înțeleagă caracteristicile companiei și managerii organizațiilor - să învețe descrierea tehnologiei.

Dacă sunteți atrași de consultanți, în acest stadiu, ei au nevoie să se întâlnească cu managerii pentru a colecta documentele, regulamentele, dispozițiile companiei, instrucțiunile, să examineze practica curentă. Toate elementele sunt descrieri de locuri de muncă, acestea ar trebui să fie reduse la un singur fișier și să descrie procesele existente. De exemplu, în cazul în care funcția angajatului este de a menține o cantitate suficientă de inventar în depozit, trebuie să-l transforme într-un proces. Stocuri în stoc cineva ar trebui să consume. „Randamentul“ al unui proces este de a fi „de intrare“ la cealaltă. Crearea de îmbinări procese oficiale.
În cazul în care mai multe procese, ei încep să andoca unele cu altele, să se unească într-un „prozvanivat“ electric-lanț ca acest circuit, uita-te pentru „stânci“. Caută „pauze“ în procesele de afaceri ale rețelei - unul dintre pași pentru a le optimiza. În cazul în care procesul este cu nimic legat, aceasta înseamnă că lucrările de pe acest site este inutil pentru companie.
Cu toate acestea, practica dominantă este întotdeauna diferit de fișa postului, deci ai nevoie de atenție imediată a personalului de teren.

Agitație și propagandă în cadrul companiei

Este necesar să se organizeze un seminar pentru manageri. Dacă nu, mai devreme sau mai târziu, orice conflicte care va dura până la finalizarea proiectului.
Motivul este că descrierea proceselor asigură transparența unităților sale de afaceri. Și acest lucru implică o mulțime de consecințe negative pentru angajați. De exemplu, se pare că departamentul „A“ - 70 de procese și în Divizia „B“ - 13, deși capul lui striga cu voce tare de lipsa de resurse. În plus, angajații încep să se teamă pentru cariera sa, deoarece nu mai sunt indispensabile. Dacă toate specialistul a declarat că poate fi respinsă prin înlocuirea tânărul deputat. De asemenea, este cazul „descoperirii“ în descriere: se pare, „A“ Divizia este angajat la ideea este de a face departamentul de „B“. Sau se pare că în diferite departamente fac același lucru, fără să știe unii despre alții.
Prin urmare, trebuie să încurajeze persoanele să coopereze cu consultanți, și în toate etapele proiectului. Este important să se arate rezultatele intermediare, asculta angajații, conduită seminarii, pentru a explica, de a convinge ...

Surse de idei pentru optimizarea proceselor de afaceri

Metode de descrierea proceselor de afaceri
În descrierea proceselor de afaceri care aveți nevoie pentru a obține răspunsuri la următoarele aspecte-cheie:
Care sunt „de intrare“ și „ieșire“ a procesului?
Din ce proceduri este procesul?
Cine efectuează fiecare procedură?
Care este rezultatul punerii sale în aplicare?
Cine primește rezultatul, și că el face cu ea?

Erori în optimizarea proceselor de afaceri

Declarație incorectă a problemei. Principalul lucru - pentru a pune sarcina în mod corect și clar: facem acest lucru pentru a se asigura că, într-un astfel de timp. Însăși descrierea proceselor de afaceri sunt puțin probabil să vă spun ce trebuie să îmbunătățească (cu excepția, poate, confuzia aparentă sau duplicarea). Pentru a răspunde la întrebarea „Ce este mai bine“, trebuie să găsească răspunsuri la întrebările: „Ce vreau să fac cu organizația“ „Unde vreau să merg“ și. De exemplu, dacă aveți nici un venit, descrie un proces de afaceri de contabilitate inutil. În această problemă, mai degrabă vina departamentul de vânzări. Descrie și reorganizeze activitățile sale - și să îmbunătățească activitatea de contabili. Astfel, descrierea proceselor de afaceri - este un pas într-un proiect mai mare pentru a îmbunătăți manevrabilitatea companiei.

Disproporții dintre sarcinile și eforturile. Unii încep să descrie procesele care stau în afara obiectivele principale ale companiei (de exemplu, interacționează cu secretarul șef, încercând să ajungă la adjunctul său). Este evident că un astfel de proces nu ar trebui să fie descris, este un dor și amploarea și domenii.

alegerea greșită a mijloacelor de descriere. Descrieti procesele pot utiliza software-ul. În SUA, în funcție de capacitatea, acestea costa de la $ 100. La 100 mii. Companiile mici pentru a cumpăra puternic program este inadecvat - este ca un excavator pentru a săpa zona suburbană. Alegerea software-ului depinde de capacitățile organizației (inclusiv financiară) și sarcinile care urmează să fie rezolvate prin optimizarea proceselor de afaceri. Practica arată că, chiar și organizațiile mari pentru a rezolva problemele de acest gen este destul de mijloace relativ simple, cum ar BPWin (revizuirea programelor pentru modelarea proceselor de afaceri). Dar, încă o dată, observăm că software-ul joacă doar un rol de sprijin. Ea determină succesul organizării corespunzătoare a proiectului de optimizare.