Conceptele de flux de lucru și a fluxului de informații, documente caracteristici de curgere

Mișcarea documentelor în organizație din momentul creării sau primirii lor de a finaliza executarea sau administrarea numit flux de lucru.

Regula principală a fluxului de lucru este mișcarea operațională a documentelor pe cel mai scurt traseu cu un timp minim și de muncă

- tipuri de fluxul de informații și compoziția caracteristicile și conținutul documentelor lor;

- direcția de deplasare a documentelor;

- căile de circulație, etapele și cazuri de trecere

- proporția de grupe de documente în fluxul de informații generale;

- timpul ciclului complet de circulație a documentelor sau a unei secțiuni specifice rutei;

- Viteza documentelor individuale și m. p.

Fluxul informațional - acest flux de documente care circulă între punctele de prelucrare și informații crearea (lideri de organizare și unități structurale profesioniști) și puncte de manipulare a documentelor tehnice: expediție Secretariat, copiatoare și alte servicii.

Fluxul de informații se caracterizează prin următorii parametri de bază:

ü Modul sau cicluri;

Tipuri de fluxul de informații și o scurtă descriere.

Fluxul de informații - mișcarea direcțională a unui anumit tip de documente puse la dispoziție pe baza semnelor de destinație, și ordinea de procesare metoda, calea și etapele mișcării.

1.Po direcția de mișcare:

- unități structurale legate de un nivel de gestionare - orizontale

- vertical - (în sus și în jos); unități structurale legate de diferite niveluri

2. în ceea ce privește entitatea de management:

- Inbox - intră în organizație (scrisori cetățenilor, corespondenței oficiale, politicile organizațiilor mamă)

- Internă - nu în afara organizației lor (raportare, informare și sesizare, documente administrative) se pregătească

- ieșire - trimis de organizație (scrisori nesolicitate Răspunsuri)

Etapele de circulație a documentelor și modul în care acestea sunt tratate. Are facilități moderne de flux de lucru.

- primirea și prelucrarea primară a documentelor

- revizuirea și distribuirea documentelor preliminare

- Direcția privind documentele de performanță și de execuție

- controlul documentelor de execuție a clearance-ul

- Trimiterea sau locație pentru a stoca documente

Ordinea de mișcare a documentului de intrare:

1. Primirea și testarea inițială a documentului:

- Deschiderea și investiții de validare

- Plasarea unui marcaj pe chitanța (intrare ștampila) pe D.

- Document de înregistrare - o înregistrare a prerogativelor documentului, în forma prevăzută, de stabilire faptul creării sale, trimiterea sau primirea

2. Analiza preliminară și distribuirea documentelor:

- O analiză preliminară a documentului

- Transfer (raport) cap de document

- Declarația privind controlul.

- Adăugarea de informații de la rezoluția în jurnalul de bord

- D. Examinarea capului și o decizie (rezoluție)

- Transferul de Executive

Ordinea de circulație a documentelor de ieșire:

- Elaborarea documentului de ieșire

- Armonizarea proiectului

- Verificarea validității documentului proiectului

- Semnarea documentului cap

- Înregistrarea documentelor în formularul de înregistrare

- Situația numărului (index) pe documentul

- Depunerea de a doua instanță (copii stencil), în cazul

Ordinea de circulație a documentelor interne:

- Un proiect de document

- Aprobarea și autorizarea proiectului

- Verificarea validității documentului proiectului

- Semnarea documentului cap

- Înregistrarea documentelor în formularul de înregistrare

- reproducerea și livrarea de copii ale interpreților de documente

- Controlul executării documentului

- Depunerea de a doua instanță (copii stencil), în cazul

Controlul asupra executării documentelor: tipurile și de control a timpului.

documente de control execuție - un set de acțiuni pentru a asigura executarea la timp a documentelor

Document 1.Postuplenie departamentului. Contabilizarea documentelor în conformitate cu ordinele

Document 2.Predstavlenie la șeful departamentului.

șef documentul 3.Rassmotrenie al departamentului - familiarizare și ordine care impun subordonații

instrucțiuni 4.Uchet de pe documentul de la un funcționar cu utilizarea unui PC sau a unei reviste (carduri) de control

5.Dovedenie ordonă documentul interpreților

ordinele 6.Promezhutochny controlul execuției pe document (în cadrul reuniunilor) privind rapoartele organismului de inspecție

7.Ispolnenie toate instrucțiunile de pe documentul în termenul specificat de ordine № 160

8.Doklad privind performanța unui document oficial, care a dat instrucțiuni

Controlul documentelor 9.Snyatie

Controlul executării documentelor este, în esență, problemele ridicate în acestea:

v monitorizarea caracterului complet executării documentului;

v Controlul preciziei de execuție a documentului;

v Controlul corectitudinea executării documentului.

Termen de executie a unui document - termenul stabilit prin actul legislativ de reglementare, documentele organizatorice și administrative

Cu marcate „de urgență“, „imediat“ - 3 zile

Cu marcate „prompt“ - 10 zile

În cazul în care nu este specificată data scadenței - 30 de zile

În ceea ce privește tipuri de control:

Avertizare de control - efectuate conform documentelor, perioada de executare, care va expira în 2-3 zile și, astfel, angajatul este încă timp pentru a rezolva problema.

Monitorizarea - presupune monitorizarea zilnică a progresului de executare a documentelor, care expiră performanța de astăzi și un memento pentru executorul de necesitatea de a finaliza documentul

Controlul final - Eliminarea controlului documentelor se efectuează după executarea completă a documentului: pregătirea documentului de răspuns, un răspuns la documentul de ieșire și alte confirmarea documentară a faptului executării.

Ø Ea are un impact asupra cursului de executare a documentului și se efectuează prin inspecție periodică și reglementarea procesului de executare, de gestionare a informațiilor și executarea abordării termenului documentului.

Ø în curs de desfășurare pe toată perioada de execuție a documentelor.

Ø are un caracter individual în raport cu ordinea documentului.

Ø conduită periodic (săptămânal, lunar, trimestrial).

Ø Este o generalizare a disciplinei executive a unităților structurale și interpreți.

Ø În unele firme controlul total este o cheie în acest caz, stabilește numai faptul de performanță sau eșecul de a comanda.