Beneficiile documentelor electronice

sistem electronic de management al documentelor sau DMS facilitează în mare măsură actele oricărei organizații. Automatizarea face posibilă reducerea semnificativă a costurilor materiale și de timp asociate cu crearea, circulația și stocarea documentației. lucru de rutină cu documente pe hârtie dispar treptat. În același timp, cererea pentru software-ul care vă permite să automatizeze lucrul cu documente rămâne neschimbată.

În acest articol vă va învăța:

• de ce trebuie să implementați SED în organizație;
• Ce face sistemul electronic de management al documentelor și ce sarcini ajută la rezolvarea;
• Care sunt avantajele utilizării sistemelor electronice de management al documentelor;
• Are EDS pentru a reduce costul de documente.

document electronic

Automatizarea de lucru cu documente încă rămâne una dintre cele mai importante zone ale unui birou modern. Avantajele utilizării sistemelor de management al documentelor electronice evaluate organizațiile cele mai moderne, începând cu agențiile guvernamentale, companiilor private mici. Ei simplifica foarte mult activitatile asociate cu documente de rutină: reduce timpul și costurile, asigurarea securității informației, sprijinirea transparenței proceselor de afaceri. Majoritatea liderilor nu au nici o întrebare cu privire la motivul SED. În companiile moderne, devine un element necesar al infrastructurii IT.

EDS este un software specializat conceput pentru a lucra cu documente nestructurate. Acesta vă permite să creați, editați, căutați și partajați orice documentație digitală. În unele cazuri, SED poate evolua în ECM-sistem (Enterprise de management al conținutului), care

Este mult mai răspândită. Sistemul de management al conținutului de întreprindere îndeplinește toate funcțiile DMS și, în același timp, are tehnologiile de gestionare a informațiilor.

Cadrul de reglementare în domeniul SED

În ciuda popularității tot mai mare de sisteme automate, dezvoltatorii sale de lucru, practic, nu este reglementat la nivel legislativ. La crearea unui software și punerea sa în aplicare ca ghid, următoarele reglementări:

Funcțiile sistemelor de management al documentelor electronice

Răspunsul la întrebarea de ce SED poate servi ca schimbările calitative pe care sistemul electronic de management al documentelor aduce în majoritatea proceselor de lucru cu documente. Principalele funcții ECM includ:

• Creare, inregistrare, prelucrare, transport și depozitare a documentației;
• Urmărirea modificărilor în documentele și monitorizarea punerii în aplicare a acestora;
• Creați directoare;
• Circulația documentelor, transferul drepturilor de utilizare a acestora, de examinare și corectare;
• Generarea de rapoarte;
• Controlul accesului;
• Versiunea de control;
• Automatizarea principalele zone de birouri;
• ședințele de management, întâlniri, contracte.

Probleme EDS în evidență la diferite niveluri de organizare

Mulți manageri se întreabă de ce SED pentru ei personal. Cel mai vedea ca pe un instrument de tehnologie serviciu de flux de lucru, fără a afecta procesele administrative. Cu toate acestea, facilitează foarte mult interacțiunea între diferite nivele ierarhice ale structurii organizatorice, care să permită schimbul rapid de informații relevante și să ia decizii bazate pe ea.

Obiectivele EDS pot fi clasificate în funcție de nivelurile de management ale companiei:

• Conducerea companiei, șefii de departamente:

○ livrarea eficientă a datelor necesare pentru managementul de luare a deciziilor;
○ controlul documentelor de execuție;

• secretari asistenți, asistenți: ○ documentația de servicii de căutare rapidă și precisă;
  ○ controlul disciplinei executive;
  ○ reduce timpul de pregătire a proiectului;
  ○ accelerarea proceselor și aprobare;
  ○ facilitează pregătirea măsurilor;

• Financiar serviciu, economic și contabil: ○ reduce calendarul de transmitere a sucursalelor în cadrul organizației-mamă;
  ○ reduce riscul de pierdere a documentelor primare;
  ○ reducerea timpului petrecut pe pregătirea rapoartelor, selectarea documentelor pentru verificări sau inspecții efectuate de către organismele de supraveghere de stat;

• serviciul juridic

  ○ reducerea complexității lucrărilor privind pregătirea contractelor, acorduri, contracte;
  ○ controlul termenelor;
  ○ căutarea rapidă a reglementărilor locale.

Descărcați documente legate de:

Avantajele utilizării sistemelor de management al documentelor electronice

Printre piața existentă a sistemelor de management al documentelor electronice, de obicei, se disting: sisteme de birou, arhive digitale, sisteme de flux de lucru, și ECM. Toate acestea sunt diferite în numărul de funcții acceptate, cu toate acestea, au avantaje similare, elimină aproape complet întrebarea de ce SED în societatea modernă. Acesta prevede:

• de securitate;
• versionare;
• căutare instantanee;
• raportare operațională și de notificare;
• rutare;
• Integrarea cu web;
• Sistematizarea documentelor în baza de date;
• Scanarea și recunoașterea originale de hârtie;
• Abilitatea de a crea backup-uri;
• suport de informații a proceselor de afaceri.

Top articole

capacitățile tehnice ale EDS

Sistemul electronic de management Documentul are o serie de avantaje evidente asupra tehnologiilor tradiționale de birou. Introducerea noilor tehnologii face posibilă extinderea funcționalității SED. Exemple de astfel de tehnologii includ:

• Scanarea și recunoașterea documentelor de hârtie

Scanarea și recunoașterea în pregătirea corespondenței, transmiterea lucrării originale în arhivele și oferind angajaților săi o versiune digitală pentru o utilizare ulterioară contribuie la organizarea fluxurilor de documentare primite.

EDS modernă permite nu numai pentru a face schimb de imagini grafice și fișiere de text, dar suporta formate media cele mai existente. Multimedia permit prezenta, în mod mai succint atribuite sarcinilor subordonate, în special pentru a transmite punerea în aplicare dorită.

• documentele sensibile Criptarea și canalele sale de transmisie

Criptarea facilitează transferul unui nivel ridicat de secretizare a documentelor, precum și contribuind la reglarea accesului la acestea utilizând tastele numerice.

Integrarea cu e-mail vă permite să trimiteți rapid ordinele și observă un număr mare de angajați, ceea ce îmbunătățește considerabil eficiența de executare a sarcinilor.

Un alt exemplu de ce SED organizația modernă necesară poate fi văzut în posibilitatea de generare a rapoartelor automate. Acest lucru contribuie la economii semnificative de timp și de a îmbunătăți eficiența fiecărui angajat.

Prin implementarea sistemului electronic de management al documentelor, cele mai multe companii cred că în primul rând despre beneficiile economice de automatizare. Cu toate acestea, evaluarea sistemului la nivelul de reducere a costurilor doar parțial adevărat. Obiectivul principal al acestor sisteme - pentru a îmbunătăți calitatea deciziilor administrative. În cazul în care SED a ajutat să rezolve problema punerii în aplicare inițiale a proiectului, astfel încât utilizarea sa este justificată, iar răspunsul la întrebarea: de ce PSUG deja găsit.

Anunțuri de numere viitoare