Care este oficiul poștal și pentru ce este (nu râd, eu sunt serios)

Aproape toți dintre noi folosesc de e-mail. Cele mai multe - câteva ore pe zi. Sunteți sigur că ar trebui să fie?

Voi descrie câteva din ideile sale cu privire la acest subiect.

După ce m-am prins gândesc că cea mai mare parte a timpului de lucru „cheltui“, în e-mail și să-l utilizați în loc de Task Manager. Stai puțin, pentru că problema este necesar de a asigura, în ordinea priorității, mai degrabă decât în ​​stare proaspătă? Deci, eu mereu lucrez la numai acele sarcini pe care tocmai l-am primit. Deci, pentru a ajunge să fac ceva, colegul meu ca am nevoie de un memento, puteți scrie de multe ori despre această problemă. Și atunci ne întrebăm în cazul în care acest flux constant de cereri și memento-uri în e-mail?

Problema # 1: prin e-mail, de obicei, de mai sus sunt litere proaspete, nu este important

problemă №3

Oamenii trimite-mi o grămadă de gunoi, scrisori lungi nedigerabile, grup corespondenta pe proiecte si pisoi.

Vom împărți problema în componente.

Oamenii mi trimite scrisori lungi nedigerabile si pisoi

O parte din scrisorile lungi care le-am eliminat, transferarea acestora către sistemul de management de proiect. Ce se poate face cu cei care rămân?

Antrenează eticheta lor asociați e-mail. De exemplu, unele dintre regulile pe care le predau angajații noștri:

  • o persoană care scrie cu același săpun
  • Nu deconectați conversațiile
  • scrie linia de subiect semnificativ
  • la fiecare întrebare a scrie scrisoare separată
  • scrie pe scurt și rezumă în mod clar termeni simpli de mai sus

Ei bine, ce zici de pisoi?

  • Spuneți tuturor că nu doriți pisoi în e-mail
  • În cazul în care nu funcționează, spune că toată lumea marchează acum toate e-mailurile cu pui ca spam si nu mai pot ajunge până la tine
  • Start ca de spam toate mesajele cu pisoi

Cred că va ajuta chiar primul pas.

Problema №4: oamenii se așteaptă de la mine un răspuns rapid la oficiul poștal

Răspunsul este similar cu cel anterior. Formulați și citește SLA lor - un acord la nivel de servicii - cât timp aveți de gând să răspundă la orice posturi. Prin urmare, pentru a obține necesare parsarea de frecvență-mail, care este doar primim. Dacă este necesar, oferă posibilitatea de a marca mesajele ca fiind urgente, indicând în subiectul ceva de genul # Urgentă.

* Apropo, această etichetă poate fi configurat cu un filtru special, care marchează un mesaj cu subiectul etichetei luminoase. *

Cum să demontați e-mail

Acum, du-te pentru a practica. Inclus în e-mail - este inbox-ul în ceea ce privește GTD. Ea trebuie în mod regulat clar. Acest lucru ar trebui să fie făcută de către unul introducând unul sau mai multe ori pe zi (sau saptamana, daca esti foarte cool).

procesare a poștei electronice se produce acest lucru. Deschideți prima literă, decide ce este:

  • în cazul în care aceasta este o sarcină, și îl puteți rula timp de 2 minute, pentru a efectua fără a închide scrisoarea;
  • în cazul în care această sarcină și necesită mai mult de 2 minute, sau mai mult de o acțiune, scrie-l pe lista de activități / proiecte + marca mesaje etichetate „Marca“, în cazul în care este posibil să fie necesar pentru a efectua o sarcină;
  • dacă este ceva de abonamente pe care le-ar citi vreodată, marca un mesaj inteligent etichetă „promoții“ (sub ea) și arhive;
  • dacă este ceva de abonamente care nu sunt interesați - nu fi leneș să dezabona imediat.
  • în cazul în care acest material de referință în proiect, se trece la un sistem de stocare de materiale de referință (Evernout?) sau eticheta și marca de proiect arhivă.
Consiliul. Nu acoperiți niciodată scrisoarea fără a se gândi că, pentru a face cu ea.

Mai multe sfaturi. Este minunat de a lucra ca răspuns rapid la o scrisoare înainte de a se stabili sarcina de a „Răspuns Vasya despre generator diesel.“ Scrie acest lucru:

Bună, Bob. Multumesc pentru Vechiul. Mă gândesc la ea și să răspundeți în termen de 2 zile. Stas.

Mă refer la literele „one-liner“ - le scrie într-o singură linie, să nu rassharkivany. O astfel de scurtă înregistrat până în prezent - o abilitate simplu foarte util.

Activați funcțiile experimentale în gmail

Pentru comoditatea de e-mail parsare util pentru a configura. Spun exemplu pe Gmail ca alte servicii nu folosesc. Este demn de a activa funcții experimentale (Setări → de laborator).

Auto de tranziție

scrisoare Arhiviruesh, și o dată când deschideți următorul mesaj (vechi) în loc de directorul „Inbox“. Și așa nu este încă un lemn. Genius, în opinia mea.

Comenzi rapide de la tastatură personalizate

Eu folosesc comenzi rapide pentru:

  • Arhivare (tasta "1") și șterge literele ( "1" tasta Shift +);
  • trece la următoarea literă și anterioară ( „shift +>“ și „Shift +<”);
  • adăugând o scrisoare etichetă (tasta „Z“)
  • Eu folosesc o parte din standard.

Comenzi rapide în Gmail ajustate destul de strâmb, dar apoi mare ajutor pentru a economisi timp. Convenabil, puteți seta opțiunile pentru comenzi rapide în două aspecte: „Z“ și „I“ - atunci funcționează indiferent de limba activă pe tastatură.

dosare suplimentare

Când a realizat că scanarea în mod constant întreaga două comanda rapidă adăugat la mesajele principale pagina Mail etichetate „Asigurați-vă“ și „Se așteaptă un răspuns.“

Mai întâi a vedea inbox-ul nesortate, au un tudushkami mai mic dosar (stabilit un maxim de 25 de litere), chiar mai mici - să se răspundă.

Iată cum arată dosarele mele de configurare.

Anulare Trimitere

Doar convenabil atunci când se poate anula accidental trimis scrisoarea.

etichete inteligente

După cum se menționează în descrierea de caracteristici, etichete inteligente se clasifica scrisori, încercând să ghicească ce este. Și tu îi ajutați, marcarea scrisori pixuri. transfera convenabil toate e-mail, scrisori și alte servicii ale etichetei în „Promotii“ și a stabilit un filtru care va arhiva toate aceste scrisori.

Acesta a marcat prima literă din seria lor automată a noului serviciu și nu mai văd ceilalți. Nu te dezabona, și atunci când este necesar, prosmatirvaesh dintr-o dată la un moment dat.

Gadget "Google Calendar"

În cazul în care mesajul este procesat se dovedește un memento al unui eveniment viitor pe care nu doriți să pierdeți, este convenabil pentru a adăuga un eveniment în calendar direct din mesajele primite. În plus, am atașat calendarul taxei de birou și în ea văd mereu cine astăzi în schimbare.

Conserve raspunsuri

Cred că este clar din titlu. Șabloane economisi timp. Asigurați-le - Ascute a văzut, băiete.
Eu folosesc personal template-uri, prin utilizarea programului „AutoCorect“ Punto Switcher, dar suferă de atașare la mașina mea de lucru. Un Gmail la îndemână, oriunde vă aflați.

Asta nu funcționează cu e-mail

Nu construi un arbore de etichete pentru referință

Comenzi rapide utile și căutarea ninja

Dar atunci am bazat într-adevăr pe etichete:

  • grup de litere de aceeași companie (wildcard filtru * @ company_domain)
  • Gruparea de scrisori tuturor furnizorilor într-o singură etichetă și arhivare (filtre voluminoase de la: (email_postavshika1 SAU email_postavshika2 SAU ...)
  • etichete pentru CV-urile candidaților pentru noastre de locuri de muncă rating solicitanții (am avut luxul „nu se rostogolește“, „poate“ și cel mai înalt nivel - „opțiune“). Mai târziu, am refuzat să relua procesarea mail si sa mutat la Podio. Despre ea - o altă poveste.

Podsummiruem

În ultimii ani, două lucruri s-au schimbat în mod semnificativ ziua mea de lucru mai bine. Această realizare zero, inbox-ul (curat și ordonat-mail), și mut de pe telefonul mobil. Vă recomandăm să utilizați ambele dintre ele. Despre acesta din urmă, în următoarele articole.